セミナーマニュアルを作成すると、セミナーの全体像を俯瞰視しやすくなります。全体像を把握して各作業へとうつることで、運営開催の作業効率が向上するでしょう。

またマニュアル化により運営担当チームに全体像を共有しやすくなるため、ブレのないセミナーを作り上げることができます。

セミナーマニュアルの作成には、オペレーションの分担をしやすくする効果もあります。

運営の流れや作業フローをセミナーマニュアルに記載しておけば、次に何をすればいいのか、自分は何を担当すればいいのかが明確になります。

またセミナーマニュアルには作業の抜け、漏れを防ぐのにも効果的です。

セミナーマニュアル作成には、ノウハウの承継がしやすくなるメリットも。

開催・運営フローがマニュアル化されれば、担当者が変更しても引き継ぎが簡単になります。同時に、「特定の個人へのセミナー業務の依存（属人化）」も防げるでしょう。

またマニュアルに沿って準備・運営を進めていくことで、開催作業のばらつきがなくなります。毎回同じクオリティを保ちながらセミナー開催ができるようになることで、セミナーそのものの“質の向上”にもつながるでしょう。

セミナーマニュアル制作の第一歩が、セミナーの「概要」を把握することです。

セミナーは目的や開催手法（オフラインなのか、オンラインなのか）、ターゲットにより運営の内容が変わります。不明点がある場合は、企画立案者にしっかりと確認しておきましょう。

セミナーマニュアルを作成する際は、セミナーに関する必要項目を網羅する必要があります。

セミナーの基本情報

セミナーマニュアルには以下の基本情報を掲載します。

・セミナーのタイトル

・開催日時（ウェビナーの場合は配信開始時間）

・会場、および周辺の地図

・交通手段

・協賛・後援

参加者からは「会場へ行くにはどうすればいいのか」という質問が寄せられるケースも多いものです。セミナーマニュアルに会場周辺の地図やアクセスの手段を記載しておけば、質問された場合にスムーズな回答ができます。

運営図やタイムスケジュール

運営図とは、運営のリーダーや担当を図に起こしたものです。

運営図を載せることで、困ったことが起きたとき誰に聞けばいいのかが明確になります。

またリーダー側としても、作業担当者が一覧で確認できるようになれば、指示出しがスムーズです。

そのほかには、当日のタイムスケジュールも必須です。全体の流れはもちろん、細かくタイムスケジュールを記載しましょう。こうすることで進行の抜け、遅れをチェックしやすくなり、スムーズな進行ができます。

各担当者の作業内容

セミナー開催時には「司会・進行役」「講師役」「機材オペレーション」「会場の受付・案内」などに分かれて作業を担当します。しかしセミナー開催に慣れていないスタッフがいる場合、自分が何をしたらいいのか分からなくなることも。

各担当者がそれぞれ迷わず作業ができるようにするには、セミナーマニュアルで作業内容を明記しておくことをおすすめします。

特に規模の大きいセミナーを開催する場合や、外注スタッフが入る場合は、混乱を防ぐためにも作業内容をしっかりと記載しておきましょう。

緊急時の対応

セミナーにはトラブルがつきもの。たとえば会場集合型の場合は停電や地震が起きるなどのトラブルが想定できます。オンラインセミナー（ウェビナー）の場合は、配信が止まったり、中断したりといったトラブルも想定できるでしょう。

また、ときには想定していなかったトラブルが起こる場合もあります。

イレギュラーな事態になった場合すぐに対処できるよう、セミナーマニュアルには思いつく限りのトラブル対応方法を記載しておくと安心です。もしものときのために、本社や最寄り病院などの緊急連絡先一覧も載せておきましょう。

備品の一覧情報

セミナーマニュアルには使用備品の一覧を記載しておくと便利です。セミナーで「どんな備品・機材を使用するのか」がわかれば、当日の設営準備、撤収がスムーズになります。

特にオンライン開催（ウェビナー）の場合は使用する機材が複雑になることも多いため、リストアップして記載しておきましょう。

また、自社で用意した備品とレンタルの備品が混在している場合は、分けて記載しておくと安心です。「返却する予定が、誤って自社に持ち帰ってしまった」というトラブルを防げます。

セミナーマニュアルが完成したら、社内へ共有し、内容を周知しましょう。

特にセミナー運営に関わる人物は、セミナーマニュアルを読み込み、内容を熟知しておく必要があります。あらかじめマニュアルが頭に入っていれば、連係プレーがうまくいき、スムーズな運営が実現できます。

また、セミナー開催部署と企画立案部署が異なる場合は、セミナーマニュアルの内容について最終確認をしてもらいましょう。こうすることで「せっかくセミナーを開催したのに、本来の目的が達成できなかった」などのトラブルを防げます。