貸し会議室・レンタルスペースの使い方|利用のメリットと使い方(活用事例)

近年は貸し会議室やレンタルスペースなどの需要が高まっており、多くの施設がさまざまなサービスを提供するようになりました。その一方で、「特に機会もないし、利用したことがない」という方もまだまだ多いようです。名称から「会議のための施設」というイメージを持たれる方が多いかもしれませんが、実際のところ貸し会議室は会議以外にもさまざまな用途に活用されています。
ここでは、貸し会議室やレンタルスペースとはどのようなものなのか、活用例や利用するメリット、選び方などについてご説明します。

貸し会議室・レンタルスペースとは

貸し会議室とは、会議や打ち合わせなどに利用できる個室空間を一定時間貸し出すサービスのことを言います。文字通り「時間貸しする会議室」というイメージで、会議用のデスクや椅子、モニターやプロジェクターなどといった設備を備えている施設が多いです。「会議室」という名称ですが、企業の会議や打ち合わせのほか、セミナーや研修、ワークショップ、趣味などの教室といった用途にも利用されます。ホテルやオフィスビルなどの一画にある民営の貸し会議室のほかに、公民館など公共施設内にある公営の貸し会議室もあります。
レンタルスペースもまた、個室空間を一定時間貸し出すサービスを指す言葉です。貸し会議室もレンタルスペースの一種であると言えますが、「レンタルスペース」と称する場合は用途を会議に限定せず、より幅広い用途を想定している施設が多いです。想定する用途によって広さや設備などもさまざまで、例えばキッチン設備や撮影用設備、ダンスレッスンなどに使える大型の鏡を壁に配したレンタルスペースなどがあります。企業の利用はもちろん、個人や民間のサークル活動などにも利用されます。

貸し会議室・レンタルスペースを利用するメリット

会議や打ち合わせ、セミナーなどを行うにあたって、貸し会議室やレンタルスペースを利用することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか?主なものを見ていきましょう。

メリット1:理想的な立地・設備で会議ができる

社内に会議室があったとしても、会議の規模や必要な設備などによっては適した環境でないことがあります。また、ちょうど良い規模の会議室や設備が社内にあったとしても、ほかの予定が先に入っていて、良いタイミングで使用できないというケースもあるかもしれません。このようなとき、狭すぎたり広すぎたりする社内の会議室で会議を行ったり、必要な設備をほかの設備で代用したりしたのでは、理想的な会議環境とは言えず、会議の質自体の低下につながるでしょう。貸し会議室やレンタルスペースであれば、会議の目的や規模に最適な環境での会議を行うことができます。立地の良い施設が多いため、社外の人を交えた会議や打ち合わせなどの場合も、多くの参加者がアクセスしやすいという利点もあります。

メリット2:経費削減につながる

社内に会議や打ち合わせのためのスペースを多く保有するには、その分広いオフィスを借りる必要があります。基本的に、オフィスのスペースが広くなるほど賃料は高くなるものですが、会議室やミーティングスペースというのは常に使用するわけではありません。使用頻度によっては、オフィスの賃料として無駄な費用をかけてしまうことにもなるのです。同様に、会議やセミナーなどでたまにしか使用しないプロジェクターやモニター、マイク、スピーカーなどといった設備を保有するのも、使用頻度が低ければ無駄なコストになりかねません。会議や研修などで必要なときにだけ、必要なスペースや設備を借りられる貸し会議室やレンタルスペースは、経費の削減に役立つ場合も多いのです。

メリット3:参加者のモチベーションが上がる

先述した理想的な立地や設備で会議などを開催できるという利点とも関連しますが、新たな環境、理想的な空間での会議は、参加者にとっても快適かつ新鮮な気分で会議に参加できるというメリットがあります。普段、社内の会議室の見慣れた空間の中では思いつかなかったようなアイデアがひらめいたり、前向きな発想につながったりすることもあるでしょう。貸し会議室やレンタルスペースでの会議は、参加者のモチベーションを高め、会議自体を有意義なものにする手助けにもなるのです。

貸し会議室・レンタルスペースの使い方事例

貸し会議室やレンタルスペースは、どのような目的で使用されるケースが多いのでしょうか。主な使い方をいくつかご紹介します。

使い方1:企業の会議、ミーティング

文字通り、企業の会議やミーティングの場として使用されるケースは多いです。取引先の担当者を交えた会議、複数の企業や事業所からの参加者がいる会議など、アクセスの良い立地にある貸し会議室やレンタルスペースを開催場所とすれば便利です。

使い方2:セミナー、ワークショップ

顧客などに向けたセミナー、ワークショップなどのイベントにも、貸し会議室やレンタルスペースが使用されることは多いです。社内の会議室などと比べ一般の参加者を招きやすく、必要な設備が揃っているという利点があります。

使い方3:試験、面接

採用試験や資格試験、さまざまな面接などの会場として貸し会議室やレンタルスペースが使用されるケースもあります。参加者の人数や試験形式などに応じて、適した規模や設備の施設を選択可能です。

使い方4:懇親会、パーティー

懇親会やパーティー会場として利用するケースです。セミナーなどの終了後、引き続き懇親会も同じ会場で開催するなどの形で利用されることが多いでしょう。施設によっては、ケータリングなどのサービスを提供していたり、提携先を利用できたりすることもあります。

貸し会議室・レンタルスペースを選ぶ際のチェックポイント

ポイント1:用途や目的に合った広さ、設備を備えているか

会議や研修など、用途や目的によって、必要な広さや設備、使用時間は変わってきます。目的に適した収容人数や内装、設備などを備えているかどうかは、第一に確認して選ぶべきでしょう。

ポイント2:アクセスしやすいか、わかりやすいところにあるか

参加者がアクセスしやすい立地にあることも、貸し会議室やレンタルスペースを選ぶ際に注目したいポイントです。社内の会議やミーティングであればオフィスからのアクセスの良さ、社外の人が参加する会議やセミナーなどであれば多くの人がアクセスしやすいターミナル駅近辺などを選ぶと良いでしょう。初めて訪れる人もすぐに見つけやすいところにあるかという点にも注目しましょう。

ポイント3:サービス内容や禁止事項などに問題はないか

施設内での飲食は可能かどうかや、食べ物や飲み物を注文できるサービスがあるか、大きな音を出したり音楽を流したりしても良いかなど、提供されているサービスや使用上の注意事項・禁止事項にも注目しましょう。使用目的によっては、設備の定める禁止事項に合わないこともあるため、あらかじめ確認しておくことが大切です。

まとめ

 

貸し会議室やレンタルスペースとはどのようなものなのか、メリットや活用事例など、使い方のポイントをご紹介しました。
上手に活用すれば、社内の会議室ではできないようなこともできるうえに、経費削減も可能です。会議や研修の会場を検討なさる際には、貸し会議室やレンタルスペースの活用をぜひ検討なさってみてください。