会場の第一印象はとても大切です。自社外の施設とはいえ、その会場を選んだ企業の印象も左右することになるからです。主なチェックポイントを挙げてみます。

いざという時に必要なものがないと、ビジネスの相手として信用されません。
これは、業務上の打ち合わせについても言えることです。とはいえ、打ち合わせに必要な備品を事前に漏れなくチャックして、当日に滞りなく搬入・設置を済ませるのは意外と簡単なことではありません。
スクリーン、音響設備、ビデオカメラ、ICレコーダー、ケーブル類……他の業務の合間を縫ってこうした備品の手配をするのは、結構大変です。
そうした備品は、できるだけ会場にあらかじめ備わっているほうが便利です。必要に応じて有料オプションの備品なども選べるとなお良いでしょう。

ビジネスにおいては、「急な変更」や「突発的な業務の発生」など、予期せぬことが多々あります。もちろん、打ち合わせにおいても同じことが言えます。
例えば、会場のレイアウトを途中で変更したくなったり、荷物を送る必要性が出てきたりなど。さらに、話し合いが長引いた際には宿泊施設の手配も必要になるかもしれません。
そうした状況にも、柔軟に対応してくれる会場が理想です。そのような会場を選べれば、フレキシブルに動けそうな会社だという印象を持ってもらえるでしょう。

上で述べたように、打ち合わせではさまざまなことが起こり得ます。
そんなとき、ホスピタリティーに溢れるスタッフが丁寧に対応してくれたら、その会場のイメージもアップしますが、自社の印象も良くなるでしょう。
打ち合わせの成功を手伝ってくれる、頼れるスタッフは欠かせません。

顧客・取引先との打ち合わせを行う際は、今回見てきたようなポイントをチェックし、条件に合う会場を手配しましょう。
貸し会議室・レンタルスペース・イベントスペースを提供する「フクラシア」は、そうした条件に合った会場をご用意できます。
ロケーションは東京、品川、浜松町など都内の主要駅に近く、ホテルのようなおしゃれな空間を提供。
お弁当やお飲み物の手配、宅配サービス、さらに会議終了後の宿泊先のご紹介もワンスポットでサポートします。
複数のレイアウトパターンに対応可能な会議室は、高速インターネット回線完備。備品のラインナップも充実しており、顧客・取引先との打ち合わせにも便利にご利用いただけます。