社内に会議室があったとしても、会議の規模や必要な設備などによっては適した環境でないことがあります。また、ちょうど良い規模の会議室や設備が社内にあったとしても、ほかの予定が先に入っていて、良いタイミングで使用できないというケースもあるかもしれません。
このようなとき、狭すぎたり広すぎたりする社内の会議室で会議を行ったり、必要な設備をほかの設備で代用したりしたのでは、理想的な会議環境とは言えず、会議の質自体の低下につながるでしょう。貸し会議室やレンタルスペースであれば、会議の目的や規模に最適な環境での会議を行うことができます。立地の良い施設が多いため、社外の人を交えた会議や打ち合わせなどの場合も、多くの参加者がアクセスしやすいという利点もあります。

社内に会議や打ち合わせのためのスペースを多く保有するには、その分広いオフィスを借りる必要があります。
基本的に、オフィスのスペースが広くなるほど賃料は高くなるものですが、会議室やミーティングスペースというのは常に使用するわけではありません。使用頻度によっては、オフィスの賃料として無駄な費用をかけてしまうことにもなるのです。同様に、会議やセミナーなどでたまにしか使用しないプロジェクターやモニター、マイク、スピーカーなどといった設備を保有するのも、使用頻度が低ければ無駄なコストになりかねません。
会議や研修などで必要なときにだけ、必要なスペースや設備を借りられる貸し会議室やレンタルスペースは、経費の削減に役立つ場合も多いのです。

先述した理想的な立地や設備で会議などを開催できるという利点とも関連しますが、新たな環境、理想的な空間での会議は、参加者にとっても快適かつ新鮮な気分で会議に参加できるというメリットがあります。普段、社内の会議室の見慣れた空間の中では思いつかなかったようなアイデアがひらめいたり、前向きな発想につながったりすることもあるでしょう。
貸し会議室やレンタルスペースでの会議は、参加者のモチベーションを高め、会議自体を有意義なものにする手助けにもなるのです。

文字通り、企業の会議やミーティングの場として使用されるケースは多いです。取引先の担当者を交えた会議、複数の企業や事業所からの参加者がいる会議など、アクセスの良い立地にある貸し会議室やレンタルスペースを開催場所とすれば便利です。

顧客などに向けたセミナー、ワークショップなどのイベントにも、貸し会議室やレンタルスペースが使用されることは多いです。社内の会議室などと比べ一般の参加者を招きやすく、必要な設備が揃っているという利点があります。

採用試験や資格試験、さまざまな面接などの会場として貸し会議室やレンタルスペースが使用されるケースもあります。参加者の人数や試験形式などに応じて、適した規模や設備の施設を選択可能です。

懇親会やパーティー会場として利用するケースです。セミナーなどの終了後、引き続き懇親会も同じ会場で開催するなどの形で利用されることが多いでしょう。施設によっては、ケータリングなどのサービスを提供していたり、提携先を利用できたりすることもあります。

会議や研修など、用途や目的によって、必要な広さや設備、使用時間は変わってきます。目的に適した収容人数や内装、設備などを備えているかどうかは、第一に確認して選ぶべきでしょう。

参加者がアクセスしやすい立地にあることも、貸し会議室やレンタルスペースを選ぶ際に注目したいポイントです。社内の会議やミーティングであればオフィスからのアクセスの良さ、社外の人が参加する会議やセミナーなどであれば多くの人がアクセスしやすいターミナル駅近辺などを選ぶと良いでしょう。初めて訪れる人もすぐに見つけやすいところにあるかという点にも注目しましょう。

施設内での飲食は可能かどうかや、食べ物や飲み物を注文できるサービスがあるか、大きな音を出したり音楽を流したりしても良いかなど、提供されているサービスや使用上の注意事項・禁止事項にも注目しましょう。使用目的によっては、設備の定める禁止事項に合わないこともあるため、あらかじめ確認しておくことが大切です。