多くの人が一堂に会して行う会議という点では、学会も一般社員が集まる会議も同じです。しかしながら、その道のプロや世界中で行われる会議に参加し慣れている人たちが相手となる学会は、内容もさることながら、運営やホスピタリティにも多くのことを望まれます。特に、最初の窓口となる受付は、学会の印象を決定づける大切なポイントです。どんな点に気をつければいいでしょうか?

学会の格を上げる受付

学会の格を上げる受付

学会参加者と運営サイドのコミュニケーションは、学会が始まる前までは、インターネットや手紙のやりとりが主です。そのため、参加者と運営サイドが初めて顔を合わせるのが「受付」となります。受付に立つ人に、印象の良い言葉づかいから服装まで、事前に徹底させることで学会そのものの印象を良くしましょう。

学会の格を上げる受付は、担当者の対応はもちろん、センスある会場選びも重要です。単なる貸し会議室にとどまらない、ホテルライクなホワイエやゆとりのあるパブリックスペースを備えた会場なら、受付周りにも余裕が生まれ、学会の格もワンランクアップするでしょう。会場の雰囲気で第一印象をうまく演出することが重要です。

臨機応変な対応で印象度アップ

参加証を忘れたり、遅刻してしまったり、とイベントごとにつきもののアクシデント。そんな時、受付の対応ひとつで、参加者の学会運営への評価も高まるでしょう。それには臨機応変な対応がカギとなります。事前に想定されるアクシデントへの準備をするのはもちろん、受付担当者の判断基準を明確にしておくことも重要です。

参加証を忘れた人の本人確認は名刺で行う、当日申込みの参加枠を用意しておく、あらかじめ途中に退席することがわかっている人は出口付近の席へ案内するなど、事前に決められることは数多くあります。どんなシチュエーションが起こりうるのか、あらかじめ書き出し、それに対応する基準を決め、受付担当と共有しておくことで、受付周りの臨機応変な対応が可能になります。

受付は学会全体の窓口になる

受付は学会全体の窓口になる

参加費を受け取ったり、名札や資料を渡したりしたら、そこで受付の仕事が終わるわけではありません。会期中も参加者からのさまざまな要望に対応するという役割があります。参加者は、わからないことや確認したいことがあれば、学会の窓口として受付へ訊ねるのが常です。

例えば、館内の喫煙場所からトイレ、売店の場所、ケータリングサービス、会場周りの道案内、宿泊場所への誘導など、受付で把握しておくべき情報は多いもの。参加者からの質問を想定して問答集を用意するのもいいですね。さまざまな情報を受付で一括管理できる体制を整えておきましょう。

ホテルのような会場サービスも

会場によっては、ホテルのようなホスピタリティを提供してくれるところもあります。当日の受付業務のフォロー、ケータリングサービスの手配、会場内のパネル手配から設置まで一任できることも。運営サイドの人数が少ない場合だけでなく、会場に慣れた担当者による受付サービスを望むなら、こうした会場を選ぶのもオススメです。

格式ある受付業務でスマートな学会運営を

格式ある運営サービスが求められる学会は、受付業務にも気を配るべきです。単なる受付作業だけではすまない多くのミッションが託されたポジションなので、しかるべき人員配置をするのはもちろん、事前の準備も怠りなくしておきましょう。

ホテルライクなサービスが受けられたり、空間演出にすぐれていたり、どんな会場を選ぶかも重要な問題です。付加価値のある会場を選んで、スマートな学会運営を目指しましょう。

参考:
失敗しないセミナー当日運営(持ち物リスト&司会台本サンプル付き)/セミナー開催マニュアル3|Web担当者Forum