せっかく貸し会議室を利用するのであれば、実りある会議にしたいもの。だらだらと長く続く会議で、時間もコストも無駄にするのは避けたいところでしょう。そこで覚えておきたいのが、人が会議に集中できる時間です。集中が持続できる時間を把握し、効率的で質のよい会議を行いましょう。

人が集中できるのは1時間程度

人が集中できるのは1時間程度

企業によっては、会議に何時間も費やすところもありますが、その内容が時間に比例するとは限りません。一般的に、人が集中できるのは50分から1時間程度が限界だといわれており、長時間集中し続けることは大変難しいものです。会議はできる限り、1時間以内におさえるのが理想的といえるでしょう。会議の終了時間をあらかじめ設定しておくことで、集中して議論を進めやすくなるというメリットも期待できます。

午後や夜間の会議は集中力が低下しやすい

また、眠気が起きて集中力が低下しやすい昼食後は避けたほうが無難です。業務終了後や夜間に会議を開くところもありますが、疲れが出る時間帯の会議は効率的とはいえません。実りある1時間にするために、時間の設定にも工夫を凝らすことが大切です。

内容の密度を高めて時間を短縮

内容の密度を高めて時間を短縮

一般に、大きなプロジェクトに関する会議では特に時間をかける傾向がありますが、大切なのは時間よりも内容です。よくみられるのが、プレゼンで資料をすべて読み上げるケース。資料は会議前に各自が目を通しておけば、会議の時間にわざわざ読み上げる必要はありません。資料作成を早めに済ませておき、社内全体で事前の確認を周知させ、議論の時間を充実させましょう。

進行役がテンポ良く進め、充実した議論を展開させる

進行役がテンポ良く進めていくことも重要です。社長や重役の話は脱線して長引くことが多いですが、そこは進行役の力量が試されるところ。「興味深い話ですが、本題に戻しますと」「そちらの議論はまた別の機会に改めて話し合わせていただくとして」といったフレーズを活用し、上手に本題へ戻しましょう。反対に、議論が進まない場合は、指名して意見を引き出すことも大切です。

このように、会議は工夫次第で、内容のつまった濃密なものにすることができます。テンポよく意見が飛び交う会議は、緊張感も高まり、集中しやすい環境が整います。

適度な休憩とコーヒーで集中力アップ

1時間では済ませられそうにない会議の場合は、適度な休憩をとりましょう。5分程度でもフリータイムを設けるだけで、頭の中がリフレッシュします。参加者に疲れがみられるときは、簡単なストレッチをしてもらうのはいかがでしょうか。身体を動かすことで緊張がほぐれ、途切れがちな集中力を取り戻しやすくなります。ストレッチに抵抗がある場合は、首を回すだけでも肩こりが和らぎ、疲れを感じにくくなるでしょう。

何気ない雑談で気分をリラックスさせるのも大切です。コーヒータイムを設け、おいしいコーヒーを飲みながら雑談を交わすことで、気分が一新するでしょう。コーヒーには、集中力アップに働きかけるカフェインが含まれているので、会議の休憩中に飲むドリンクとして最適です。

時間を区切り、質のよい会議を

だらだらと続くことを防ぐためにも、終了目安時間を設けておき、時間配分を考えたうえで会議を行いましょう。長引く場合は、休憩を取り入れて疲れをとることも必要です。進行役の進め方も大きく影響するので、困ったときのフレーズをある程度用意しておき、スムーズな進行を心がけたいですね。貸し会議室を借りた会議では、特に時間もコストも有効に使いたいもの。さまざまな工夫を凝らし、価値のある会議を目指しましょう!

参考:
ベストな会議時間は○時間!会議時間の現状と理想|U-NOTE