プロジェクトのスタート時に、関係者全員の情報レベル合わせや、モチベーションアップに貢献するキックオフミーティング。特に、IT系ソフトの開発といった長期に渡って運営するプロジェクトにおいて、効果的とされています。
キックオフミーティングを単なる社内会議に終わらせないためには、どんなことに気を付ければ良いのでしょうか。招集から開催当日まで、順を追って見ていきましょう。

1.キックオフミーティングの招集

たくさんの人間がかかわる事業をスムーズに進めるために、キックオフミーティングは欠かせません。プロジェクトが始まる前に基礎情報を共有したり、必要に応じて自己紹介を行ったりと、関係者全員が集まることで、実り多いミーティングになります。リーダーが行う最初の仕事として、まずは、キックオフミーティングを企画してみましょう。
ミーティングを行うにあたり、大事なのは招集するメンバーを選ぶこと。役員から社外の関係者に至るまで、プロジェクトにかかわる人、全員に声をかけましょう。メインとなるメンバーや、確実に参加してほしい人にはスケジュールを確認しておくのも忘れずに。参加率を高めるためには、事前の根回しも必要です。全員参加を目指しましょう。

2.アジェンダ・資料の準備

どんな段取りでミーティングを進行するのかを明記するのが予定表となるアジェンダです。検討事案も含め、書き入れます。アジェンダを配布することで、参加者も会議の流れをつかむことでき、理解度が高まります。担当役員の挨拶、事業概要、全体スケジュールの説明、主要メンバーの紹介など、会議次第を細かく記載し、さらに予定する所要時間も記しておくと効率的です。
加えて、資料も準備します。事業概要、プロジェクトの目的、全体スケジュール、関係者リストあたりは、最低限、整えておきたい基礎情報です。そのほか、プロジェクトの管理体制、予算配分、法令関連資料など、ミーティング当日はさらっと説明する程度でも、手間を惜しまず準備しておくことで、情報の共有が図りやすくなります。

3.当日のプレゼンテーション

キックオフミーティング当日は、見やすく分かりやすいプレゼンテーションを心がけましょう。
プレゼンテーションスライド1枚につき、3分ほどの説明で済ませることが、参加者の集中力を妨げないコツです。資料にある内容をそのまま読むのではなく、要点を絞り簡潔にまとめることで意図が伝わりやすくなります。
参加者が多く、自社の会議室が手狭なようなら、貸し会議室を利用してもよいでしょう。プレゼンテーションに必要な設備がそろっているため、準備も簡単です。Wi-Fi完備の貸し会議室を選べば、インターネットを通じた情報共有も可能になります。

4.終了後はケータリングを利用した交流会を

プロジェクト関係者同士の親睦を深めるなら、ミーティング後の懇親会をセッティングするのもおすすめです。
長いプロジェクトを通して、多くの関係者が集まる機会はあまりありません。相互理解の場を提供するための、またとない機会になるでしょう。
ミーティング会場と同じ会議室で開催すれば、移動の手間も省け、流れもスムーズになります。ケータリングサービスを利用して、準備から後片付けまでお任せすることも可能です。便利なサービスを活用して、スマートに懇親会を開催しましょう。

プロジェクトの最初の一歩

キックオフミーティングは、プロジェクトの最初の一歩。召集から準備、開催当日まで怠りなく準備をして、ミーティングを成功させましょう。情報の共有と、参加者同士の相互理解が、プロジェクト関係者のモチベーションを上げてくれます。

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