貸し会議室は、利用目的に応じた規模の部屋や設備があり、交通に利便の良い立地であり、さらに、選べるオプションサービスも豊富なため、さまざまな目的で使用されています。
一般の会議に限らず、例えば、企業の株主総会を開催することも可能です。数百人単位の株主を集めて行われる株主総会は、イベントホール、コンペティション会場やホテルを借りて開催されるイメージがありますが、最近では、貸し会議室で行われる例も増えています。
そこで今回は、貸し会議室の利点が、株主総会の適している理由について紹介しましょう。

ご存じでしたか? 貸し会議室のこんな使い方

貸し会議室といえば、セミナー、会議、イベントなど一時的な利用を行う場合がほとんどです。
しかし、近年では、プロジェクト・ルーム、サテライトオフィスのような企業の拡張オフィスとして、貸し会議室を長期間レンタル使用するケースも増えてきました。さらに、国際会議、企業のプレス発表、株主総会の開催場所としても使われています。
そうした幅広い利用が可能になるのも、貸し会議室がもつメリットによるものです。簡単に3つにまとめてみました。

メリットその1:企業向けイベントに対応するオフィス設備の充実

貸し会議室の設備や用意できる備品は、一般的なオフィスに必要なものはもちろん、自社では保有しにくい大型の機材や設備などもオプションで利用できます。例えば、大型プロジェクターや映像・音響機器、テレビ電話会議システム、同時通訳設備など、必要な期間だけレンタルできるため、費用対効果の面でも大きなメリットがあります。

メリットその2:レイアウトは自由自在。大規模イベントも可能

貸し会議室には、さまざまな広さや多彩な用途を持つ部屋がそろっています。講堂スタイルの大きなホールから、自由なレイアウトが可能な分割型の会議室まで、使用目的に合わせて最適な部屋を選択できます。例えば、株主総会の事務局として、準備期間にもオフィスとして利用してみてはいかがでしょうか? 本社とのテレビ電話会議が可能な設備もあり、サテライトオフィスとして十分活用できます。

メリットその3:スタッフをアウトソーシングできる

会場設営、管理、運営などに必要なスタッフを、アウトソーシングできるところも、貸し会議室の大きなメリットです。例えば、数年前に連日マスコミでその様子をにぎわせていた各省庁による事業仕分け。その仕分け場所となっていたのが、貸し会議室でした。多くのスタッフが事業仕分けの現場で働いていましたが、そのほとんどが、貸し会議室を通してアウトソーシングされた人材だったようです。株式総会に向けて、一時的なスタッフの確保も、貸し会議室なら無理なく行えます。

株主総会の会場運営で求められる機能がすべてそろう

このように、貸し会議室には株式総会を行うためのメリットがそろっています。
株主総会の開催には、本会場以外にも、役員、株主、弁護士などの控室が必要ですが、会場を自由に設定できるため、動きやすい環境を設置できます。本会場にカンファレンスホール、控室にレンタルルームや会議室、という具合に、規模を調整できるのもうれしいところです。
また、大型スクリーン、プレゼンテーション機器、マイク、ライトなど、議事進行に必要な備品もそろっており、自社から持ち運ぶ手間も省けます。もちろん、外国人投資家や外国人役員のための同時通訳にも対応が可能です。
さらに、スタッフのアウトソーシングで、メディア対応窓口業務をはじめとする、円滑な総会運営への人員配置ができます。そしてなにより、貸し会議室は、希望に応じて立地を選ぶことができるのも大きなメリットです。主要幹線道路や、ターミナル駅近くに立地した場所を選ぶことで、来場する株主へ交通の利便性まで配慮することができるのです。

株主総会は貸し会議室で

株式会社は、事業年度の終了後、事業報告のための定時株主総会を開く必要があります。また株主の賛同を必要とされる事案が発生するごとに、随時、臨時に株主総会を開くこともあるでしょう。
会場選定、運営の苦労を軽減するためにも、株主総会を貸し会議室で開催してみてはいかがでしょうか?

『株主総会』にお勧めの会場はこちら