学会とは、学者や研究者が、研究成果を発表し、その妥当性を検討論議する場であるとされています。 また同時に、査読、研究発表会、講演会、学会誌、学術論文誌などの研究成果の発表の場を提供する業務や、研究者同士の交流などの役目も果たす機関でもあります。 学会の人数も学会によって様々ですし学会の活動内容は各学会により異なります。そんな学会だからこそ会場の手配も手間がかかると思います。

会場選びで大きく左右するポイントをご紹介しますが、ここではまず都内の会場をいくつか施設名をお伝えします。トラストシティカンファレンスホール。国際フォーラム、東京ビッグサイト、ベルサール高田馬場、幕張メッセ、赤坂インターシティカンファレンス、グランキューブ国際会議場等が挙げられます。特徴としては、下記の内容でご紹介したいと思います。

研究の発表や討論を主とする学会やシンポジウムにおいて、プレゼンテーション設備のチェックはぬかりなく行いたいところです。100名以下の小規模のイベントであれば自分たちで機材を持ち込むこともできますが、200名以上や1000名以上など規模が大きくなる場合には、設備も準備する必要があります。
まず映像設備では、会場内どこからでも見ることのできる大型スクリーンがあるかどうかがチェックポイントです。大規模施設の場合は、登壇者を移すスクリーンも配置できるかなどチェックが必要です。パソコンやタブレットを使用する現在のプレゼンテーションにおいては、ネットワーク環境も最重要課題のひとつ。館内無線LANに加え、大容量のデータ配信に耐えることのできる容量があるかもチェックすること。別の地域や海外など、主会場から離れた場所を利用したサテライト会場がある場合には、LIVE配信に対応できるシステムも必要になります。その場合は音響のチェックも確実に行いましょう。
フクラシアの運営チームでは下見にて実施したい内容を確認したチェックを行い、足りない場合は外部手配を行い十分に対応できる状態まで整えます。

オンラインやハイブリッドが一般的になってきた今だからこそ、世界各地から研究者や学者が集まる学会やシンポジウムもふえていくでしょう。そのような場合は同時通訳システム環境を整えなければいけません。ハイブリッド催事の場合は、会場内にいる方とオンラインで参加している方の対応も必要になります。オンラインの場合はZOOMの機能を使った通訳も活用した実施も増えてきています。
特別なシステムを使用するために必要な専用の機器に加えて、通訳者専用のブースを設けることになります。また、当日、システムを問題なく利用するためには、プロのサポートも必要です。会場を検討する際に、システムが使える環境にあるか、サポート体制が整っているかなどもあらかじめ確認しておきましょう。

学会によっては、総会とは別に、分科会を行うこともあると思います。フクラシアの運営サポートでは、分会会の会場や控室も一括して手配します。更には、分科会の会場レイアウトや手配関連もお任せいただければ会場側との打ち合わせも対応可能です。

さまざまな地域から参加される学会では、交通の良さは求められると思います。しかし交通の良い施設は高額だったり中々会場を押さえる事が出来ない事もあります。
施設によって異なりますが多くは1年前の予約です。当然ながら毎年実施している催事などは1年以上前からでも予約が可能な施設もありますので会場押さえは余裕をもって行う事がまずポイントです。
出来る事としては、利便の良さや周辺環境も気を配りたいところ。駅や空港からのアクセスの良さはもちろん、宿泊施設や飲食施設、リフレッシュポイントが整っているかなど、開催地区を確認するとよいでしょう。各地から集う人達が滞在期間中、充実して過ごすことのできる場所であるかどうかも会場選択のポイントになります。フクラシア運営サポートでは会場からのアクセスや近隣マップなどの準備も可能です。まずはご相談ください。

学会やシンポジウムといった専門的なイベントでは手配も複雑化していきます。必要な機材や、周辺環境に至るまで、ゲストや参加者にとって最適な会場を選び事が成功の第一歩になると思います。