オフサイトミーティングは、通常のミーティングや会議とは異なり、役職や肩書きにとらわれず率直に意見を交し合う場です。立場の違いなどによって普段は見えづらい本音を語ることで参加者同士の理解が深まり、チーム全体の協力体制や連携が強化される効果を期待できます。チームワークが求められる業務においては、作業効率の向上にもつながるはずです。

社内メンバーのみを参加者とするミーティングを社内で実施している場合、ミーティング中の来客や電話そのほか急ぎ対応が必要とされる業務などに際して「社内ミーティングならいったん中断しても問題ないだろう」と担当者が呼び出され、中断を余儀なくされるケースが少なくありません。しかし、たびたび中断するような環境では、落ち着いた話し合いが難しくミーティングの質が低下しがちです。オフィスを離れて実施するオフサイトミーティングでは、こうした邪魔が入ることはなく、集中してじっくりと話し合うことができます。

オフサイトミーティングは、社内の会議室など見慣れた空間とは異なる環境で、立場にとらわれず率直な意見を出し合うのが特徴です。普段見慣れないものを見たときや、普段と異なる環境に身を置いたとき、人は集中力が高まり、発想力が豊かになりやすいものです。いつもとは異なる環境およびやり方でのミーティングによって、これまでの話し合いでは見落としていたような点に着目したり、そこから新たな発想が生まれたりといった展開になることが多いです。

社内の会議室やミーティングスペースならば、空いているタイミングであればいつでも何度でも、別途費用をかける必要なくミーティングに使用することができます。一方、オフサイトミーティングの場合は、ホテルや貸し会議室、レンタルスペースなど、会場となる施設を借りるために費用がかかることが多いです。気分を変えるために、職場からある程度距離のある場所でオフサイトミーティングを行うのであれば、移動のための交通費や宿泊費がかさむ場合もあります。通常のミーティングと比べ、開催するためにかかる費用が割増になるという点は認識しておく必要があるでしょう。

オフサイトミーティングの場合、社内でのミーティングと比べ、ミーティング前後の移動時間などを多く見積もる必要があります。社内ミーティングであれば、直前の予定終了時刻が、ミーティング開始の5分前であったとしても参加可能でしょう。しかし、社外に場所を移して行うオフサイトミーティングの場合、直前や直後に別の業務予定を組むのは難しいと言えます。あらかじめ施設の利用予約をしておく必要もあるため、急なミーティング開催も難しいです。オフサイトミーティングは、社内ミーティングより事前の準備や業務調整の必要性が高いと言えます。

普段見慣れた会議室とは別の場所でミーティングを行うことで、新たな発想が生まれやすくなるという点はオフサイトミーティングのメリットの一つであると先述しました。しかし、オフサイトミーティングは、単に場所を変えて目新しさを求めることを目的とするものではありません。せっかく場所を変えても、普段と同じような議題を同じような進行方法で論じていたのでは、オフサイトミーティングの大きな魅力である「立場にとらわれず、率直な意見を出し合う」ということができない可能性があります。せっかくオフサイトミーティングを行うのであれば、単に「いつもと場所を変えただけ」にならないよう、参加者がオフサイトミーティングの意義や目的を理解した状態で行うことが大切です。

ミーティングの目的とテーマを明確にする

まずは、オフサイトミーティングを行うのは何のためなのかと、その目的のためにどのようなテーマについて話し合うのかを明確にする必要があります。オフサイトミーティングは、特定の問題の解決策を決定するというような内容よりも、参加者全員が率直な意見やアイデアを出すことでチームとしての課題などを見つけ、共有していくような目的と内容が適しています。

参加者を選定し、目的とテーマを共有する

目的とテーマが決まったら、それに合わせて参加者を選定します。オフサイトミーティングでは参加者が自由に発言しやすい環境づくりが重要なので、参加者は数人から10人ぐらいまでの少人数とするのが望ましいです。
参加者が決まったら、あらかじめオフサイトミーティングの目的とテーマを共有しておきましょう。事前にテーマに対する考えや意見をまとめておいてもらうことで、当日の話し合いで、よりさまざまな意見を得やすくなるはずです。

日時決定および会場の選定、予約を行う

参加者の予定などに配慮しつつ日時を決め、目的や内容、参加人数に合わせて会場を選定し、予約を行いましょう。会場選びの際にはアクセスしやすいかどうか、必要な設備が揃っているかどうか、明るく開放的な雰囲気であるかどうか、などといった点に注目してください。

「収束」より「発散」を意識した話し合いを行う

オフサイトミーティング当日の話し合いは、通常の会議のように一つの結論への「収束」を目指すのではなく、より多くの人が意見を出すことで話題を広げていく「発散」を意識した話し合いになるように進行することが大切です。

話の流れに応じた柔軟な進行を意識する

通常の会議ではあらかじめ進行スケジュールを決めておき、それに沿って進行するのがセオリーですが、オフサイトミーティングでは事前に決めた議題や進行をきっちりと守って進める必要はありません。当日の話の流れに応じて、柔軟に議題や話し合いの時間を変更しつつ進行することをおすすめします。

参加者のフィードバックを集める

オフサイトミーティングの終了後は、早めに参加者全員から、ミーティングに対するフィードバックを集めるようにしましょう。意義のあるミーティングになったと感じたかどうかや改善点などのフィードバックをもらうことで、次回の開催に生かすことができます。