オンライン国際会議を開催するときのポイントは?

IT技術の進歩やWEB会議ツールの普及・浸透により、オンライン国際会議を開催する企業が増えています。しかし実際にオンライン国際会議を開催するとなると、「時間帯はどうする?」「通訳はどのように活用すればいい?」など、細かな疑問が浮かぶのではないでしょうか。
ここでは、国内のWEB会議とオンライン国際会議の違いや、これからオンライン国際会議を開催するときのポイントをご紹介します。

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国内のWEB会議とオンライン国際会議の違いは?

WEB会議において参加者が同じ国同士なのか、国内と海外なのかは大きな違いです。まずは、オンライン国際会議ならではの違いを把握しておきましょう。

時差の問題が生じる

オンライン国際会議の相手が遠い国の企業である場合は、「時差」が生じます。時差が大きくなれば、こちら(日本側)が日中の時間帯であっても、向こうは早朝や深夜となってしまいます。

通訳が必要になる

海外の企業とオンライン国際会議をする場合、英語が共通語となる場合が多いものです。自社に英語が得意な社員がいれば会議に参加してもらい、通訳を頼むことができるかもしれません。しかしネイティブ並みの英会話力でないと、スムーズな会話は難しいでしょう。適任者がいない場合は、外注によって通訳をお願いする必要があります。

相手のネット回線が安定していないことがある

海外の企業とのオンライン国際会議では、相手方のネット回線の不具合によるトラブルが起こるケースも。都心部であればそこまで心配する必要はないのですが、通信網が発達段階にある国の場合は要注意かもしれません。

オンライン国際会議を開催する際に知っておきたいポイント

これからオンライン国際会議を開催する場合、どのようなことを知っておくべきなのでしょうか。開催側が押さえておきたいポイントや注意点をご紹介します。

時差を考慮した時間設定にする

欧米の企業の場合、日本の昼間に設定してしまうと相手方の国では深夜や早朝のため、大きな負担を強いることになってしまいます。原則として日本側が先方の都合に合わせる形で時間を設定するようにしましょう。

時間を通達する際は「XX:XX(JST/日本標準時)」または協定世界時の「XX:XX(UTC)」という表記を使うことをおすすめします。こうすることで先方へ伝わりやすく、齟齬も発生しにくくなります。

通訳・同時通訳サービスの活用

オンライン国際会議において「通訳サービス」を活用する機会は多いものです。通訳サービスは専門会社に依頼をするのがポピュラーですが、他にはクラウドソーシングを利用してフリーランスの通訳に依頼する方法もあります。いずれの場合も、日本語と先方の国の言語の両方に精通した人材を登用するようにしましょう。

また、IT分野・金融・医療などの専門知識が必要な会議では「その分野の知識、専門用語を把握している通訳」を選ぶことが重要です。質の高い通訳を登用することで、込み入った話であっても意思疎通がスムーズに取れるようになります。

通信先の回線事情を把握しておく

オンライン国際会議の前には、通信先の回線事情を把握しておくことも大切です。仮に先方の通信環境が不安定な場合、動作が安定しているWEB会議システムを利用する、重い動画ファイルなどの共有を避ける……といった対策ができます。

オンライン国際会議に使うWEB会議ツールの選び方

オンライン国際会議を開催するにあたって、欠かせないものがWEB会議ツールです。WEB会議ツールを選ぶ際は、次のポイントをチェックしたうえで決定するとよいでしょう。

・海外での導入実績が豊富か、先方が利用しやすいか
・国内外におけるサポート体制が豊富か(通信不良や停止などのトラブル時)
・通信時に映像、音声の品質が安定しているか
・導入コストが適切な価格か
・セキュリティが万全か(暗号化、アクセス制限の有無、オンプレミス化できるかなど)

なお、どのWEB会議システムが最適なのかはオンライン国際会議の参加人数や規模によっても異なります。ニーズに合ったものをピックアップし、比較検討することをおすすめします。

オンライン国際会議におすすめのWEB会議ツール

オンライン国際会議をおこなう場合、国際会議に向いているWEB会議ツールを選ぶことも大切です。たとえば「Zoom」や「Cisco Webex」などは世界的にも幅広いシェアがあり、使いやすさも兼ね備えています。

Zoom

Zoomには「言語通訳」という同時通訳機能が付帯しています。この機能は参加者の中から「通訳者」を選び、登録をすることで「通訳チャンネル」として切り替えができるというものです。
通訳機能では音声のON/OFFが自由に切り替え可能となっていて、「オリジナル音声を流しつつ通訳の音声も聞く」「通訳だけ聞く」などのさまざまな使い方ができます。

なおZoomの言語通訳機能は、リレー通訳(英語→日本語→中国語のように順番に通訳すること)ができないため使用言語が3つ以上になる場合には使えないため要注意です。

Cisco Webex

高品質、かつ使いやすいとして定評のあるCisco Webexは、世界No.1のシェアを誇るWEB会議システムです。ビデオ圧縮技術によって高い音質・画質での通信ができ、オンライン国際会議中に生じやすいノイズや映像・音声の乱れが生じにくいのも魅力的です。

また、チャットでの感情表現機能やリアルタイム翻訳機能、共有コンテンツの背景合成機能なども兼ね備えており、臨場感のある会議を体験できるのもWebexの特徴です。

海外でも利用している企業が多く、これから初めてオンライン国際会議を開催する場合でも利用しやすいプラットフォームだといえるでしょう。

オンライン国際会議ならフクラシアの貸し会議室&配信サポートを

オンライン国際会議を成功させるには、時差や通訳、通信環境などに留意する必要があります。さらに、ネット環境を整えること、海外で導入されているWEB会議ツールを使用することも重要です。特にネット環境は重要であり、通信が安定していないと映像・音声が乱れる、停止するなどの不具合が生じやすくなってしまいます。

貸し会議室を利用するのも賢い方法

自社の会議室の通信環境に不安がある場合は、貸し会議室を利用するのも賢い方法です。

フクラシアでは大小さまざまな貸し会議室をご用意しております。小規模のオンライン国際会議から著名人が参加する大規模なものまで、幅広い規模の会議に対応可能です。全室安定したネット回線が敷かれているため、筒芯の安定性を求める企業様でも安心してご利用いただけます。

初めての開催の場合は配信サポートを利用するのも手

また、「オンライン国際会議が初めてなので、どのように準備を進めていけばいいのかわからない」といった場合は、配信サポートを利用してみてはいかがでしょうか。

フクラシア配信サポートでは、少人数~大規模なオンライン会議のサポートを承っております。専任のオペレーターが機材の操作やトラブル対応を担当するだけではなく、運営・進行についてのご提案、設営の撤去までサポート可能です。手厚いサポートにより、オンライン国際会議の経験が少ない企業様でも、安心して開催・進行ができるようになります。

配信サポートは弊社所有の貸し会議室でご利用いただけるほか、企業様のご指定会場へ出張サポートも対応可能です。オンライン国際会議の開催を検討中の企業様は、ぜひフクラシアまでご相談ください。

 

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