年度の初めや大きなプロジェクトがスタートするときに開催される「キックオフイベント」。最近では、社員の士気を高め、目的を共有するための場として、このキックオフイベントに重きを置く企業が増えているようです。
そこで今回は、キックオフイベントとは具体的にどんなことをするのか、開催するときに気をつけたいポイントをご紹介しましょう。

キックオフとは?

「キックオフ」という言葉から連想されるものには、フットボール系のスポーツがあります。なんとなく試合開始のイメージがあるかもしれませんが、実は得点が入ったあとの仕切り直しのスタートも「キックオフ」と呼ばれています。
これが転じて、ビジネスの世界では、期の初めやビッグプロジェクトのスタート時など、社員の想いをひとつにすることが重要になるタイミングで開催するイベントを「キックオフ」と呼ぶようになりました。大規模なイベントは行わず、コアメンバーで小規模の「キックオフミーティング」を行うこともありますが、今回は規模の大きなイベントについてみていきましょう。

キックオフイベントの目的

キックオフイベントは多数のメンバーが参加するイベントなので、以下のような目的で行われます。

●年度の初め……その期の業務内容・ゴールを明確にし、全社員で共有する。
●プロジェクトのスタート……プロジェクトメンバーとの結束を固め、事業内容・ゴールを共有する。

このように、社員やプロジェクトメンバー間での意識やゴールの共有がポイントになり、単純に議事進行をしていくだけでは、士気を高めるまでにはいたりません。

キックオフイベントで気をつけたいポイント

それでは、どのようにしてキックオフイベントを進めていけばいいのかを考えてみましょう。

1.「社員やメンバーは完璧な状態にない」ことを前提に
キックオフイベントを行う大前提として覚えておきたいのは、その時点では社員やメンバーの意思統一はなく、不安が渦巻いている状態であり、決して“完璧な状態”にはないということです。
つまり、社員やメンバーは精神的に「堅い」状態でイベントに臨む可能性があります。そこで、参加者の気持ちをほぐすような工夫が必要になります。例えば、開場のBGMをポップなものにしてみたり、司会者が冒頭挨拶でジョークを交えたり。会場には今回のビジョンを表現したパネルやバナースタンドを飾るのもいいでしょう。そういったちょっとした工夫が参加者の気持ちを開かせるきっかけになります。

2.役割分担・目的意識を植え付ける
次に大切となるのは、参加者の役割分担や目的意識を徹底的に植え付けることです。今後の社運を左右するイベントなので、主催するうえで一番重要な目的になります。資料はわかりやすくシンプルに、大事なことが心に残るように作りましょう。
配布するドキュメントには文字を詰め込みすぎないこと。イラストや画像も織り込んで、パッと見て内容がわかるものにすること。そして、会場ではなるべく大きなスクリーンを使い、参加者が同じ方向を見ながら今期の目標やプロジェクト概要について考えられるようにしましょう。

3.そこにある不安・疑問をすべて取り除く
議事が進行しいろいろなことがわかってくると、参加者の中にも、当初とは違う「前向きな」不安や疑問が生じてきます。そのような不安・疑問を取り除いていく機会を作るのもポイントです。
司会者が一方的に進行するのではなく、議事の終盤にはQ&Aタイムを設けます。小グループに分かれてディスカッションするのも有効でしょう。そこで不安・疑問について討論し、イベント終了時には参加者が同じ思いを共有できるようになることが大切になります。

特別感を出すために貸し会議室という選択を

以上のように、会社にとっては大きな意味を持つキックオフイベント。参加者にも特別感を持ってもらうために、貸し会議室を使用するという選択があります。会はいつもとは違う」という特別感を演出するのです。
社内の会議室やホールだと、どうしても通常業務と同じような感覚になってしまいがちです。そこで、外部の貸し会議室やレンタルスペースでキックオフイベントを行い、「このインしたオシャレな空間に、おいしいケータリングのランチがあれば、参加者も活気づきます。さらに専門スタッフがサポートしてくれる貸し会議室なら、進行にも専念できるでしょう。
会社の大きな節目となる大切なキックオフイベント。貸し会議室という選択肢を検討し、成果につながるものを目指しましょう。