自社や自社ブランドをアピールする格好の場となる、商談会や展示会。大きなチャンスであることは確かですが、うまく行かなければ自社の信用が失われ、マイナスの影響が出てしまう可能性があります。
こうしたイベントが成功しないケースにおいては、さまざまな原因が考えられますが、その1つが「会場選び」です。イベントの内容自体はよく練れていても、良い会場を選べなければ、せっかくの計画が台無しになってしまう可能性も……。そこで今回は、商談会・展示会の会場選びで押さえたいポイントをご紹介します。

1.雰囲気

商談会や展示会では、自社の商品・サービスをスマートに紹介したいものです。そのためにまず配慮したいのが、会場の雰囲気。商品・サービスのイメージに合った場所でこうしたイベントを行えば、その効果が高まるでしょう。逆に、イメージに合わない会場だと、効果が薄まってしまう可能性も。

例えば、最新テクノロジーを駆使したIT製品を紹介するイベントにおいて内装デザインが古めの会場を選べば、「最新鋭」というイメージを持ってもらうことが難しいかもしれません。あるいは、クラシックな外観の商品を紹介する際に、カジュアルな雰囲気の会場を選べば、商品のコンセプトがしっかり伝わらないといったこともあり得ます。

2.アクセス

雰囲気と同じくらい大切なのが、会場のロケーションです。

会場がどんな場所にあっても、「ぜひこの商品の話を聞きたい」と思ってくれる積極的な人もいるかもしれませんが、「もし空き時間ができたら行こう」という消極的な人も多いでしょう。そのような場合、会社や自宅から向かうのに便利な場所でなければ、なかなか実際に足を運ぶことはなかったりするものです。

しかし、ひとたびイベントに参加してもらえば、初めは消極的だった人や企業との商談がだんだんと盛り上がり、成約に結びつくこともあります。したがって、できるだけそうした人にも商談会・展示会に参加してもらいたいところです。そのためには、さまざまな駅からのアクセスの良いのがベスト。遠方からの参加者も募る場合は、空港からのアクセスにも優れている会場が良いでしょう。

3.レイアウト

商談会や展示会では、さまざまなパターンの動線が考えられるので、柔軟に会場のレイアウトを変えられたほうが便利です。

こうしたイベントでは、1つの部屋で複数の商品・サービスを紹介するパターンや、一日の時間を半分くらいに分けて、2つの商品を紹介するパターンなど、いくつかのスタイルがあるでしょう。いずれの場合も、机や椅子の配置を変更しやすい会場を利用するのが理想です。プロジェクターやスクリーン、パーティションなどの備品もできるだけ会場でレンタルできたほうがよいので、それが可能な施設を選ぶとよいでしょう。

4.懇親会

イベントの後に懇親会を開く場合には、移動に便利な場所を選びたいものです。もし、商談会・展示会の会場と同じ場所で実施できれば、移動の手間がかからないため、さらに懇親会への参加者が増えるのではないでしょうか。ケータリングサービスの手配ができる会場なら、それが実現できます。

商談会、展示会ではまだ参加者と打ち解けられなくても、懇親会でビジネスの話が盛り上がることもあるため、雰囲気の良い懇親会を開けるかどうかは大切なポイントです。そうした懇親会の実施をサポートしてくれる会場なら、なお便利でしょう。

5.遠方からの来訪者への配慮

自社のイベントに遠くから訪れる参加者は、それだけ意欲が高く、紹介する商品やサービスへの期待も大きいと考えられます。そうした人・企業に気持ち良く参加してもらえるよう、さまざまな点に配慮したいものです。上で述べたように、アクセスの良い会場を選ぶことはもちろん、急な宿泊の相談などにも応じられるとなお良いでしょう。自社で宿泊先の手配を行うのが難しい場合は、そうした相談に対応できる会場を選ぶと便利です。

イベントを楽しんでもらう

商談会、展示会の準備では、いろいろと気を遣うものです。でも、何より忘れてはならないのは、「イベントを楽しんでもらう」ということ。魅力的なプレゼンテーションを行うことはもちろん、ホスピタリティーの精神に溢れた会場を選んで、参加者に気持ちよく過ごしてもらいたいですね。

貸し会議室・レンタルスペース・イベントスペースを提供する「フクラシア」は、そうしたご要望に合った会場をご用意できます。ロケーションは東京、品川、浜松町など都内の主要駅に近く、ホテルのようなおしゃれな空間を提供。ケータリングの手配、会議終了後の宿泊先のご紹介などもワンスポットでサポートします。複数のレイアウトパターンに対応可能な会議室は、高速インターネット回線完備。備品のラインナップも充実しており、商談会・展示会にも便利にご利用いただけます。

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