ミーティングでは色々な議題を話ししたくなるのもわかります。特にキックフオフの打合せは通常業務も兼務している方が多いので1回で出来る限り議題を詰め込みたくなる気持ちは本当にわかります。しかし議題が多すぎると、すべての議題に触れられないだけでなく、一つひとつが浅い話し合いになりがちです。結果、十分な時間を取ったにも関わらず「納得感のない会議」になってしまうこともあります。

そのため、議題ごとに時間配分を細かく設定したり議題内容によって分科会にする、ときには議題をひとつに絞り込んで徹底的に話し合う場を作ったりするなどの工夫をしましょう。
キックオフでの打合せの一番初めの議題は、目的を理解した上で、コンセプト・スローガンを設定していく事です。

会議のゴールを明確にしておくのも重要なポイントです。

あらかじめ会議のゴールを明確にしておけば、話題が逸れたり、会議の時間が無駄に伸びたりしません。また、会議のゴールがメンバー共通の目標となり「達成のためには何ができるのか」を一人ひとりが考えるので、会議への参加意欲も高まります。

また、ゴールに合わせて会議終了後にやるべきことも明らかにしやすくなる副次的な効果も生まれるのです。

必要事項を漏れなく記載することも欠かせません。

アジェンダの必要事項に抜けがあると、メンバーは正確な会議内容を把握できないため、以下の項目は最低限含めましょう

■アジェンダの作成方法
例）―――――――――
キックオフスローガン【皆共通の言葉】

―――――――――――

それぞれの項目には、大体の開始時間を記載しておくとよいでしょう。

キックオフイベントは、全社や部署、社内のみや社外の方も含めた人が参加する人に向け、イベントがどう浸透するかは当日の盛り上がりに少なくとも影響します。
そこで、イベント告知で多く用いられるのはスローガンです。
今回のイベントに沿ったスローガン・キャッチフレーズを添えたポスターや告知サイトを作る事でプロジェクトメンバーの士気ＵＰや意識統一はもちろんですが、参加者にもプロジェクトが動いている事が伝わります。

スローガンやキャッチフレーズは、出来る限り短くすると覚えやすいです。
上級テクニックは、キャッチフレーズにあわせたキャラクターの作成や絵や表現も入れると、頭にインプットされやすくなり事前告知から盛り上げが出来るようにもなります。

イベントのスケジュール作成で困ったことありませんか？普段実施しない場合は0から作成しなければなりません。まずは事前のスケジュールで必要なものをお伝えします。
①進行・運営スケジュール
②手配物・準備物スケジュール
③人員配置・人員手配スケジュール
大きく分けるとこの3つのスケジュールを作成します。

当日のスケジュールはリハーサルも合わせて作成。
特に大規模なイベントの場合はスケジュールの中でもリハーサルは非常に重要になります。
当日のイベントの進行内容を作成した上で、リハーサルにどれくらいかかるかを想定していきます。会場などを手配する場合は準備やリハーサルの時間も考慮して手配しましょう。

プロジェクトの体制図は、「誰から指示を出すか」「誰に報告・相談すればよいのか」「そしてその担当者の役割の範疇を明確にしましょう。
大きな組織図の要素は全体統括・分化統括に分かれます。分化統括の項目は様々ありますがいくつかプロジェクトに必要な要素をお伝えします。
①交通・宿泊関連統括
②誘導・案内統括
③ステージ統括
④演出統括
⑤食事統括
⑥控室統括
などがあります。それぞれの統括が役割を認識し進めていく必要があります。
また外部業者なども手配する事もあると思いますので、社内・社外の連携も必要になります。