ハイブリッド型は主催側の主要メンバーがリアルで同じ場所に集まり、ほかの参加者とオンラインでやりとりするスタイルです。議長や取締役が会議室などの会場で対面しながら進行するため、オンラインならではのタイムラグなどが少なめなことが特徴です。

また、株主は参加型と出席型に分かれていることがほとんどで、いずれかの要件に合わせて参加するようになります。

参加型

参加型はリアルな会場からWEB会議システムを介して参加できる利便性がある一方で、法律上は出席したことにならない点がウィークポイントです。また総会のなかで発言することができないことや、審議の際にも意思表示できない点にも注意が必要です。そのため審議で意思表示したいときはリアル会場に行かなければなりません。

出席型

出席型は、WEB会議システムで発言や意思表示ができる条件を満たして参加すれば法律上で出席したとみなされるスタイルです。参加型と異なるのは自身で発言や意思表示をするために、パソコンや会議システムの設定などの準備が必要となる点で、これらをクリアできればリアル会場に出向いた場合と同じように発言することができます。

また、自宅からアクセスできることや移動する必要がないことなどから、ほかの総会よりも出席する株主が多くなる傾向があります。

バーチャルオンリー株主総会は、リアルな会場を用意しないでオンラインのみで開催するスタイルです。主催者側も自宅や会社の一部の部屋から参加できるほか、株主も自宅などから参加できることが特徴です。

2021年6月に産業競争力強化法が改正となり、特定の要件を満たすことを条件に開催が認められるようになりました。ただ、この制度を利用するためには、事前に経済産業省大臣または法務大臣の確認を受ける必要があることや、事前に相談をすること、法務局から取得した資料を準備しなければならないなど、複数のかべがあることは覚えておきましょう。

とはいえ、バーチャルオンリー株主総会を実施した大手企業があることや、多くの企業が実施に向けて相談しているので、今後の動向に注目したいところです。

パソコンなどWEB会議システムを導入できる機器があれば、場所を選ばずに誰でも参加できることがメリットです。とくに遠方に住む株主の場合、移動時間や交通費をかけずに自宅からでも参加可能となります。また、移動が困難な状況の方にも参加しやすくなるでしょう。

また、総会当日に仕事などがあって忙しい方にはタイムパフォーマンスを向上させることにもつながります。一度参加すればその場を離れてほかの作業ができる、音声だけでも聞くことができるといったこともメリットといえます。

本来ならホテルや会議室などリアルな会場を用意しなければならないところ、オンラインでの開催なら会場をレンタルするコストを削減することができます。会場を用意する場合まず会場探しからはじまり、当日の椅子やテーブル・飲み物などの準備が必要ですが、そういった手間も省くことができます。

なお、準備をするうえでの人員の確保や人件費もカットできるので、主催者側にはコストや手間を大幅に削減できるメリットがあるといえるでしょう。規模が大きい総会なほど、削減できるコストも大きくなります。

リアルな会場に多くの人が集まる場合、その空間では感染症に感染するリスクが高まります。いくら感染症対策をしていたとしても、締め切った会場内では避けることは困難な状態です。その点、オンラインならこうしたリスクを避けることができ、予防対策としても有効な手段といえるでしょう。

反対に自分が風邪などの感染症に罹患している場合、本来なら総会を欠席しなければなりません。しかし、オンラインなら周囲の人に感染させるリスクを最小限にでき、多少体調が悪くとも参加することができます。

現代の日本ではさまざまな分野でデジタル化を推進しています。オンラインで開催するということは、これらの流れに沿って会社を運営しているという証拠にもなるため、デジタル化をアピールすることにもつながります。

いち早くデジタル化を導入している企業は、その分時代の流れや国の方針などにもアンテナを高くしている印象を与えるほか、こうした流れに対応できる優秀な社員がいるとも解釈できます。株主の立場から見ても将来性がある、今後の成長が期待できるなどポジティブなイメージとなるでしょう。

また、使用する機材はなるべく新しいものや導入実績の高いものだとより一層のアピール効果が期待できます。こうした分野にも着目しておくことをおすすめします。

株主総会を開催する際は株主に対して招集通知を出さなければなりません。通常の招集通知記載事項だけでなくオンラインで開催する内容を周知させることが必要です。たとえば、総会の様子を配信するサイトのアドレスや、インターネットを介して審議する際の具体的なやり方などはあらかじめ連絡しておくほうがよいでしょう。

また、オンラインでの開催に戸惑う株主がいることも考えられます。そういった方々が不安にならないよう配慮も必要でしょう。

株主のなかにはインターネットやパソコンなどに不慣れな方もいます。そういった方々へのサポートも必要となるでしょう。たとえば、会議システムの導入方法や設定、マイクなどの音声に関するサポートが挙げられます。

また、こうした方々が簡単にアクセスできるよう、手順が簡潔であることも重要なポイントです。書面などで手順を記した案内を送付することも検討しておきたいところです。

インターネットを利用するうえで最も大事なのが安定したネット環境があることです。とくに大勢の株主が参加するとなれば、それに対応できるだけの環境が必要です。企業が保有するインターネット環境の見直しと確認や、想定外に多くの人がアクセスした場合の対処も考えておくとよいでしょう。

もしも、自社のネット環境のキャパシティに余裕がない場合は、総会を数日に分ける、時間を区切るといった対応も検討しなければなりません。

インターネットを介したやり取りを行う際はセキュリティー対策が不可欠です。多くの人が参加するならなおのこと、個人情報をはじめさまざまな情報が集まるといっても過言ではないからです。

自社のセキュリティーレベルを高くすることはもちろん、使用する会議システムのセキュリティー面の確認などもしておきましょう。

リアルな株主総会では会場に入る際に本人確認を行いますが、オンライン開催では本人確認が難しいケースもあるでしょう。どの株主がどこからアクセスするかもわからないので、本人を特定する対応が必要となります。

たとえば、株主一人ひとりにIDとパスワードを付与する、事前にQRコードなどを配布して会員登録してもらうといった手段が挙げられます。株主が会議システムにアクセスする際にIDやパスワードを使ってログインすれば、本人確認はもちろん株主の特定や把握ができるでしょう。

このときも株主のストレスとならないような手軽かつ簡単な方法であることが重要です。面倒に感じてしまえば、オンラインでの開催を避けて参加率が落ちる可能性が出てくるでしょう。

株主総会の議事録には株主が総会に出席をしたときの出席方法を記載しなければなりません。（法施行規則72条3項1号）その際はWEB会議システムを利用していること、株主がリアルで会場に集まる場合と同じように、発言や意思表示ができる状況があることを明記しておきましょう。

会社法では株主総会を開催する場合は場所を定めるとしていますが、具体的な場所の指定はありません。旧商法の時代には本店所在地と同一かその隣接地（旧商法233条）といった定めがあったものの、現会社法では場所の制限に関する記載はありません。ただ、場合によっては例外もあり、その際には例外の内容に沿った対応が必要となります。

例外もある

会社の定款に開催場所についての定めがある場合は、定款に従って場所を定めることが必要です。これは会社法でいくら場所の制限への記載がないとしても、その会社の方針なので従わなければならないものです。もしも、定款に則った開催が難しい場合は、定款の変更を検討するようになるでしょう。

また、これまでに招集した場所と異なる場所、株主が参加しにくい場所などで開催するときは、株主に対してその場所での開催理由を説明しなければなりません。これは会社法831条で定められていることで、意図的に株主の参加を難しくしている場合は「著しく不公正なとき」に該当するため決議の取り消し請求を受けることもあります。

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