部門内や全社規模で行われる社内会議。集まるのは「身内」だから……と、会場選びについては甘く考えてしまいがちです。ところが、社員はそれぞれの仕事を抱えるなか、なんとか都合を合わせて参加していることも。良い会場でなければ、その後のモチベーションに影響が出てしまうかもしれません。そういったことができるだけ避けられるよう、会場選びのコツを見ていきましょう。

アクセス

参加者が社員ということで、「多少不便な場所でもがまんしてもらって、利用料金が低い会場を選んで……」と考える担当者の方もいるかもしれません。しかし社員は、会議の前後に取引先や自社工場に行かなければならないなど、さまざまな予定を抱えているもの。アクセスに優れた会場でなければ、そうした予定に影響してしまう可能性もあります。また、会議が長引いた場合、不便な場所から家へ帰るのは疲れのもとになります。

レイアウトの変更がきく

社内会議では、当日になって参加人数が増えたり減ったりする場合が少なくありません。また、異なる種類の会議を連続して行うこともあるでしょう。そうしたときに、会議室の机、椅子などの配置を変えられると便利です。コの字型からロの字型、あるいは学校の教室スタイルへ……など自在に変更できれば、スペースを無駄なく使うことができて、手配した会議室を最大限有効に活用できます。

逆にレイアウトの変更がきかなければ、当日の参加人数が予定より大分少なくなった場合などは、がらんとして寂しい印象になり、参加者のモチベーションが下がってしまうかもしれません。

懇親会を開ける

全社規模の会議はそんなに頻繁に行わないという企業も多いでしょう。そのため、会議と懇親会を同じ日に実施できると便利です。

会議の会場とは別の場所で懇親会を開くことも考えられますが、そうした場合、参加者がその場所まで移動する必要があります。それならば、同じ会場を使ったほうが社員の負担が減り、喜ばれるかもしれません。ケータリングサービスなどが利用できる会場を選ぶとよいでしょう。

急な宿泊の相談に応じられる

特に全社規模の会議では、当日になって近隣のホテルなどに宿泊したい社員が出てくる可能性があります。会議が長引いたから、体調が優れないからなどさまざまな理由が考えられますが、いずれにしても、そうした場合のフォローもしっかり行いたいものです。とはいえ、企業の行事担当者はほかにも多くの用事を抱えていて、なかなか宿泊先の手配まではできないかもしれません。かといって、疲れのたまった参加者が自分で探すのも大変でしょう。そんなとき、会場のほうで急な宿泊の相談に応じてもらえると便利です。そうしたスタッフが常駐している会場を選べば安心ですね。

参加者や担当者自身の負担を減らせる選択を

多くの社員は日々の業務の合間を縫って社内会議に参加します。会場を選ぶときには、そんな社員たちの負担をできるだけ減らせる選択をしたいですね。もちろん、担当者自身の手間もできるだけ少なく済むようにして、行事の内容を充実させることにより多くの時間を使いたいものです。

貸し会議室・レンタルスペース・イベントスペースを提供する「フクラシア」は、そうしたご要望に合った会場をご用意できます。ロケーションは東京、品川、浜松町など都内の主要駅に近く、ホテルのようなおしゃれな空間を提供。ケータリングの手配、会議終了後の宿泊先のご紹介などもワンスポットでサポートします。複数のレイアウトパターンに対応可能な会議室は、高速インターネット回線完備。備品のラインナップも充実しており、部門内や全社規模で行われる社内会議にも便利にご利用いただけます。

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会議で貸し会議室を利用した事例