会議や研修、セミナー、企業イベントを社内ではなく「貸し会議室で行う」という選択をする企業が多く出てきています。レンタルスペースとはいえ、今やそのサービスはホテル並みのグレード。しかも、いつもの仕事場とは違う空間で、リフレッシュした気持ちで会議に臨めるのも貸し会議室のメリットです。
今回は、貸し会議室の施設における重要な4つのポイントをご紹介していきます。

1.自由なレイアウトが可能

自社の会議室だと広さも備品もある程度は決まってしまっているので、人数に合わせたレイアウト変更が難しい場合があります。しかし、貸し会議室だと人数に適した広さの会議室を選べて、レイアウトも自由自在。
たとえば高層階で大きな窓を配した会議室なら、開放的な雰囲気のセミナーや会議が実現するでしょう。デザイン性の高いおしゃれな会議室なら、イベントも華やかなものになります。
室内の広さやレイアウトと共に、休憩室・喫煙室など会議の合間のリラックスできるゾーンがあることも、貸し会議室では見逃せないポイントです。

2.豊富なオプション

そして次の大きなメリットが、会議用のオプションが充実していること。コピーボードや文房具はもちろん、ホワイトボードやプロジェクター、スクリーンといった備品に加え、TV会議システムや同時通訳ブースも完備。会議に特化した充実したサービスによって会議もはかどりそうです。
もちろん、Wi-Fiなどのインターネット接続も準備されていて、ノートパソコンの貸し出しができる会議室もあり、機器トラブルの際に代替品を使用すれば進行が滞ることなく安心です。

3.ホテル並みの飲食サービス

貸し会議室を選ぶなら、ケータリングサービスがあるかどうかも重要なチェックポイント。軽食の手配は想像以上に煩わしいものです。その食事の内容も、高級料亭のお弁当やホテル並みの料理をセレクトできたら、会議やセミナーのグレードが一気にアップするでしょう。
また、ブレイクタイムに欠かせないコーヒーなど喫茶サービスのチェックもお忘れなく! こういった細かい点が、会議に出席する社員の士気につながります。

4.交通の便にも気遣いを

大規模な会議では、地方支社の社員や遠方からのゲストが参加する場合もあります。そのようなときに、会場の交通の便が良いことは大きなメリットです。
会議に出席して、すぐに本社や地方支社にトンボ帰り……。時間を一秒も無駄にできないビジネスマンにとって、東京駅や品川駅、浜松町など交通の要所に貸し会議室があるのは嬉しい限りです。
その逆に、リゾート型の貸し会議室も登場してきています。完全な非日常空間で、宿泊も可能な貸し会議室は、長期の研修などに使われます。もちろんホテルと同等のサービスが期待できるので、安心して会議に臨むことができます。

選ぶなら設備が充実した貸し会議室!

このように、最近の貸し会議室は設備もサービスもどんどん充実してきています。専属のコンシェルジュが会議のサポートをしてくれれば、運営者としても安心して進行に専念できますね。
コンシェルジュは、会議室のレイアウトから一番効果的な会議運営の方法、参加者の宿泊手配、当日のケータリングサービスなどすべてを取り仕切ってくれます。彼らとの綿密な打ち合わせが会議の成功の大きなカギとなるので、何でも相談してみましょう。
たかが会議、されど会議。その一つの会議が、ビジネスの大きな転換につながるかもしれません。