キックオフパーティーもオンラインで! 懇親会開催前の準備や実例などをご紹介<後編>

キックオフパーティーがオンライン化! 開催前の準備はどうする?

「キックオフパーティー」は、新年度のスタート時や大きなプロジェクト開始時などにおこなうイベントです。企業で社員の一体感や目標意識を高められる重要なイベントとして、多くの企業で実施されています。

キックオフパーティーは、従来であれば会場で直接対面しながらおこなう“オフライン形式”が一般的でした。しかし昨今では、新型コロナの影響によりオンラインでの開催を決めた企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、キックオフパーティーをオンライン開催しようとお考えの企業担当者様に向け、オンラインでのキックオフパーティーのメリット、開催前の準備方法や実例などを前後編に分けみっちりご紹介します。

(前編はこちら)

オンラインでのキックオフパーティーを開催したお客様の事例

前編では、オンラインキックオフパーティーとは何か、そのメリットデメリットを中心に紹介しました。後半からは実際にパーティーを行ったお客様の事例や、実際の計画の進め方についてお伝えします。

お客様事例①

例年、新年度になると「昨年度の振り返り」「事業計画」「今年度の達成目標」などのキックオフパーティーを開催していたA社様では、夕方から夜にかけてオンラインキックオフパーティーを実施。
タイムテーブルを細かく作成し、東京から地方都市、海外の支社から100名ほどの社員が参加する大規模なイベントになりました。パーティーでは講師を招いてのセミナーや懇親会なども盛り込まれており、多いに盛り上がりを見せました。

お客様事例②

B社様では毎期初めにおこなっていたキックオフイベントをオンラインで開催。参加者の自宅に共通の“飲み会フードセット”が届けられるサービスを利用し、共通の体験を通じてチームビルディングを形成しています。
同じ食べ物を食べることで、画面越しでも一体感がわき、和やかなキックオフパーティーとなりました。

お客様事例③

C社では2日間のキックオフイベントをZOOMで実施。振り返りや今後の目標・戦略を共有するとともに、内定式や表彰式、懇親会まですべてオンラインで執り行いました。
会の進行中もチャットで質疑応答が可能であったことや、場を盛り上げるコメントが投稿されるなど、「従来のキックオフパーティーに比べ、全員が主体性をもって参加できる」と好評を得ています。

オンラインでのキックオフパーティー・懇親会における開催方法と進め方(準備編)

オンラインキックオフパーティー・懇親会の開催にあたり、事前に知っておきたいポイントをご紹介します。

幹事はタイムスケジュールを綿密に

タイムスケジュールを決めておくことで、キックオフパーティーがだらだらとした雰囲気になるのを防げます。
「ビジネス的な話」「雑談、レクリエーション」の時間を切り分けられるのでメリハリが出るのです。
事前にしっかりとタイムテーブルを設定し、それに沿って進行していくことを意識するとよいでしょう。

参考サイト:「社員30人参加「オンライン飲み会」が最高になった5つのコツ【Zoom・Meet対応】」
https://www.businessinsider.jp/post-211517

大人数の場合はグループに分けて開催&ローテーション

オンラインキックオフ・懇親会では、一度に大人数がしゃべりだすとお互いの声が聞き取りにくくなります。そのため、一斉に意見を集めるもの(アンケート、大喜利、質疑応答など)についてはチャット機能を活用することも考えましょう。

また、ディスカッションや雑談、ゲームの時間では、5人程度のグループを作るとコミュニケーションが取りやすくなります。一定時間が経過したらシャッフルすれば、いろいろな人とまんべんなく会話ができるでしょう。

参加概要のお知らせ、スケジュール調整はITツールを活用する

オンライン開催となると事前の情報通知が大切です。また、全員に開催のお知らせが行き届くように配慮する必要もあります。こうしたお知らせ、参加不参加の集計、スケジュール管理などはITツールを使用するとよいでしょう。

例えば「調整さん」というサービスは、URLを送信するだけで参加・不参加の意思表明や、日程調整ができるサービスです。登録不要で手軽に利用できますし、参加側も数ステップで意思表示ができるため人気があります。

参考:「調整さん」
https://chouseisan.com/

また、普段からGoogleを使用しているのであれば、「Googleカレンダー」もおすすめです。
同サービスにはカレンダー共有機能があり、オンラインキックオフパーティーの告知から招待、参加不参加の返答確認などがおこなえます。また、公開権限を設定することも可能なため、「部やチームだけで開催したい」という場合も機密性を保てます。

参考:「Googleカレンダー」
アプリ
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
Chrome拡張機能
https://chrome.google.com/webstore/detail/google-calendar/gmbgaklkmjakoegficnlkhebmhkjfich?hl=ja

オンラインでのキックオフパーティー・懇親会における開催方法と進め方(パーティー編)

オンラインキックオフパーティーは、スムーズに進められる仕組みにすると満足度の高いイベントに仕上がります。以下のポイントを把握しておきましょう。

オンラインでのキックオフパーティーの進め方

オンラインキックオフパーティーは次のような流れで構成するのが一般的です。

①昨年度・前期の振り返り
②今期の目標、プロジェクトの目的発表
③社員表彰
④質疑応答
⑤グループワークやディスカッション
⑥懇親会(飲み会、ゲームなど)

オンラインの場合、司会進行役がきっちりと時間を区切っていくことを意識するとよいでしょう。
それぞれのセクションごとに時間を設定しておけば、大幅に時間オーバーすることもなくスムーズに進行できます。

入退場自由にしておく

オンライン開催の場合、途中で入退場ができるように設定しておくのも大切です。こうすることでトラブルがあったり、社員のお子さんへの対応などが生じたりした場合でも、気兼ねなく再入場することができます。
こうした細やかな気遣いがあると、参加率がアップします。

一方的な発信ではなく、双方向で交流する

キックオフパーティーを資料の説明や発表だけで構成すると、聞き手側が飽きてしまいます。
そのため、質疑応答や意見交換などの時間を設け、なるべく双方向でのコミュニケーションを心がけましょう。

乾杯や締めのあいさつで一体感を盛り上げる

オンラインでも乾杯の音頭や締めのあいさつは重要です。オンラインで雑談をしていると、どうしても参加者の意識がバラバラになりがち。乾杯の音頭や締めのあいさつに集中してもらう時間を作ることで、みんなでイベントに参加している一体感をより多く味わえます。

オンラインでのキックオフパーティーでのおすすめトークテーマ3選

オンラインキックオフパーティーでは、トークテーマやゲームを盛り込むとより楽しくなります。
グループディスカッションや懇親会の際に活用してみましょう。

おすすめトークテーマ①:企業やプロジェクトの課題&解決策

企業が抱える課題や、プロジェクトでクリアすべき課題について解決策を語り合うというトークテーマです。
多人数でさまざまな角度から考えることで、新たな解決策が生まれるかもしれません。

おすすめトークテーマ②:自社業界の未来について

「将来、どんなサービスが生まれるか」「どんなテクノロジーが開発されるか」といったトークテーマもおすすめです。発言に制限を設けず自由に意見交換をすることで、新たなアイデアや気付きを得られる可能性があります。

おすすめトークテーマ③:自分の趣味、好きな食べ物

自分の趣味や好きな食べ物は、誰でも参加しやすくアイスブレイクにも効果的な話題です。
同じ好みの人がいれば盛り上がりますし、話し手の意外な一面を知ることもできます。

★トークテーマ例はこちらもご参考にしてください。
「オンライン飲み会のやり方とコツについて」
https://www.membersedge.co.jp/blog/have-a-drinking-party-online/

★オンラインでのキックオフパーティにおすすめのゲームについてはこちら
【幹事必見】オンライン懇親会(内定者・社内交流)向けのおすすめゲーム・企画10選

キックオフパーティーはオンライン・オフライン共に「目的」を明確に!

オフラインであってもオンラインであっても、キックオフパーティーを実施する際は「目的」を明確にしておくことが大切です。また、全員参加を目指すのであれば、ITツールなどで参加者が参加しやすい仕組みをつくることも重要でしょう。
キックオフパーティーによって生産性がアップすれば、より多くの利益につながります。また、プロジェクトの成功を願うならば、社員同士の関係を強固にすべきでしょう。
社員を大切に考える企業様こそ、毎年のキックオフ(仕切り直し)として、キックオフパーティーの実施を検討してみてはいかがでしょうか。

マックスパートでは、オンラインキックオフパーティをお手伝いします

マックスパートは、ご参加者様の各ご自宅にお料理をお届けする「オンライン懇親会サービス」を展開しています。
ご住所はご参加者様よりご登録可能、事務局様による一括清算も可能ですので企業様のキックオフパーティにも最適です。
さらに「フクラシア配信サポート」と組み合わせていただくことでパーティ全体のプロデュースもお手伝いさせていただきます。
ぜひお気軽にお問合せくださいませ。

 

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