ビジネスに欠かせない、顧客や取引先との打ち合わせ。自社や相手企業の一室を借りて行うこともあれば、外部の会場を借りて行うこともあるでしょう。自社内で行う際には、部屋の雰囲気や備品などをすでに知っているという安心感がありますが、外部の会場を初めて借りるときには、チェックポイントが分からず、戸惑う方も多いのではないでしょうか。
良い会場を選ばなければ、自社のイメージが損なわれる可能性もあるため、できる限り慎重に選びたいものです。打ち合わせの会場に欠かせないものは何か、見ていきましょう。
雰囲気
会場の第一印象はとても大切です。自社外の施設とはいえ、その会場を選んだ企業の印象も左右することになるからです。主なチェックポイントを挙げてみます。
清潔感
意外と見落としがちな点です。例えば、会場となる施設の歴史が古く、知名度や信頼性が高い場合でも、内装や備品の手入れが行き届いていなかったり、照明が暗すぎたりすれば、良いイメージを持たれません。明るく、清潔感の溢れるスペースを選ぶようにしましょう。
センス
会場を選ぶ際は、相手企業のカラーや、交渉相手の好みも考慮に入れたいものです。例えば、質実剛健なイメージで知られる企業との打ち合わせにカラフルでポップな会場を選べば、「企業カルチャーを理解してもらっていない」という印象を持たれてしまうかもしれません。もし相手の好みが事前に分からなければ、インパクトの強すぎる内装などは避けたほうがよいでしょう。
ほどよい高級感
「自社のグレードに関わる」といった理由で、必要以上にゴージャスな雰囲気の会場を選ぶと、自分も相手もリラックスできず、話し合いがうまく進まないかもしれません。かといって、あまり窮屈なイメージの会議室などを借りても、良い印象は与えられないでしょう。ほどよい高級感がある空間で、自分も相手も良い気分で打ち合わせに臨めるのがベストです。
備品
いざという時に必要なものがないと、ビジネスの相手として信用されません。これは、業務上の打ち合わせについても言えることです。とはいえ、打ち合わせに必要な備品を事前に漏れなくチャックして、当日に滞りなく搬入・設置を済ませるのは意外と簡単なことではありません。スクリーン、音響設備、ビデオカメラ、ICレコーダー、ケーブル類……他の業務の合間を縫ってこうした備品の手配をするのは、結構大変です。
そうした備品は、できるだけ会場にあらかじめ備わっているほうが便利です。必要に応じて有料オプションの備品なども選べるとなお良いでしょう。
柔軟な対応
ビジネスにおいては、「急な変更」や「突発的な業務の発生」など、予期せぬことが多々あります。もちろん、打ち合わせにおいても同じことが言えます。例えば、会場のレイアウトを途中で変更したくなったり、荷物を送る必要性が出てきたりなど。さらに、話し合いが長引いた際には宿泊施設の手配も必要になるかもしれません。そうした状況にも、柔軟に対応してくれる会場が理想です。そのような会場を選べれば、フレキシブルに動けそうな会社だという印象を持ってもらえるでしょう。
頼れるスタッフ
上で述べたように、打ち合わせではさまざまなことが起こり得ます。そんなとき、ホスピタリティーに溢れるスタッフが丁寧に対応してくれたら、その会場のイメージもアップしますが、自社の印象も良くなるでしょう。打ち合わせの成功を手伝ってくれる、頼れるスタッフは欠かせません。
条件に合う会場選びを
顧客・取引先との打ち合わせを行う際は、今回見てきたようなポイントをチェックし、条件に合う会場を手配しましょう。
貸し会議室・レンタルスペース・イベントスペースを提供する「フクラシア」は、そうした条件に合った会場をご用意できます。ロケーションは東京、品川、浜松町など都内の主要駅に近く、ホテルのようなおしゃれな空間を提供。お弁当やお飲み物の手配、宅配サービス、さらに会議終了後の宿泊先のご紹介もワンスポットでサポートします。複数のレイアウトパターンに対応可能な会議室は、高速インターネット回線完備。備品のラインナップも充実しており、顧客・取引先との打ち合わせにも便利にご利用いただけます。
