実りある会議にするために、会場レイアウトは大切なポイントです。スクール形式やシアター形式など、テーブルと椅子の配置によって、会議にふさわしいスタイルがあります。会社の好みや定番のスタイルがあるかもしれませんが、いま一度、レイアウトについて考えてみませんか?

代表的な会場スタイルと、どんな内容の会議に適しているのか、また、レイアウトを効果的に生かす会議運営について紹介します。

目的によってスタイルを変える

会議の目的によって、会場レイアウトを変えてみましょう。実は、司会者や他の参加者との距離感や位置関係によって、話しやすかったり意見を交換しやすかったりと、心理的にも微妙な変化が生まれるのです。どんな会議にどんなスタイルが適しているのかをみていきましょう。

報告主体ならスクール形式

正面に司会席があり、あとは対面する形ですべてのテーブルが配置されているスタイルを、スクール形式と呼びます。学校の先生と生徒のような関係です。したがって、そのようなテーブル配置になっている場合、司会席から発表者が一方的に話をし、あとの参加者は話を聞いたりメモをとったりするだけで良い……というときに向いています。

正面に設置されたプロジェクターのスクリーンを見ながら説明する、発表者の話を聞くなど、報告会タイプの会議には、スクール形式がおすすめです。また、手元で確認する資料が多い場合も、各自に適度なスペースがあるので便利なスタイルといえます。

ディスカッションに有効なシアター形式

スクール形式のように司会者と参加者が対面しますが、テーブルのないスタイルです。映画館のように椅子を並べるだけなので、大人数を収容できます。

報告会のような会議に適していますが、実は、このシアター形式はディスカッションもしやすいスタイルです。テーブルがないので司会席にいる人と参加者との垣根がなく、オープンな印象を与えてくれます。司会席に何人かが座り、その人たちと参加者がコミュニケーションを図るような会議、例えば意見交換会やQ&Aの多い会議などに向いています。どの席からも正面が見えるので、会議がスムーズに進行できるでしょう。

参加者全員が発言するならコの字型

正面に向かって、コの字の開いた部分がくるようにテーブルを配置したスタイルです。司会席をぐるりと囲むような形になるため、正面を見つつ、かつ、参加者同士も顔を合わせられます。

司会者が進行をしながら、参加者からの意見も聞くような会議に向いています。例えば支店ごとの予算説明や情報開示など、参加者それぞれが発言の機会を得るようなときです。妨げがないためスクリーンを見ることもでき、机上に資料を置いたりメモをとったりしやすいため、定例会議はこのスタイルをとるところが多いようです。

グループ単位の協議が必要ならアイランド型

長テーブル2台の長辺同士を付けて島にし、会場内にいくつか配置、司会席は別に設けるスタイルです。派生タイプとして、長テーブル3台を組み合わせた、T字島型もあります。いずれもテーブル面積が広くなるので、資料の共有がしやすく、かつ、正面も見やすいという利点を備えています。

同じ島に座っている参加者同士でコミュニケーションをとりやすいので、例えば、会議中にグループごとの協議が必要な場合に向いています。展開に合わせてグループ単位で何かを考え、それを発表し、司会者がとりまとめをする……長時間にわたって会議をして、ひとつの答えを導き出すようなときです。研修や参加型のセミナーなど、参加者が活発に意見を交換しやすいスタイルと言えるでしょう。

レイアウトを制して会議をスムーズに

会議室の中をどのようにレイアウトするかは、担当者のセンスの見せどころです。漠然と決めるのではなく、会議の目的や、どんなふうにリードしたいのかを明確にしたうえで、テーブル配置をチョイスしてください。

実りある会議にできるかどうかは、的確な会場レイアウトにかかっています。会場レイアウトを吟味して、スムーズな会議運営に役立ててください。

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