ウェビナー(オンラインセミナー)開催・配信に必要なものとは? 準備について解説

ウェビナー(オンラインセミナー)を開催するメリットとは?

ウェビナーとは、オンライン上でネットを介して開催するセミナーのことを指します。
会場型(対面式)のセミナーと比べて、会場のレンタル費や運営準備費、交通費などの開催コストが抑えられます。また、会場のキャパシティに関係なく集客ができる点も大きなメリットです。

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ウェビナーとは?メリットや料金は?導入事例もご紹介!

開催方法には2種類ある! それぞれのメリット

ウェビナー(オンラインセミナー)にはリアルタイムで配信を行う方法と、録画しておいたものを配信する方法があります。リアルタイム配信の場合、参加者との双方向コミュニケーションができ、会場開催さながらの臨場感あるセミナーを実現可能です。

いっぽう録画配信は、視聴者が都合のよい時間に視聴できること、リアルタイム配信と異なり内容をあらかじめ編集できることなどがメリットです。編集でテンポよく分かりやすい構成に仕上げることで、視聴者が理解しやすい内容のセミナー動画になります。

ウェビナー(オンラインセミナー)開催に必要なものは?

ウェビナー(オンラインセミナー)は、会場対面型のセミナーに比べて必要なものが多くなる傾向にあります。進行や講師との打ち合わせに加え、配信のための会場・機材・配信ツールを準備しておかねばならないからです。
また、準備から配信終了まで滞りなく進めるには、オンライン配信に詳しい専門家のサポートも必要でしょう。

ここではウェビナー開催のために準備すべきものを順にご紹介します。

①配信会場の選定について

ウェビナーは配信環境があればどこからでも配信が可能です。自社に配信に適したスペースがあるのなら利用してもよいでしょう。

ただし、自社で配信を行うには物を移動させたり、ネット環境の整備をおこなったりする必要があります。
特にネット環境はウェビナー開催にあたって重要なポイントです。ネット環境が整っていない場合、映像や音声が止まってしまい、参加者が不満を覚えやすくなります。
回線速度の上りは600kbps、下りは1.2kbpsを基準に、スムーズな接続ができる環境を整えておきましょう。

自社に配信に適したスペースがない場合は、レンタルスペースなどを借りて配信用の会場にする必要があります。
レンタルスペースを借りれば、配信のためにわざわざ荷物を移動させるわずらわしさもありません。また、配信に対応できるレンタルスペースなら、十分なネット環境が整っていることも多いです。

時間制のレンタルスペースなら、必要な時間だけ配信専用スペースとして借りられます。配信に必要なネット環境が揃っているかを確認したうえで検討してみましょう。

②配信に必要な機材の準備

配信会場が決まったら、配信に必要な機材の準備です。
以下は最低限必要な機材ですので、早めに揃えておき、使い方やセッティングを確認しておきましょう。

・PC
配信ツールを使用するうえでPCは欠かせません。また、スライドなどの資料を配信画面に映したり、発言者を切り替えたりといった操作にもPCが必要になります。

・ビデオカメラ、Webカメラ
ノートPCなどにはカメラが付属していますが、PCの場合カメラの位置調整が難しく、画質もそこまで良くありません。明瞭で見やすい配信を目指すのであれば、ビデオカメラやWebカメラを用意しておくとよいでしょう。画質も良好で角度の調整がしやすいため、クリアで見やすい映像になります。
会場が広い場合や使用ツールによっては、三脚や延長ケーブル、ビデオキャプチャツールなども必要です。

・スピーカーフォン、ヘッドセット
PCのマイクは、PCから離れると音を拾いにくくなりますし、他の雑音などを拾ってしまうことが多くなります。視聴者側からすれば「何を言っているのか聞こえない」「雑音が入る」というのは大きなストレスです。
ウェビナーに配信する音声のクオリティを上げるには、スピーカーフォンやヘッドセットを使用することをおすすめします。話し手の音声がクリアに聞こえるので、快適に視聴ができるようになります。
登壇者が複数いる場合、USBマイクなどを検討してもよいでしょう。

なお、配信サポートのある会場なら、これらの機材をまとめて利用できる場合もあります。配信スタジオとして会場を借りる場合は、どのような機材が利用できるかを確認しておくとよいでしょう。
また、より高い配信のクオリティを求める場合は、さらにスイッチャーやAVミキサーなども必要になってきます。

③配信ツールの決定

安定した配信をおこなうには配信ツールが必要です。配信ツールにはさまざまな種類があり、音声や映像を配信できるだけではなく、チャットやアンケート機能、動画配信サイトへの共有機能が付属しているものなどもあります。

<おすすめ配信ツールの一例>
・Zoomビデオウェビナー
URL: https://zoom.us/jp-jp/webinar.html

Zoomビデオウェビナーは、世界的シェアを誇るWEB会議ツール「Zoom」が提供しているウェビナーツールです。
同時に10,000人以上が接続可能、かつ100人の双方向コミュニケーションが可能なツールのため、大規模なウェビナー開催が実現しやすいでしょう。
また、ZoomビデオウェビナーはFacebook LiveやYouTubeといった動画配信サービスへ連携可能なのも特徴の1つです。

その他にはHubSpotとの連携によるスケジュール共有、視聴データ&参加者データとの連携や、Paypal対応による収益化が可能なこと、高機能スマートフォンアプリが利用可能といった点も多くの企業で採用されている理由の1つでしょう。

利用料金は小規模向け(100人まで参加可)のプロプランが月額2,000円/ホスト(税別)。
中小企業向け(300人まで参加可)ビジネスプランと大企業向けの企業プラン(1000人まで参加可・無制限クラウド保存機能付き)は月額2,700円/ホスト(税別)です。

・V-CUBEセミナー
URL: https://jp.vcube.com/service/seminar

V-CUBEセミナーは最大10,000拠点への配信が可能なウェビナーツールです。
マルチデバイス対応のためPCやタブレット、スマートフォンからセミナーへ参加することができます。また、セミナー専用スタジオの提供や配信サポート、企業ごとに合わせたカスタマイズも可能となっており、大規模配信にも対応できるサービスを展開しています。
利用料金は個別設定となるため、問い合わせが必要です。

・ネクプロ
URL: https://nex-pro.com/

ネクプロは機能が豊富なウェビナーツールです。ウェビナーのマーケティング専門企業が提供していることもあり、初めてウェビナー配信をおこなう方でも使いやすいツールに仕上がっています。

会員制の「クローズドウェビナー」配信も可能なため、獲得した顧客の囲い込みにも応用できるのが強みです。
オプションサービスを利用すれば運営、コンテンツの作成も受けられるため、これからウェビナーを作り上げるという場合でも安心です。

利用料金は初期費用が無料、ライトプランは月額5,000円(税別)から、スタンダードプラン・プレミアムプランは月額48,000円(税別)からとなっています。

・コクリポ
URL: https://www.cocripo.co.jp/

コクリポは1時間3000円(税別)~と、低コストで利用できるウェビナーツールです。
従来の料金相場の1/10ほどという低料金で、高品質かつ充実した機能や、優れたサポート体制を誇ります。
画面共有機能はもちろん、チャット機能、アンケート機能も備わっており、双方向のコミュニケーションが可能です。

利用の際は主催者・参加者ともにソフトウェアをインストールする必要やアカウント登録も不要で、参加しやすいのも人気の理由です。
料金はフリープランから用意されており、ビジネスプランであれば10時間30,000円(税別)で100人まで同時接続が可能です。

・LiveOn
URL: https://www.liveon.ne.jp/

LiveOnは月額3,000円(税別)から導入できるウェビナーツールです。
「多人数モード」を利用すると同時参加拠点が無制限となるため、社内研修・説明会などの大人数にも対応可能です。
ウェビナー開催時には発言の予約機能や発言指名機能などが使用でき、より活発なコミュニケーションがおこなえるような仕組みになっています。

提供しているサービスにはASP版(クラウド型)とイントラパック版(オンプレミス型)があり、ASP版にオプションサービス「多人数モード」を追加すると、大規模・多人数へのウェビナー配信ができるようになります。

利用料金ASP版が月額3,000円/ホスト(税別)、1ライセンスにつき78,000円(税別)の初期費用が必要となります。オプションの「多人数モード」は300,000円の初期追加費用を支払えば利用することができます。

④配信に詳しい事務局の選定

映像配信は配信機材の接続や配信ツールの設定・操作など、工程が複雑になりがちです。スムーズな配信のためには、配信に詳しい人物を担当者に設定する必要があります。

とはいえ、「自社に配信に詳しい人物がいない」という企業も多いのではないでしょうか?特に、これまでウェビナーを開催したことがない場合は、イチから配信について知識を身に着けなければなりません。
通常業務をこなしながら配信の知識を身に着けるのは、現実として難しいのではないでしょうか。

ウェビナーの実績がない企業が配信をする際には、配信の専門知識が豊富な人物に準備をサポートしてもらうことをおすすめします。

ウェビナー(オンラインセミナー)開催を外注するメリット・デメリットは?

ウェビナー(オンラインセミナー)をスムーズに進めるには、配信に必要な工程・作業をアウトソースしてしまうのも1つの方法です。配信の工程を外注すると、どのようなメリットがあるのでしょうか?

 

配信を外注するメリット

配信代行サービスなどを利用して外注をする最大のメリットは、「複雑な工程を任せられるので、セミナーの内容に注力できる」という点です。

仮にイチから配信ツールの操作や接続方法などを学ぶ場合、かなりの時間を費やすことになります。これは配信担当者にとって大きな負担となるでしょう。
プロに任せて負担が減れば時間も浮きますし、ウェビナーの内容・構成作りや集客などの他の工程に時間を割けるようになります。

また、専門家に依頼をするため、開催当日に安定した配信クオリティが保てるのも大きな魅力です。知識や経験がないまま配信をおこなうよりもスムーズに進行可能なので、視聴者側もストレスなくセミナーを視聴できます。

配信を外注するデメリット

配信を外注するデメリットはコストが発生することです。予算が限られた中でウェビナーを開催しようと考えている企業の場合は、外注することでコストが高くなる可能性があります。

外注を検討する際には、作業内容と価格の費用対効果を考慮して決定するとよいでしょう。

まとめ

本記事では基本的なポイントについてご説明しましたが、「社内で配信のポイントについて熟知している人物がいる」というケースはおそらく少ないでしょう。

また、配信に関わる作業を実施するスキルも大変ですが、「配信全体をディレクションすること」は何よりも大変です。配信経験がない場合はなおさら難しいですし、その経験もすぐには積むことができません。

 

「配信が初めて」「ウェビナー(オンラインセミナー)の配信クオリティを上げたい」という企業は、配信のプロに相談してみてはいかがでしょうか。専門知識が必要、かつ複雑な作業をサポートしてもらうことで、安定した配信ができるようになります。自社の専門知識や技術・予算などを考慮したうえで、外注も検討してみましょう。

 

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