【24時間対応可能】海外とのWeb会議・テレビ会議のレンタルスペース探しならFUKURACIA

海外との取引の際にはメールや電話を多く利用することになると思いますが、相手の顔が見えないそれら連絡手段だけでは、万全な取引をすることはできません。とはいえ、ウィズコロナ時代では簡単に海外出張というわけにもいきませんよね。

これからの時代、海外の取引先と打ち合わせをする際は、Web会議・テレビ会議の導入が重要不可欠となります。画面越しとはいえ顔を見ながら会議ができるので、より込み入った話をしやすくなるでしょう。

しかし、会社の設備的にWeb会議・テレビ会議が難しい、という場合もあるかもしれません。そのようなときには、レンタルスペースを借りることをおすすめします。Web会議・テレビ会議のための設備が整ったスペースを借りれば、海外とのWeb会議・テレビ会議がしやすくなるものです。

今回は、海外とのWeb会議・テレビ会議をすることのメリットや、Web会議・テレビ会議システムの選び方、またおすすめのレンタルスペースをご紹介します。

海外との取引先でWeb会議・テレビ会議にてコミュニケーションを図るメリット

まずは、Web会議・テレビ会議を導入することで得られるメリットについて見ていきましょう。

会議にかかるコストが削減できる

Web会議・テレビ会議を導入することのメリットの最たるものが、会議にかかる費用を削減できるという点でしょう。

会議の基本は、メールや電話では話すことができない内容について、実際に顔を合わせて行うものです。しかしその場合、担当者が先方の会社に出張をしなくてはいけません。出張にはある程度の費用がかかりますし、時間もかかります。それが海外企業との取引となればなおさらです。

Web会議・テレビ会議を導入することで、それらの費用や時間がかかりません。頻繁に会議をする必要がある場合などは、かなりのコスト削減が実現するでしょう。

円滑な関係性、コミュニケーションの実現

海外の企業と取引をする際は、基本は電話やメールでやり取りをしていくことになると思います。それらの手段で連絡を取り合うことは、ビジネスを行う上で欠かすことのできないものです。しかし、メールや電話は相手の顔を見ることができません。ちょっとした連絡であればメールや電話で問題ありませんが、契約内容の詳細について話し合ったり、新しいサービスや商品の紹介をしたりなどは、文字や言葉のやり取りだけで行うことに適していないと言えます。

文字や言葉だけでは微妙なニュアンスは伝わりませんし、相手の表情を見ることができないので、臨機応変に言葉遣いを変えたりなどができないからです。

Web会議・テレビ会議であれば、相手の表情を見ながら、リアルタイムで情報伝達をすることができます。疑問点があればすぐに質問することもできますし、相手の表情を見ながら言葉選びができるので、より円滑にコミュニケーションが取れるでしょう。

円滑なコミュニケーションが実現することで、取引先との関係性をより深めやすくなりますので、長く良好な取引を続けるためには、Web会議・テレビ会議の導入は必須と言えます。

遠距離の担当者と気軽に会議ができる

海外などの遠方にいる相手と顔を合わせてコミュニケーションを取るのは非常に難しいものです。移動に費用や時間がかかるだけでもかなりハードルが高くなりますし、頻繁に行うとなると、さらにハードルが高くなるでしょう。とはいえ、だからと言って対面での会議をしないというのは、ビジネスにおいて大きな損失にもなりかねません。

Web会議・テレビ会議を導入することで、世界中どこにいる相手とも簡単に顔を見ながらの会議が可能になります。海外との取引も積極的に行えるようになりますし、海外に拠点を置くということにも前向きになることができるでしょう。

Web会議・テレビ会議を導入するというのは、ある意味で「場所」という観念から解放されることにもつながるのです。

海外とのWeb会議・テレビ会議システムを選ぶポイント5選

では次に、Web会議・テレビ会議システムを導入する際に注目したい、選び方や導入時のポイントについて見ていきましょう。

Wi-Fiが安定している

Web会議・テレビ会議は、円滑なコミュニケーションを図るために導入するものです。そのため、Wi-Fiといった回線が安定しておらず、映像や音声が途切れたりする環境下では、導入のメリットを100%享受することはできません。

海外とのやり取りを前提にしているのであればなおさらです。少しでも音声が途切れれば翻訳がうまくできなかったり、意味をはき違えたりしやすくなります。

Web会議・テレビ会議システムを導入する際は、Wi-Fiなどの回線の安定度などにも気を遣うようにしましょう。

サポート体制が厚い

Web会議・テレビ会議システムを選ぶ際は、サポート体制についても意識を向けておかなくてはいけません。どのように便利なシステムであっても、使っていれば何かしらのトラブルは発生するものです。

トラブルが発生したときにサポートをしてくれるものでなければ優れたシステムであるとは言えないでしょう。また、海外との会議を想定している場合であれば、日本時間にだけ対応できるだけでは充分ではありません。24時間365日、サポート対応可能なものを選ぶようにしてください。

必要な機能を備えている

想定している会議を実現するための機能が備わっているかどうかも大切です。単純に1対1の通話ができればいい、というだけであれば最もシンプルなシステムで問題ないかもしれません。しかし、ビジネスにおける会議はシンプルな通話だけでこなせるものばかりではないでしょう。映像中に画像ファイルを表示したり、アプリケーションを共有したりなど、商談などの会議では必要になってくるものです。

自分たちがどのような会議をするのか、その際にどのような機能が必要になるのかなどをしっかり洗い出したうえで、システムを選ぶようにしましょう。

導入時に必要な機材に関して負担がない

Web会議・テレビ会議システムを選ぶ際は、その導入コストについても注意しましょう。Web会議・テレビ会議導入のメリットには、出張などにかかるコスト削減ができるというものがあります。導入費用がかさんでしまっては、そのメリットが小さくなってしまうのです。

ただし、安ければ安いほどいい、というわけでもありません。必要な機能を備えているか、サポート体制は万全かなど、サービス内容と比較したうえで選ぶようにしましょう。

操作がしやすい

便利な機能が備わっていても、使い方が難しくては役に立ちません。使い方が複雑だと、社内でも使いこなせる人が少なくなるでしょうし、いざというとき、すぐに使用を開始することもできなくなるかもしれません。

Web会議・テレビ会議システムは、誰でも簡単に使いこなせるというのが非常に重要です。社員全員が使える、ことを目指し、操作性のあるものを選ぶようにしましょう。

海外とのWeb会議・テレビ会議に24時間対応可能な貸会議室・レンタルスペース

24時間対応可能!海外とのWeb会議・テレビ会議に使用できるオンラインサポートプラン

詳細は【こちら】

東京都内にある、海外とのWeb会議・テレビ会議に利用可能なFUKURACIAのレンタルスペースをご紹介します。24時間対応可能なので、どのタイムゾーンに属する国との会議も可能ですよ。

 

フクラシア丸の内オアゾ

面積:全10会場 50㎡~330㎡

利用可能人数:12名~231名

最寄り駅:JR東京駅、丸の内北口目の前

丸ノ内線「東京」駅直結、東西線「大手町」駅直結

駐車場情報:近隣駐車場あり(オアゾ駐車場、丸の内センタービルディング駐車場など7ヶ所)

https://www.fukuracia.jp/images/tools/parking_tokyo.pdf

 

住所:〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-6-5 丸の内北口ビルディング 15F・16F

MAP:https://www.fukuracia.jp/images/tools/map_marunouchi.pdf

 

お申込み電話番号:050-5287-4485

URL:https://www.fukuracia.jp/marunouchi/

【参考画像】

会議室C

会議室F

フクラシア東京ステーション

面積:全10室 35㎡〜310㎡

利用可能人数:18名~最大225名

 

最寄り駅:地下鉄[大手町]駅から地下B6出口直結、JR[東京]駅・日本橋口から徒歩1分

駐車場情報:近隣に駐車場あり(サピアタワー、日本パーキングセンターなど7ヶ所)

https://www.fukuracia.jp/images/tools/parking_tokyo.pdf

 

住所: 〒100-0004 東京都千代田区大手町2-6-1 朝日生命大手町ビル5F,6F

MAP:https://www.fukuracia.jp/images/tools/map_tokyost.pdf

 

お申込み電話番号:050-5265-4810

URL:https://www.fukuracia.jp/tokyo/

 

【参考画像】

会議室E

 

会議室G

フクラシア品川クリスタル(港南)

面積:全11室 20㎡~400㎡(総面積2000㎡)

利用可能人数:3名~273名

最寄り駅:JR品川駅・港南口から徒歩8分

京浜急行「品川」駅から徒歩8分

駐車場情報:近隣駐車場あり(GIKENエコプラザ大同品川ビル駐車場、 パークイット品川駅港南口 など9か所)

https://www.fukuracia.jp/images/tools/parking_crystal.pdf

 

住所:〒108-0075 東京都港区港南1-6-41 芝浦クリスタル品川 2階、3階

(旧名: 品川クリスタルスクエア)

MAP:https://www.fukuracia.jp/images/tools/map_crystal.pdf

 

お申込み電話番号:050-5265-4815

URL:https://www.fukuracia.jp/shinagawa/

 

【参考画像】

会議室C

 

会議室E

フクラシア八重洲(東京)

面積:全16室 45㎡〜200㎡

利用可能人数:18名~138名

 

最寄り駅:JR東京駅・八重洲地下街5番出口目の前、JR東京駅・八重洲南口より徒歩3分

東京メトロ銀座線「京橋」駅・7番出口より徒歩4分

駐車場情報:駐車場なし

 

住所:〒104-0028 東京都中央区八重洲2-4-1 ユニゾ八重洲ビル(常和八重洲ビル)3F

MAP:https://www.fukuracia.jp/images/tools/map_yaesu.pdf

 

お申込み電話番号:050-5285-6525

URL:https://www.fukuracia.jp/yaesu/

 

【参考画像】

会議室A

会議室B

フクラシア品川高輪口

面積:全4室 40㎡~140㎡

利用可能人数:54名~135名

 

最寄り駅:JR品川「高輪口」駅から徒歩4分

京浜急行「品川」駅から徒歩4分

駐車場情報:近隣駐車場有り(タイムズシナガワグース、タイムズ高輪第21)

https://www.fukuracia.jp/images/tools/parking_shina.pdf

 

住所:〒108-0074 東京都港区高輪3-25-33 長田ビル6階

MAP:https://www.fukuracia.jp/shinagawa2/images/access/shinagawa_map.pdf

 

お申込み電話番号:050-5265-4820

URL:https://www.fukuracia.jp/shinagawa2/

 

【参考画像】

会議室A

 

会議室D

フクラシア浜松町

面積:全4室 40㎡~300㎡

利用可能人数:30名~201名

 

最寄り駅:都営大江戸線「大門」駅から徒歩2分

東京モノレール「浜松町」駅から徒歩2分

駐車場情報:近隣駐車場有(コインパーク浜松町第4など8ヶ所)

https://www.fukuracia.jp/images/tools/parking_hama.pdf

 

住所:〒105-0013 東京都港区浜松町1-22-5 KDX浜松町センタービル6階

MAP:https://www.fukuracia.jp/images/tools/map_hama.pdf

 

お申込み電話番号:050-5265-4821

URL:https://www.fukuracia.jp/hamamatsucho/

 

【参考画像】

会議室A

 

会議室B

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国際化が進み、なおかつウィズコロナで生きていかなくてはいけない現代社会のビジネスにおいて、Web会議・テレビ会議の導入は必要不可欠です。機能性や操作性、価格帯などに注意して、最適なシステムを選び導入していくようにしましょう。

会社内でWeb会議・テレビ会議をするのが難しいという場合には、FUKURACIAのレンタルスペースを利用することをおすすめします。24時間対応で、サポート体制も万端なので、円滑にWeb会議・テレビ会議を実施することができますよ。

 

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