オンラインで
国際会議は成功できる?

国際会議とは、複数の国の有識者が集まり特定の議題について行う会議です。
「地球環境サミット」や「世界経済フォーラム」などが有名ですが、他にも各分野で大小様々な会議・シンポジウムが行われています。
”オンラインで国際会議はハードルが高い” と思われがちですが、各会議ツールの通訳機能やオンライン通訳を活用することで実現が可能です。
国際会議における業務の簡素化や低コスト化にお悩みの方は、オンライン化をぜひご検討してみてはいかがでしょうか。

おすすめのプラン

出張型
オフィスやご希望会場(ホールやホテル宴会場など)から配信
  • スタンダードプラン

    配信オペレーター(2名)がお客様の配信拠点に伺います。
    配信機材一式ご用意しますので、特別なご準備なくオンライン配信を行っていただけるプランです。

    料金:242,000円~(5時間)

  • 安心プラン

    配信オペレーター(2名)がお客様の配信拠点に伺います。
    PC・カメラが2台含まれている他、現地調査や事前接続テストが含まれた ”絶対に失敗できない催事” におすすめのプランです。

    料金:352,000円~(5時間)

FUKURACIA利用型
配信会場FUKURACIAから配信
  • スタンダードプラン

    当社運営会場『FUKURACIA』をご利用いただくプランです。機材に加えNET環境も完備しており安心のサポート体制です。一通りの配信イベントに対応可能。

    料金:104,500円~(3時間)+会場費

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オンラインで国際会議を行う
メリット・デメリット

メリット

オンラインで国際会議を行う最大のメリットは、移動時間とコストの削減でしょう。
オンライン化により莫大な移動時間と費用が削れることは明白です。
またこれによって、これまでは資金の関係上開催することが難しかったり、書面でのやり取りにせざるを得なかったような会議も、
リアルタイムのやり取りで行うことが可能になります。
国際会議だけなく、シンポジウムや学会、研修など、インターナショナルなシーンでは様々な催事において
オンラインがその可能性を大きく広げています。

デメリット

オンラインで国際会議を行うデメリットは複数ありますが、
中でも事務局の頭を悩ませる問題には ”時差" があげられるのではないでしょうか。
場合によっては日本時間で夜中の開催になることもあり、会場探しに苦労するケースもあるようです。
また、オンラインが導入された初期には、通訳の問題も大きな1つでした。
現在では、複数の配信ツールが「通訳機能」を実装しており、
少しずつ通訳付きのオンライン会議でもスムーズに行えるようになってきています。

国際会議を行う上で
気を付けるべき点

オンラインで国際会議を行う場合には、強固なインターネット回線が必須になります。
母国語ではない言語でトラブルに関するやり取りは非常にストレスがかかるものです。
また、国内の場合は電話で状況を伝えたり、最悪の場合リスケジュール等の交渉もしやすいですが、
相手が海外の場合はそのハードルは格段にアップします。
自分たちのインターネット環境が会議に影響を与える、ということがないよう、万全の準備をして臨みましょう。

どれだけ準備をしていても、相手国のインターネット環境が芳しくないといった場合もあります。
事前にあらゆるトラブルを想定し、リスクヘッジやトラブル時の対応など
様々なシミュレーションをして開催に臨むと安心です。

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時差があっても安心!
24時間利用可能な会議室

オンラインでの国際会議において相手国の開催時間に合わせる場合、日本では深夜帯での開催となることも多いのではないでしょうか?
フクラシア配信サポートが運営する「貸し会議室フクラシア」「ホテルフクラシア大阪ベイ」では、
ネット環境の整った会議室が24時間利用が可能です。
夜間の会議室利用にお困りの場合は、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

配信ツールの通訳機能
についてご紹介

オンライン会議における2大ツールである「Zoom」「Webex」には、同時通訳機能が備わっています。
オンラインでの国際会議、特に多言語での会議はハードルが高いと思われがちですが、
この機能を使うことで、特別な機器や機材を使うことなく通訳付きの会議が行えるようになります。

主催者の設定

主催者は立ち上げたミーティングの詳細オプションから、通訳機能をONにします。
Zoomの場合:通訳>言語通訳を有効にする
Webexの場合:高度なオプションの表示>スケジューリングオプション>同時通訳を有効にする
その後、指定の通訳言語を設定し通訳者のメールアドレスを登録します。

通訳者の設定

主催者から通知された参加URLよりミーティングにサインインします。
通訳者としてミーティングに参加ができますので、割り当てられた言語が正しいことを確認し通訳を開始してください。

※必ず、事前に主催者に伝えたメールアドレスでのサインインをすることをお奨めします。

参加者の設定

画面左下にある通訳ボタンから自分の聞きたい言語を選択します。
通訳言語を選択した場合、元の音声の扱いは参加者自身によって操作可能です。
Zoomの場合:「オリジナル音声をミュートにする」に✓すると、元の音声が消えます。
Webexの場合:「バランスボリューム」にて元の音声と通訳音声の音声バランスが選択できます。

ZoomでもWebexでも、おおよその仕様は変わりません。詳しくは下記URLをご参照ください。
Zoom:通訳者や参加者がミーティングやウェビナーでの言語通訳機能を使用する方法
Webex:Webexミーティングおよびウェビナーへの通訳者の事前割り当て

配信ツールで通訳機能を使用する際に
気を付けるポイント

設定のみで通訳付きの会議を行える便利な機能ですが、活用の際には気を付けるポイントがいくつかあります。
今回、特に注意が必要なケースを2つご紹介します。

同時通訳を完全遠隔で行う場合

同時通訳の場合、通常は2名以上の通訳者が交代で通訳を行います。
しかし、こういった配信ツールでは通訳者は元の音声しか聞くことができないため、パートナーとなる通訳者がどこまで通訳を行ったか、という確認ができなかったり、交代のタイミングを図ることができません。解決策として別のミーティングルームを立ち上げる、などが考えられますが、遠隔で阿吽の呼吸は取りづらいものです。また、そういったツール操作が煩雑になればなるほど、本来の通訳業務に大きな影響をきたします。
解決策としては、通訳者は全員が同じ会場で業務を行えるように手配するのが最も簡易的です。しかし、その場合はPCやマイクが近距離に配置されることによるハウリングのリスクが避けられません。通訳者が業務に集中できるよう、通訳者のツール操作をサポートする専門のオペレーターを配置すると、最も安全に会議が行えるでしょう。

同時に3か国語以上の
言語チャンネルを設定するとき

例えばイベントや会議が1時間程度の短いものの場合、通訳者は1人で賄うという場合もあるでしょう。しかしそういったケースでも、3か国語以上の言語チャンネルを設定する場合はやはり注意が必要です。
同時に3か国語以上の言語を扱った同時通訳を行う場合、基本的には『リレー通訳』が必要になります。『リレー通訳』では例えば日英中の3か国で行う場合、英語を日本語に翻訳する通訳者は「英→日」日本語を中国語に翻訳する通訳者は「(英→)日→中」という形で、お互いの音声を聞きながら通訳を行います。こうすることで、中国語の通訳者は英語の音声を聞かずともすべての会議内容を中国語に翻訳できるのです。
(このように間に立つ言語をkey languageと呼びます。)
しかし、配信ツールの場合、通訳者はお互いの音声を聞くことができません。
同会場にいれば直接通訳者の音声を聞くこともできますが、リアルとオンラインの両方の音声を聞くことになり、通訳者にとって大きな負担がかかります。
ベストな方法は「日→中」の通訳者に加え「英→中」の通訳者を別で立てることですが、予算等の問題から難しいケースも多いでしょう。
こういったケースでは、その会議で "一番叶えたいこと” が何なのかを明確にし、優先順位をつけ、ベストな運営方法を探る必要が生じます。
煩雑な運営になるケースが多いため、通訳専任のオペレーターの配置は必須でしょう。

フクラシア配信サポートでは、同時通訳を入れたオンライン国際会議・イベントの経験もございます。
また、通訳者手配のサービスなども行っております。
ご相談は無料ですので、ぜひお気軽にお問合せ下さいませ。

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