キックオフ・社員総会のイベントは何のために実施するのか?
キックオフとは一般的に期初スタートに方針や方向性を共有し士気を高める為に実施することが多いですが、それだけではなく新しくチャレンジする事を共有したり目指したい方針を固めて一つになる事、感謝を表す会。鼓舞する会など多岐にわたります。企業によっても毎年毎年目的を変えて実施する事も少なくありません。キックオフは、組織を動かすために重要なイベントだと思います。今回はそのキックオフ・社員総会を成功に導くための事前準備を深堀していきたいと思います。
イベントのプロジェクトマネジャーの苦い経験から得た最適な進行をご紹介
私も会社のキックオフイベントを多々プロジェクト責任者として運営してきました。はじめて行う際は皆をまとめよう。内容を固めようと躍起になっていましたが上手く行かなく責任者を下ろされたっこともあります。そんな苦い経験をしてほしくないので今回ご紹介します。
まず、イベント開催時には、プロジェクトが発足されます。発足されるとプロジェクトメンバーが選出されます。
今回は選出されたプロジェクトメンバーと実施まで、何を大事に進めるかをイベント製作担当としてお話します。
プロジェクトが発足してまずは何をしますか?
会を進行していく中で、
会議で話し合うべき内容、各タスクの進行役、それぞれの議題を話し合うための所要時間など、会議の概要を参加者と明確に話あいができるよう内容を固めていくと思います。
具体的な中身の一例をあげると「行動計画」「実施計画」「協議事項」「議事日程」「予定案」「スケジュール」等々を考えると思いますが、検討事項が多ければ多いほどアジェンダが重要です。
今回は、過去の実績や事例も交えてキックオフミーティングの進行の基本を解説します。
メンバーと目的を共有・共鳴・共働すること
大事なことはメンバーと目的を共有・共鳴・共働することからはじまります。
なぜならば、プロジェクトメンバーに選ばれた人たちがキックオフを盛り上げよう。少し手間だけどやらねばと考えも違う人たちが集まっている事があります。
まずは、その人たちと同じ目線にする事が必要です。その為にはプロジェクトの目的を明確にし、プロジェクトの各メンバーが同じゴールに向かって進んでいくことを理解することにあります。
キックオフ・社員総会イベントを成功に導くためのミーティング
ミーティングを進める上でよく耳にするアジェンダ・進行議題。ミーティングを無駄なく円滑に進めるためのタイムテーブルでもあります。会議で「何の収穫もなかった」「無駄な時間になってしまった」「思ったより長引いた」ということが起こったことはありませんか?原因はアジェンダをきちんと作っていなかったからかもしれません。アジェンダを見ることで、メンバー全員がキックオフミーティングの流れとその目的を認識します。つまり、このキックオフミーティングで何を共有すべきかがわかる資料だということです。
キックオフミーティングを円滑に進めるためのポイントをご紹介します。
(1)議題を絞る アジェンダには議題を出来る限り絞ってシンプルに。
ミーティングでは色々な議題を話ししたくなるのもわかります。特にキックフオフの打合せは通常業務も兼務している方が多いので1回で出来る限り議題を詰め込みたくなる気持ちは本当にわかります。しかし議題が多すぎると、すべての議題に触れられないだけでなく、一つひとつが浅い話し合いになりがちです。結果、十分な時間を取ったにも関わらず「納得感のない会議」になってしまうこともあります。
そのため、議題ごとに時間配分を細かく設定したり議題内容によって分科会にする、ときには議題をひとつに絞り込んで徹底的に話し合う場を作ったりするなどの工夫をしましょう。
キックオフでの打合せの一番初めの議題は、目的を理解した上で、コンセプト・スローガンを設定していく事です。
(2)会議のゴールを明確に
会議のゴールを明確にしておくのも重要なポイントです。
あらかじめ会議のゴールを明確にしておけば、話題が逸れたり、会議の時間が無駄に伸びたりしません。また、会議のゴールがメンバー共通の目標となり「達成のためには何ができるのか」を一人ひとりが考えるので、会議への参加意欲も高まります。
また、ゴールに合わせて会議終了後にやるべきことも明らかにしやすくなる副次的な効果も生まれるのです。
(3)必要事項は漏れなく記載する
必要事項を漏れなく記載することも欠かせません。
アジェンダの必要事項に抜けがあると、メンバーは正確な会議内容を把握できないため、以下の項目は最低限含めましょう
■アジェンダの作成方法
例)―――――――――
キックオフスローガン【皆共通の言葉】
キックオフコンセプト | キックオフのコンセプトは毎回記載している事で統一感を演出します。 |
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項目 | 記載内容 |
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会議名 | 本日の会議の議題名を記載します。 |
日時 | 開催日時と終了日時を明記します。 |
場所 | 開催場所を記載します。社内向けであれば省略して問題ありませんが、社外と共有する場合は誰でも分かるように場所を記載しましょう。 |
目的 | 参加メンバーが会議で何を話し合うのかを理解するために記載します。 |
議題(時間配分)タイムテーブル | 話し合うべき議題を並べ、話し合うのに必要な時間も忘れずに記載します。 |
参加者(氏名・人数など) | 当日の参加者を記載します。参加者の役職はもちろん、役割も記載しておくとスムーズに進行できます。 |
配布資料 | 配布資料が足りているかを確認できるので、配布資料がある場合には記載します。 |
備考 | 自由に記載できる備考欄を設けます。各メンバーが会議中の発言で出た重要な内容をメモしておくのにも使えます。 |
資料・アジェンダ・格納場所 | 何処にどの資料や内容が格納されているかが分かればさらに効率よく進み内容もはあくしやすくなります。また共同で書き込めるシートなど利用するのも効果的 |
次回以降のスケジュールと内容 | 出来れば進捗状況のスピード感にあわせて予定で組んでいた内容と照らし合わせて修正していけるようなスケジュール表が望ましいです。 |
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それぞれの項目には、大体の開始時間を記載しておくとよいでしょう。
プロジェクトの概要と目的をまとめた資料はセットに
今までお話した内容の中で大事なことは常にゴールを見失わない事です。少し盛り上がってくるとこれもやろう。あれもやろうとなります。会の中で脱線する事も重要な要素ですがゴールから外れてしまうと軌道修正するのに時間がかかってしまいます。そこでアジェンダと照らし合わせてほしいのは目的やゴールです。ゴールに向かっている場合は多少脱線しても良いアイデアになる事も少なくありません。
スローガンを掲げるとメンバー以外も盛り上がる!
キックオフイベントは、全社や部署、社内のみや社外の方も含めた人が参加する人に向け、イベントがどう浸透するかは当日の盛り上がりに少なくとも影響します。
そこで、イベント告知で多く用いられるのはスローガンです。
今回のイベントに沿ったスローガン・キャッチフレーズを添えたポスターや告知サイトを作る事でプロジェクトメンバーの士気UPや意識統一はもちろんですが、参加者にもプロジェクトが動いている事が伝わります。
スローガンやキャッチフレーズは、出来る限り短くすると覚えやすいです。
上級テクニックは、キャッチフレーズにあわせたキャラクターの作成や絵や表現も入れると、頭にインプットされやすくなり事前告知から盛り上げが出来るようにもなります。
事前スケジュールと当日スケジュールの作成
イベントのスケジュール作成で困ったことありませんか?普段実施しない場合は0から作成しなければなりません。まずは事前のスケジュールで必要なものをお伝えします。
①進行・運営スケジュール
②手配物・準備物スケジュール
③人員配置・人員手配スケジュール
大きく分けるとこの3つのスケジュールを作成します。
当日のスケジュールはリハーサルも合わせて作成。
特に大規模なイベントの場合はスケジュールの中でもリハーサルは非常に重要になります。
当日のイベントの進行内容を作成した上で、リハーサルにどれくらいかかるかを想定していきます。会場などを手配する場合は準備やリハーサルの時間も考慮して手配しましょう。
キックオフや社員総会のプロジェクトメンバー含めた組織図と役割確認
プロジェクトの体制図は、「誰から指示を出すか」「誰に報告・相談すればよいのか」「そしてその担当者の役割の範疇を明確にしましょう。
大きな組織図の要素は全体統括・分化統括に分かれます。分化統括の項目は様々ありますがいくつかプロジェクトに必要な要素をお伝えします。
①交通・宿泊関連統括
②誘導・案内統括
③ステージ統括
④演出統括
⑤食事統括
⑥控室統括
などがあります。それぞれの統括が役割を認識し進めていく必要があります。
また外部業者なども手配する事もあると思いますので、社内・社外の連携も必要になります。
まとめ
通常プロジェクトメンバーは通常業務と兼務している方がほとんどだと思います。その為限られた時間の中で準備することも重要です。
キックオフミーティングの成功は、プロジェクトメンバー全員が同じ目的を共有し、必要な情報が開示されている事だと思います。
アジェンダや進行の手順はその一つです。難しいことは専門会社に依頼する事もお勧めします。
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