研修や説明会、製品発表会、クライアントとのミーティングなど、さまざまな目的で使われる貸し会議室。利用することが決まったのなら、会場でレンタルできる備品についてチェックしておくことが大切です。しかし、はじめて貸し会議室を利用する場合は、どんな備品が必要なのか分からないこともあるでしょう。目的に合わせて必要なものを把握しておき、不測の事態に備えましょう。

目的に応じた備品を準備しよう

フクラシア品川クリスタルスクエア ホールA

フクラシア品川クリスタルスクエア ホールA

自社に広い設備がない場合は、研修や説明会、製品発表会、ミーティング、そのほかのイベントなどを行う際に、別途会場を用意する必要があります。そこで役立つのが、貸し会議室です。貸し会議室を借りることに決まったら、目的に応じた備品の準備が必要ですが、一般的に、貸し会議室にはある程度の備品がそろえられています。大きいものは会場で借りるようにすると、準備や片付けの負担がおさえられるでしょう。では、自分たちで準備する備品にはどのようなものが必要なのでしょうか。

研修や説明会

一般的に、研修や説明会で必要となる備品は貸し会議室にひと通りそろっているので、会場の準備をスムーズに行うことができます。研修や説明会では、スピーチをしたり、パワーポイントや動画を流したりすることが多いので、これらの作業が円滑に進められる状態に整えてもらいましょう。会場に備わっているかをチェックしておきたいのが、マイクやスピーカー、プロジェクター、スクリーン、ホワイトボードなど。抜けているものがないか確認をしましょう。

自分たちで用意しておきたいのが、ボールペンや鉛筆などの文房具です。参加者が忘れてきた場合も想定して、多めに用意しておきましょう。状況によっては、延長コードやLANケーブルが必要になる場面も。こうした細かな備品がレンタルできる会場を選んでおくと、いざというときにも困りません。

製品発表会

新製品を発売するときに行われる製品発表会は、華やかかつ印象的に行いたいもの。参列者の記憶に残るようなインパクトのある演出を行うためには、映像や音楽を効果的に利用するとよいでしょう。そのためには、スクリーンやプロジェクター、マイク、スピーカー、音響セットなどは欠かせません。きちんと発表できるよう、演台や司会台などの用意もお忘れなく。製品発表会では、プレゼンを終えたあと、商談につなげることも大切です。スムーズに商談へと持ち込むために、会場内にテーブルとイスも用意しておきましょう。テーブルクロスを用意してフォーマル感を出すと、参列者から好印象をもたれやすいでしょう。

下見の時点で、これらの備品のなかからレンタルで済ませられそうなものは手配しておき、足りないものは持ち込みましょう。

顧客やクライアントが集まるイベントやミーティング

クライアントや顧客が集まるイベントやミーティングを開く場合は、おもてなしの気持ちを伝えるのがポイントです。そこでもやはりカギとなるのが備品。豊富な種類の備品がそろった貸し会議室を選ぶと、そのぶん充実したサービスを提供しやすくなります。クライアントや顧客に喜ばれる備品を準備し、評価アップを目指しましょう。

おもてなしの気持ちは、細やかな気遣いに表れるもの。上着を脱いだときに必要なハンガー、肌寒いときにあるとうれしいひざ掛けなどはおさえておきましょう。女性を招く際は、特に喜ばれます。また、講師を招く際は、スピーチを潤滑にしてもらうためにも、水差しやおしぼりなども用意しておくと安心です。

万全の準備ではじめてでも安心

万全の準備ではじめてでも安心

フクラシア東京ステーション 会議室H

貸し会議室をはじめて利用する方でも、備えあれば憂いなし。事前にレンタル可能な備品を確認しておけば、当日の失敗を防ぐことができます。特に、大型の備品がひと通りそろったところは、持ち込むものが少なくて助かるでしょう。また、備品のバラエティが豊富なところを選んでおけば、不測の事態が起きたときも安心です。事前のチェックと準備を行い、貸し会議室を上手に活用しましょう!

参考:
【2】貸し会議室を利用するメリット|会議室.COM