アイデアを出すのか、意思決定が必要なのかなど、会議はその目的によって運営の仕方が変わってきます。そのため、スムーズな会議運営には、目的を明確にしておくことが重要です。そして、その目的に応じた運営をすることで、より効果的な会議になります。今回は、目的別の会議運営方法を紹介します。

目的と議題は同じに非ず

混同されがちですが、会議の目的と議題は異なります。会議前に会議の議題=話し合う内容を共有しただけでは、スムーズな会議運営につながりません。会議が終わった後、どんな状態になっているかが会議の目的であり、会議前に明確な目的をあらかじめ設定、共有しておくことがスムーズな会議運営には重要となってきます。

議題とは、単に会議で話題にするテーマのこと。目的とは、その会議が終わったあと、どんな状態になっているかです。何かが決められた状態なのか、アイデアが豊富に出された状態なのか、はたまた、最終的な目的の一歩手前の途中段階なのか……。そうした目的がはっきりしていると、運営方法を選ぶことができ、会議の結果をより得やすくなります。

アイデアを出すならブレーンストーミング運営

会議の目的が多くのアイデアを出すことなら、ブレーンストーミングがオススメ。参加者に最低限のルールを守らせつつ、あとは自由に意見を述べてもらうという会議の運営方法です。通常の会議のような堅苦しい雰囲気とは一線を画し、発言の自由度を高める運営スタイルを心がけましょう。

その際に気を付けたいことは、以下の4つのポイントです。

1.司会も参加者も人の発言を否定しない

もっとも重要なポイントです。これまでの慣例や常識から外れた発言であっても否定せず、まずはすべて聞くことから始めましょう。発言に対する質問も、否定形はNGです。相手の発言を肯定的に受け入れるのが、効果的なブレーンストーミングの鉄則といえます。

2.会議では自由な発想を推奨する

いつもの会議と同じ発想では、これまでと違ったアイデアは出てきません。少し突飛かな? こんなこと言ってしまって大丈夫かな? など、参加者に対しては、そうした迷いは捨ててもらい、自由な発想を推奨しましょう。ブレーンストーミングの醍醐味は、いつもの会議じゃできない発言ができることにあります。

3.参加者全員が発言を

参加者のうち数人だけが盛り上がっているようではNGです。参加者全員が発言できるように運営しましょう。どんな意見であってもいいのです。内容がかぶってしまっても、もちろんOK。ブレーンストーミング会議に必要なのは、多くの人の自由な意見からアイデアを見つけることです。

4.その場のノリの意見もOK

自由な意見を発表する会議なので、他の人の発言を受けてのアイデア発言もあり。頭を柔軟にさせて、人の発言をしっかりと聴き、そこからさらにアイデアをふくらませていく……そんな会議運営ができれば大成功です。

意思決定が必要なら厳選した参加者とアジェンダで運営

物事の決定が会議の目的なら、参加者選びがスムーズな会議運営のポイントとなります。会議での決定事項を、権限のある人に後から伝えるというような運営では、そこで反対意見を出されたら会議の仕切り直しに。権限のある人の参加はもちろん、そこへ至るまでの流れを熟知している担当者や関係者の参加も必須です。
そのうえで、会議のアジェンダを作成し、決定に至る道筋を明確にしておきましょう。会議のアジェンダは、目的ある会議に必須です。意思決定までの流れをアジェンダに落とし込んでおけば、スムーズに会議を運営できるでしょう。アジェンダに入れたい項目の代表例を挙げておきます。

1.会議の議題

会議のテーマです。何についての会議なのかを記しておきます。

2.会議の目的

会議で調整したいこと、共通認識としたいことなどを記しておきます。会議が終わった後の行動指針になるので、できるだけ具体的な結果が得られるように書いておくのがポイントです。

3.これまでの経緯

会社の仕事は、決定し、行動し、結果を出すことの繰り返しです。出された結果に対して、新たな目標が設定されます。そのため、会議のアジェンダにはそこへ至るまでの経緯を記しておくことも重要です。会議の決定が逆戻りしたり、流れから外れてしまったりするのを防ぐのがこの項目の目的といえます。

目的を明確にした運営で会議をスムーズに

定例会議、月例会議、予算会議など、多くの会議に業務時間が侵食されてしまっていませんか? 会議が目的の会議ほど、参加者のモチベーションをそぐものはありません。会議は、あくまでも仕事において結果を出すための決定手段でしかありません。目的を明確にした運営で、時間を短縮、かつ、内容の濃い会議を目指しましょう。

参考:
会議のコツ【WHY】種類、目的、運営方法|プレジデントオンライン
ブレーンストーミングとKJ法|立命館大学
最終回 これがモダンミーティングのアジェンダだ|日経Bizアカデミー

会議で貸し会議室を利用した事例