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海外との取引先でWeb会議・テレビ会議にてコミュニケーションを図るメリット

まずは、Web会議・テレビ会議を導入することで得られるメリットについて見ていきましょう。

会議にかかるコストが削減できる

Web会議・テレビ会議を導入することのメリットの最たるものが、会議にかかる費用を削減できるという点でしょう。

会議の基本は、メールや電話では話すことができない内容について、実際に顔を合わせて行うものです。しかしその場合、担当者が先方の会社に出張をしなくてはいけません。出張にはある程度の費用がかかりますし、時間もかかります。それが海外企業との取引となればなおさらです。

Web会議・テレビ会議を導入することで、それらの費用や時間がかかりません。頻繁に会議をする必要がある場合などは、かなりのコスト削減が実現するでしょう。

円滑な関係性、コミュニケーションの実現

海外の企業と取引をする際は、基本は電話やメールでやり取りをしていくことになると思います。それらの手段で連絡を取り合うことは、ビジネスを行う上で欠かすことのできないものです。しかし、メールや電話は相手の顔を見ることができません。ちょっとした連絡であればメールや電話で問題ありませんが、契約内容の詳細について話し合ったり、新しいサービスや商品の紹介をしたりなどは、文字や言葉のやり取りだけで行うことに適していないと言えます。

文字や言葉だけでは微妙なニュアンスは伝わりませんし、相手の表情を見ることができないので、臨機応変に言葉遣いを変えたりなどができないからです。

Web会議・テレビ会議であれば、相手の表情を見ながら、リアルタイムで情報伝達をすることができます。疑問点があればすぐに質問することもできますし、相手の表情を見ながら言葉選びができるので、より円滑にコミュニケーションが取れるでしょう。

円滑なコミュニケーションが実現することで、取引先との関係性をより深めやすくなりますので、長く良好な取引を続けるためには、Web会議・テレビ会議の導入は必須と言えます。

遠距離の担当者と気軽に会議ができる

海外などの遠方にいる相手と顔を合わせてコミュニケーションを取るのは非常に難しいものです。移動に費用や時間がかかるだけでもかなりハードルが高くなりますし、頻繁に行うとなると、さらにハードルが高くなるでしょう。とはいえ、だからと言って対面での会議をしないというのは、ビジネスにおいて大きな損失にもなりかねません。

Web会議・テレビ会議を導入することで、世界中どこにいる相手とも簡単に顔を見ながらの会議が可能になります。海外との取引も積極的に行えるようになりますし、海外に拠点を置くということにも前向きになることができるでしょう。

Web会議・テレビ会議を導入するというのは、ある意味で「場所」という観念から解放されることにもつながるのです。

海外とのWeb会議・テレビ会議システムを選ぶポイント5選

では次に、Web会議・テレビ会議システムを導入する際に注目したい、選び方や導入時のポイントについて見ていきましょう。

通信に必要なデータ量が少ない

Web会議・テレビ会議は当たり前ですが、NET回線を使用したデータ通信です。映像や音声が途切れたりする環境下では、導入のメリットを100％享受することはできません。海外とのやり取りを前提にしているのであればなおさらです。少しでも音声が途切れれば翻訳がうまくできなかったり、意味をはき違えたりしやすくなります。

Web会議・テレビ会議システムを導入する際は、通信に必要なデータ量も考慮しましょう。

サポート体制が厚い

Web会議・テレビ会議システムを選ぶ際は、サポート体制についても意識を向けておかなくてはいけません。どのように便利なシステムであっても、使っていれば何かしらのトラブルは発生するものです。

トラブルが発生したときにサポートをしてくれるものでなければ優れたシステムであるとは言えないでしょう。また、海外との会議を想定している場合であれば、日本時間にだけ対応できるだけでは充分ではありません。24時間365日、サポート対応可能なものを選ぶようにしてください。

必要な機能を備えている

想定している会議を実現するための機能が備わっているかどうかも大切です。単純に1対1の通話ができればいい、というだけであれば最もシンプルなシステムで問題ないかもしれません。しかし、ビジネスにおける会議はシンプルな通話だけでこなせるものばかりではないでしょう。映像中に画像ファイルを表示したり、アプリケーションを共有したりなど、商談などの会議では必要になってくるものです。

自分たちがどのような会議をするのか、その際にどのような機能が必要になるのかなどをしっかり洗い出したうえで、システムを選ぶようにしましょう。