学会とは、研究者が論文や研究成果を発表する場です。小規模なものなら通常は大学の教室や講堂などで行われますが、最近はその便利さから貸し会議室を使って開催されることが増えてきています。
それでは、どのような貸し会議室が適しているのでしょうか? 今回は学会向きの貸し会議室の条件についてご紹介していきます。

学会ならではの開催方法にあった会議室

「学会には、1日限りのものから、1~2週間と長期に渡るものまであります。長期開催のときに重要となってくるのが、交通・宿泊の便です。地方や海外からの参加者が多い学会の場合、長期の出張となるので、なるべく交通の便が良くて大型ホテルが多いエリアを選ぶようにしましょう。会場との移動も少なくなり、無駄な時間を省けます。これは、当日で終わる学会においても共通して言えます。
貸し会議室のサービスに宿泊施設の手配が付帯されていると、運営の煩雑な作業が少なくなり便利です。ホテルから貸し会議室の間に移動距離があるようなら、レンタルバスを利用するという方法もあります。

海外からのゲストへの対応

学会の特徴として、海外からのゲストが多いことが挙げられます。文化や宗教の違いがあるため、相応の気遣いが必要になりますが、国際感覚に精通したコンシェルジュスタッフが常駐する貸し会議室を使用すれば安心です。会議中には同時通訳サービスやテレビ電話のレンタルなどが欠かせず、また、海外のVIPをお迎えするためには個別の控え室、特別室なども必要となるでしょう。施設概要を必ずチェックして選ぶようにしましょう。

ハイクオリティな音響・照明

学会は、長年に渡って研究してきた成果を発表する晴れの場。堅実なムードになりがちですが、ハイクオリティの音響・照明で盛るあげることも必要です。その会のイメージにマッチした音響・照明を作り出すには、経験豊富な選任スタッフのいる会場が向いています。BGMや効果音の適切なタイミングなど、演出面で相談に乗ってもらえて安心です。主催者側としてどんなに小さな要望も漏らさず伝えることが、学会の成功につながります。
また、一度使用した貸し会議室だと前回の記録をもとにスムーズな打ち合わせができます。信頼できるスタッフのいる貸し会議室を探し出すことが学会成功への近道とも言えます。

貸し会議室ならではのメリット

大・中・小の部屋を揃えた貸し会議室なら、メインの発表は大きなスペースで、分科会は小さめの会議室で……、といったようにさまざまな規模の学会に対応できます。また、ホテルと違ってイベントに特化した施設なので、一般の方の出入りが少なく会場がわかりやすいというメリットも。
学会と言えば、その後の懇親会も運営者としては注力すべきイベントです。わざわざホテルの宴会場やレストランを借り切って開くよりは、同じスペースでそのまま行うほうが移動の手間がない上にリーズナブルに済ませることができるでしょう。その浮いた費用をホテル並みのケータリング料理に使えば、満足度の高い懇親会になるはずです。

貸し会議室で学会を行うという選択

いかがでしたか? 以下の4項目が学会に向いている貸し会議室の条件です。

1.交通の便が良く、宿泊施設のアテンドもしてくれる
2.海外からのゲストの対応ができるサービスがある
3.音響・照明に強いスタッフがいる
4.懇親会のためのケータリングサービスがある

失敗の許されない大切な学会を成功に導くために、参考にしてみてください。