混同されがちですが、会議の目的と議題は異なります。会議前に会議の議題＝話し合う内容を共有しただけでは、スムーズな会議運営につながりません。会議が終わった後、どんな状態になっているかが会議の目的であり、会議前に明確な目的をあらかじめ設定、共有しておくことがスムーズな会議運営には重要となってきます。
議題とは、単に会議で話題にするテーマのこと。目的とは、その会議が終わったあと、どんな状態になっているかです。何かが決められた状態なのか、アイデアが豊富に出された状態なのか、はたまた、最終的な目的の一歩手前の途中段階なのか……。そうした目的がはっきりしていると、運営方法を選ぶことができ、会議の結果をより得やすくなります。

会議の目的が多くのアイデアを出すことなら、ブレーンストーミングがオススメ。参加者に最低限のルールを守らせつつ、あとは自由に意見を述べてもらうという会議の運営方法です。通常の会議のような堅苦しい雰囲気とは一線を画し、発言の自由度を高める運営スタイルを心がけましょう。
その際に気を付けたいことは、以下の4つのポイントです。

物事の決定が会議の目的なら、参加者選びがスムーズな会議運営のポイントとなります。会議での決定事項を、権限のある人に後から伝えるというような運営では、そこで反対意見を出されたら会議の仕切り直しに。権限のある人の参加はもちろん、そこへ至るまでの流れを熟知している担当者や関係者の参加も必須です。
そのうえで、会議のアジェンダを作成し、決定に至る道筋を明確にしておきましょう。会議のアジェンダは、目的ある会議に必須です。意思決定までの流れをアジェンダに落とし込んでおけば、スムーズに会議を運営できるでしょう。アジェンダに入れたい項目の代表例を挙げておきます。

定例会議、月例会議、予算会議など、多くの会議に業務時間が侵食されてしまっていませんか？会議が目的の会議ほど、参加者のモチベーションをそぐものはありません。会議は、あくまでも仕事において結果を出すための決定手段でしかありません。目的を明確にした運営で、時間を短縮、かつ、内容の濃い会議を目指しましょう。