一般的に、研修や説明会で必要となる備品は貸し会議室にひと通りそろっているので、会場の準備をスムーズに行うことができます。研修や説明会では、スピーチをしたり、パワーポイントや動画を流したりすることが多いので、これらの作業が円滑に進められる状態に整えてもらいましょう。会場に備わっているかをチェックしておきたいのが、マイクやスピーカー、プロジェクター、スクリーン、ホワイトボードなど。抜けているものがないか確認をしましょう。

自分たちで用意しておきたいのが、ボールペンや鉛筆などの文房具です。参加者が忘れてきた場合も想定して、多めに用意しておきましょう。状況によっては、延長コードやLANケーブルが必要になる場面も。こうした細かな備品がレンタルできる会場を選んでおくと、いざというときにも困りません。

新製品を発売するときに行われる製品発表会は、華やかかつ印象的に行いたいもの。参列者の記憶に残るようなインパクトのある演出を行うためには、映像や音楽を効果的に利用するとよいでしょう。そのためには、スクリーンやプロジェクター、マイク、スピーカー、音響セットなどは欠かせません。きちんと発表できるよう、演台や司会台などの用意もお忘れなく。

製品発表会では、プレゼンを終えたあと、商談につなげることも大切です。スムーズに商談へと持ち込むために、会場内にテーブルとイスも用意しておきましょう。テーブルクロスを用意してフォーマル感を出すと、参列者から好印象をもたれやすいでしょう。
下見の時点で、これらの備品のなかからレンタルで済ませられそうなものは手配しておき、足りないものは持ち込みましょう。

クライアントや顧客が集まるイベントやミーティングを開く場合は、おもてなしの気持ちを伝えるのがポイントです。そこでもやはりカギとなるのが備品。豊富な種類の備品がそろった貸し会議室を選ぶと、そのぶん充実したサービスを提供しやすくなります。クライアントや顧客に喜ばれる備品を準備し、評価アップを目指しましょう。

おもてなしの気持ちは、細やかな気遣いに表れるもの。上着を脱いだときに必要なハンガー、肌寒いときにあるとうれしいひざ掛けなどはおさえておきましょう。女性を招く際は、特に喜ばれます。また、講師を招く際は、スピーチを潤滑にしてもらうためにも、水差しやおしぼりなども用意しておくと安心です。