雑然とした場所では、人は物事に集中することはできません。会議の内容や個人の態度ももちろん重要ですが、主催者として能力を十分引き出だせるようにより良い環境を整える義務があるでしょう。
効率的な会議にするためには、室内環境も大きく影響します。会議室の環境を整えて、スムーズな会議運営に役立ててみませんか?

環境が人に与える影響とは?

2011年にアメリカの心理学者マシュー・デイビスが、オフィスワーカーに対して行った調査から、オープンオフィスは、集中力を妨げ、創造性や生産性を下げるという結果が導き出されました。広々とした印象で開放感や活発なコミュニケーションに有意義であるとされ、流行になったオープンオフィス。しかし、集中力を発揮させるべき業務には、不向きのようです。
こうした結果からも分かるように、人の集中力は周辺の環境に左右されやすいものです。五感は絶えず無自覚にさまざまな情報をキャッチし、脳内で処理しています。本来は生存維持のために必要となる脳のシステムですが、半面、周辺情報によって知らず知らずのうちに気を取られ、集中力を妨げる要因にもなってしまいます。会議のように集中して人の意見を聞き、考える必要があるような場合は、環境に配慮して効率的に会議を進めましょう。

集中力をアップさせる環境

集中力を高める環境とは、気を取られるような物や音など五感を無駄に刺激するものがない空間です。部屋の隅に資料が積まれていたり、会議と関係のないものが置かれていたりするような会議室では、気が散ってしまい、集中するのは難しいでしょう。また、車や電車の音などにも気を付けたいものです。
その点、貸し会議室には、集中しやすい環境が用意されています。長時間になることが予想される会議、難しい議題が提示されている会議など、いつもより集中力が求められるような場合は、専用の貸し会議室を借りるのも選択肢のひとつです。会議に適した環境を用意するのも、担当者の役目と言えるのではないでしょうか。

嗅覚を刺激して集中力アップ!?

意外なようですが、嗅覚を刺激することで集中力を高められるといわれています。鼻から入った香りは、鼻孔の奥を通じて大脳辺縁系へと通じ、大脳皮質に直接伝わります。これが良い意味で脳に刺激を与え、やる気を起こさせ集中力を高めてくれます。
ラベンダーの香りは脳をリラックスさせ、落ち着いた思考力を与えてくれるといいます。レモンやオレンジなどのかんきつ類の香りは脳を鎮静化させるので、集中力を高める効果が期待されるようです。室内にほんのりとアロマを香らせるなど、会議室の環境づくりに取り入れてみましょう。

アロマの香らせ方

もっとも簡単な方法が、ディフューザーという専用の器具。少量の水と共に好みのエッセンシャルオイルをセットし、電源を入れると、アロマのミストになって部屋の中に香りが広がります。
お湯を入れたカップにエッセンシャルオイルを数滴たらせば、蒸気と共に香りが昇り立ちます。布や紙にエッセンシャルオイルを入れた水を含ませると、自然乾燥で香りも一緒に蒸発します。エッセンシャルオイルは、1,000円程度から購入できるので、1度試してみてはいかがでしょうか。

効率的な会議は環境づくりから

会議室の環境を整えると、集中したディスカッションが展開でき、会議が効率的に進むでしょう。集中しやすい空間に、脳を刺激するアロマの香りで、会議室を演出してみては? 室内の環境にも細やかに気を配るのが、「デキる」会議担当者の秘訣です。

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