ウェビナーへの参加者を募るには?集客方法や配信手順を解説

ウェビナー開催にあたり、「どうやって集客すれば……」という悩みを抱えていませんか?狙ったターゲットに効果的なアプローチをかけるためには、集客のポイントを知ることが重要です。

本記事ではウェビナー参加者の効果的な集客方法や、ウェビナーの配信手順をご紹介します。

ウェビナーの集客はどのように行う?

ウェビナー開催経験が少ない場合、どうすれば効果的な集客ができるか思案してしまうケースは多いものです。

ウェビナーの集客では、まず次の2つを押さえておきましょう。

誰に訴求するウェビナーなのかを再確認

ウェビナー開催では「誰がターゲットなのか」を確認することが大前提です。
いくら優れたウェビナーでも、ターゲットにズレが生じていると集客は難しくなります。

ターゲットを具体的にする方法としては、ペルソナ(行動・感情などについて具体的な1人の人物像を作ること)の作成や、アンケート調査でニーズを探る方法がおすすめです。

集客手段と実施タイミングを決定

具体的なターゲットを関係者間で共有したあとは、「集客手段」「実施のタイミング」を決定します。集客手段はターゲットに応じたものを選ぶと、より効果的に参加者を集められるでしょう。

ウェビナーの主な集客手段

ウェビナーの集客では、「関係性が近いところ」からアプローチをする方法が基本です。広く周知する必要がある場合は、ターゲットに応じて最適な集客手段を利用しましょう。

既存顧客へのメール配信

ウェビナー開催の折には、まず身近な関係の既存顧客へアプローチをかけましょう。その手法としては、メール配信が効果的です。特に深い関係の顧客・関係者には、個別連絡をすることで反応率が向上します。

それ以外の顧客層に対し広くアプローチをかけたい場合は、メールマガジン形式で一斉配信するとよいでしょう。

見込み顧客へのダイレクトメール・テレアポ

ある程度参加見込みがありそうな顧客に対しては、ダイレクトメールの送付やテレアポといった手段もあります。

ただし、関係が深くない顧客に対してこれらの集客手段を利用すると、迷惑になってしまうおそれも。メール配信に比べて費用や時間といったコストも高くつくため、メリットが大きい場合のみ利用するようにしましょう。

セミナー情報のポータルサイトへの掲載

集客手段として、セミナー情報を集約したポータルサイトを利用する方法もあります。ポータルサイトの中には無料で情報を掲載できるところもあり、コストを抑えて集客が可能です。
特定範囲へのアプローチというよりは、「広範囲の潜在ターゲットに向けて宣伝したい」という場合に向いている方法といえるでしょう。

ターゲット属性を指定したWeb広告配信

ウェビナー内容との相性が良く、かつ未だ接点のない潜在顧客へアプローチがしたい場合は、Webターゲティング広告を利用するのもおすすめです。

地域や特定のキーワード・属性などを指定することで、ターゲットに刺さりやすく即効性のある宣伝が実現できます。また、広告の閲覧数やクリック率などの効果測定が行いやすいのも利点です。

自社のSNSやWebサイト

自社のSNSアカウントやWebサイトを保有している場合は、積極的に活用してみましょう。比較的若い世代であればTwitterやInstagram、やや上の世代であればFacebookでの告知がおすすめです。ターゲットの年齢・地域・属性に応じたツールを選んでみましょう。

より多くの参加者を集めるポイント

せっかくウェビナーを開催するのであれば、より多くの参加者を集客したいものです。多くの参加者を集めるポイントについて見ていきましょう。

告知はウェビナーの1ヶ月前

ウェビナー開催日までの告知期間が短いとスケジュール調整が間に合いません。反対に長すぎると、申し込みや開催そのものを忘れてしまう可能性があります。

本格的な告知は、ウェビナー開催日の1ヶ月前くらいが望ましいでしょう。

事前にコミュニケーションを取る

顧客の参加意欲を高めるには、事前に資料を送付したり、悩みをヒアリングしたりする方法が効果的です。「当日にどんな話が聞けるのか」という期待感が高まり、参加意欲アップにつながります。

 

また事前にヒアリングした内容を加味してウェビナーを進めることで、当日参加した顧客の満足度も高くなるでしょう。

開催前にはリマインドを行う

ウェビナーは参加申し込みが容易な反面、当日キャンセルも簡単です。せっかく集客した参加者を逃さないためには、メール等で1週間前、前日、1時間前……というふうに細かくリマインドを行いましょう。

ウェビナーの配信手順

集客と同時に、ウェビナーの配信手順についても把握しておきましょう。大まかな流れは次のとおりです。

配信会場と機材の用意

ウェビナー開催では自社で用意するか、借りるかといった手段で「会場と機材」を準備する必要があります。自社に合ったメリットが得られる方法を選ぶと良いでしょう。

準備手段 会場 機材
自社で準備する場合 ・自社の会議室などを利用

コストがかからないのが一番のメリット、配信のために他の会議等のスケジュール調整が必要

・自社で購入する

一度購入したら、そのまま次のウェビナーにも利用可能
使わない機材が生じた場合無駄になる

借りる場合 ・貸し会議室を手配する

コストはかかるが設備面が充実している、備品のレンタルも利用可能

・リースの活用
・配信サービスの利用手元に機材が残らないが保管の手間、スペースが必要ない
配信サービスならレンタル以外にも運営・設営・撤収なども任せられる

配信スタッフの手配

会場、機材が確定したら配信スタッフを手配します。必要な役割としては司会者、登壇者、機材オペレーターです。自社内で手配が難しい場合は外注を検討しても良いでしょう。

リハーサル

本番1週間前には、必ずリハーサルを行います。リハーサルで改善点を見つけることで参加者の満足度を高められますし、本番に起こりうるトラブルも想定しやすくなるのです。

特にライブ配信でウェビナーを開催する場合は、入念なリハーサルを行いましょう。

配信と録画

ウェビナー配信では操作や接続に手間取るなど、トラブルが起こりやすいもの。あらかじめ操作を確認し、接続テストをしたうえで本番に臨みましょう。

また、配信で映像の映し方を工夫すると参加者を飽きさせず、ワンランク上のウェビナーになります。たとえば複数カメラとスイッチャーを使えば、資料のみを映したり、資料と登壇者を両方映したりといった演出も可能です。

ウェビナー当日の様子は配信プラットフォームの録画機能を利用し、アーカイブを残しておくとよいでしょう。当日参加できなかった人もアーカイブ配信で視聴ができるようになりますし、参加者も内容を見返すことができて便利です。

集客を次につなげるには安定した配信が大切

ウェビナーの集客はあくまで手段であり、次につなげるには「安定した配信を行うこと」が重要です。仮に内容が良く、集客に成功したとしても、配信や進行が不安定では参加者の満足度も低下してしまいます。

「安定した配信ができるか不安」という場合は、配信サポートを利用するのもおすすめです。
フクラシア配信サポートでは、ウェビナーの企画・運営のご提案から設営撤去までをワンストップでサポートしております。配信に必要な機材・オペレーターの手配やリハーサル、当日の機材オペレーションもサポート。
プロのオペレーターにお任せいただくことで、開催担当者様にかかる手間や負担を減らすことができ、スムーズな進行・運営が実現可能です。また企画・運営に注力していただけるようになり、満足度の高いウェビナーを作り上げることができます。

「ウェビナーを成功させたい」という担当者様は、ぜひフクラシア配信サポートまでご相談くださいませ。
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