まず「初期設定」です。Zoomには、表示名・ミーティングID・共同ホスト権限・電話番号などの個人情報を入力する設定があります。ここを設定しないことには使用できないため、かならず最初に行っておきましょう。

表示名は、いわゆる「アカウント名」のことをいいます。ユーザー名とも呼ばれていますが、会員登録をすると簡単に作成できます。Zoomの場合、トップページの右上にある「サインアップは無料です」から行います。

ひと目で所属がわかるように「表示名＠〇〇」にしておくのがおすすめです。間違ってもイニシャルだけにするなど、判断しにくい表示名は避けてください。

またプロフィール画像も選択しておくとよりわかりやすくなります。企業で使う際は、とくにプロフィール画像はしっかり設定しておきましょう。

Zoomには、ミーティングIDが存在します。ミーティングIDは2種類あり、ひとつは個人を識別するもの、もう1つは開催するミーティングに紐づけられたものになります。

どちらも11桁の番号で構成されており、ミーティングIDは一度使用すると再利用できません。そのため、ミーティングを開催するたびにIDを設定する必要があります。

一方で個人ミーティングIDは、アカウントを作成した際に割り当てられます。

初期設定では、2つのIDを確認します。とくに個人のミーティングIDは「個人情報」になるため、忘れないようにきちんと保管しておきましょう。

Zoomに欠かせないのが「共同ホスト機能」です。いわゆる、ホストが他ユーザーとホスト権限を共有することをいいます。

ホスト権限を共有することでミーティングの管理画面をほかのユーザーに任せられるようになるため、ホストの負担が軽減でき、ミーティングの生産性もアップします。とくにオンラインイベントやWeb会議を行う際は、共同ホスト機能を使用したほうがメリットになるでしょう。

Zoomにログイン後、設定画面の「ミーティングにて（基本）」から簡単に設定できます。

画面共有は、指定した画面をミーティング参加者に共有する方法です。Zoomミーティングではかならずといっていいほど利用するため、知っておくと役に立つでしょう。

画面共有することで前もって資料を配布しできるので、プリントアウトする必要もなくなります。また画面を共有しながら説明できるのも大きなメリットです。

セキュリティを心配される方もいると思いますが、参加者に画面を共有するだけなので、資料を直接送信することも、それ以外のメンバーに知られる心配もありません。

以前までは、ミーティングで話した内容を共有するために撮影機材を揃える必要がありました。しかしZoomにはレコーディング機能が付いているので、簡単に録画・録音ができます。

録画・録音したデータは、共有や保存することも可能です。「新規ミーティング」を選択後、コンピューターのオーディオ→コンピューターでオーディオに参加→画面の共有をクリックすると、共有が始まります。

定期的にミーティングを行う企業は、最初に設定しておいたほうが安心です。

うっかりチャットの保存を忘れてしまわないように、自動保存を有効化しておきましょう。自動保存はホストに対してのみ行われるので、ホストが参加していない状態での保存はできません。また、ユーザーに送信したチャット/ミーティング・ウェビナーで全員に送信されたチャットしか保存されないので、注意してください。

自動保存の有効化は、設定画面の「ミーティングにて（基本）」から行います。切り替えボタンをクリックするだけでよいので、不要な場合は、無効化も可能です。

ホワイトボードは、画面共有機能のひとつになります。その名のとおりホワイトボードとして使用できるもので、マウスで文字や図形を書き込めます。もちろん、フリーハンドで描くことも可能です。

ホワイトボードは文字で伝えるよりわかりやすいので、ちょっとした説明や補足がある場合に役に立ちます。設定方法も「ミーティングにて（基本）」から行えるので簡単です。

ブレイクアウトルームとは、端的に説明すると少人数の参加者をグループにわけ、個別でミーティングを行う方法です。いわゆるグループディスカッションに適した機能になります。大人数でミーティングを行う企業には不向きですが、少人数で利用する企業には便利でしょう。

またブレイクアウトルームはあらかじめ設定しておく必要があるため、急なグループディスカッションに備えて有効化しておくと安心です。

Zoomの背景を変更できる機能です。不要な方はとくに設定する必要はありませんが、プライバシーを守りたい方は設定しておいたほうがよいでしょう。既存の背景を使用してもよいですし、好きな画像を背景にすることもできます。

ただし、背景がごちゃごちゃしているときちんと反映してくれないので注意が必要です。鮮明に映し出したい方は、市販のクロマキー（緑色の背景）を使うと人物と背景をきれいに切りわけてくれます。