会議を有意義な時間にするには、会議前の準備をしっかりと行う必要があります。会議を開催する際には、あらかじめ以下のようなポイントを押さえて準備しましょう。

会議の目的を明確にする

一口に会議と言っても、何かを決定するための会議もあれば、アイデア出しのために行う会議もあります。会議を行う際は、その会議が「何のために行う会議なのか」を最初に明確にすることが大切です。会議の目的により、参加者の人選や会議の進行方法、所要時間などが変わってきます。
目的がはっきりしない会議、例えば、とりあえず大まかなテーマや参加者だけを決めて、その場の流れで課題や議題を決めて議論する会議は、本当に必要な議題が論じられずに終わるなど、非効率的な会議となってしまうことが多いです。
問題提起だけに終始するような会議にしないためにも、その日の会議の目的や着地点を設定し参加者に周知するようにしましょう。

目的に応じた出席者の選出

会議の目的が明確になったら、その目的に応じて必要最小限の出席者を選出します。プロジェクトの関係者であっても、その日の会議の目的によっては参加する必要のない人もいます。その会議における各参加者の役割（何のためにその会議に出席するのか）を明確にし、招集する際に伝えておくことで、個々の参加者に会議の目的の理解や必要な準備を促しましょう。
会議の目的に対して特に役割のない人の招集は避けるようにします。誰を呼び誰を呼ばないのかを、会議の目的に合わせてしっかりと判断しましょう。

必要な資料などを準備、共有しておく

会議の目的に応じて、必要な資料やデータはどのようなものかを見きわめ、あらかじめデータ抽出やグラフ化などの準備、共有を行っておきましょう。会議の場で改めて印刷物の配布や画面表示を行っても良いですが、事前の共有および各自確認を徹底しておくことで会議の場での話し合いなどがスムーズに進行しやすくなるはずです。

会議を有意義なものにするには、会議を行う場所の選定も重要です。具体的には以下のような点に注目して選定しましょう。

便利な立地の会議室を選ぶ

会議の時間そのものは有意義であったとしても、会議室までの交通アクセスが不便で時間がかかったり、場所がわかりづらいせいで遅刻する参加者がいたりしたのでは、業務効率が良いとは言えません。
会議の場所は、参加者全員にとってアクセスしやすくわかりやすい立地にある会議室を選定するのが望ましいでしょう。

充実した設備の会議室を選ぶ

必要な機材やネットワーク環境が揃っていることも、会議をスムーズに進行するために大切なポイントです。機材の準備不足などが原因で進行が滞ることがないよう、設備の充実した会議室を選ぶようにしましょう。

会議当日の進行においては、以下のようなポイントを押さえることが重要です。

論点とスケジュールを最初に共有する

会議の最初に、その会議における議題の確認と進行スケジュールを提示しましょう。参加者全員が時間配分を意識しつつ議論を進行することで、効率良く質の高い議論が実現しやすくなるはずです。

ルールやマナーを守った進行を心がける

会議中の居眠りや電話応答、議題からかけ離れた提案など、会議の進行を妨げる行為が行われないよう、あらかじめ会議中の禁止事項や注意事項を定めて説明しておくことも会議の質を高め、有意義な時間とするために重要なポイントです。

議題に対する結論を全員で確認する

会議の終了前（議題が複数ある場合は、それぞれの議題についての議論を終えて次の議題に進行する前）に、議題に対するその場での結論をまとめて提示する時間を設けましょう。
当初設定した会議の目的がきちんと達成できたのかを全員で確認し、疑問点などをクリアにすることで有意義な会議となるでしょう。