ウェビナー開催のやり方は?手順や必要機材、ツールを紹介

社会情勢の影響でセミナー開催の手段も変化していく中、もはやスタンダードとなっている「ウェビナー」。
本記事では、ウェビナーの基本的なやり方や必要な機材、ウェビナーをより良くしていくためのポイントをお伝えします。ぜひ最後までご覧ください。

ウェビナーの特徴をおさらい

Web上で開催するセミナー・講演会である「ウェビナー」。昨今の社会情勢により、広く普及しつつあるのはご存じのとおりです。
ウェビナーの開催方法 を知る前に、まずはウェビナーの特徴をおさらいしてみましょう。

会場の自由度が高い

ウェビナーは従来の対面式セミナーと異なり、オンライン配信によって参加者へ情報を届ける形式です。つまり会場のキャパシティに左右されず、大規模な会場を借りなくても開催することができます。

会社の会議室や貸し会議室などのスペースさえあれば配信可能なため、従来の対面式イベントに比べると、会場の自由度が高いといえるでしょう。

小規模から開催できる

ウェビナーはコストを抑えることができ、開催場所を抑える必要がないため、小規模レベルから実施が可能です 。
ウェビナーを活用すれば、社内向け研修など、数人単位が対象になるセミナーでも気軽に開催できるようになります。
やり方次第では、これまでにないウェビナーを作り上げることもできるでしょう。

機材の用意が必要

ウェビナーはオンライン配信のため、PCやネット環境、マイク、カメラなどの機材が必要になります。
画質や音質にこだわるほど多くの機材が必要になるため、ウェビナーの開催規模や目的、目指す配信クオリティに応じて必要な機材をリストアップするとよいでしょう。

ウェビナーを開催する基本的な手順


オンライン配信ならではのメリットが多いウェビナーですが、実際に開催する場合どんな手順を踏めばよいのでしょうか。ウェビナーの基本的なやり方・手順をチェックしてみましょう。

開催目的やテーマ・内容の企画

ウェビナーを成功させるためには、目的を明確にしましょう。
何のためにウェビナーを開催するのかがはっきりすれば、コンテンツの内容や開催のタイミング、進め方など逆算して決めることができます。
目的が定まったら、運営者間で確実に共有しましょう。
このとき注意したいのが、「ウェビナーの開催そのもの」を目的としないことです。ウェビナーはあくまでも「手段」であり、ただ開催すればOK……というものではありません。決して開催の目的を見失わないようにしましょう。

開催日や規模の決定

ウェビナーの目的が決まったら、開催日を決定します。決定した開催日に向けてコンテンツの内容づくりや規模の確定を行いましょう。

このとき、規模によっては集客に多くの時間が必要になるケースも。集客手段(SNSやメールマガジン、企業HPへの掲載など)についても同時進行で検討していくことをおすすめします。

機材・ツール選定

ウェビナー開催にあたって要項が決まったら、必要最低限の機材・ツールを揃えていきましょう。
最低限必要な機材は以下のとおりです。
【必須の機材】
・PC:プロセッサー/Core i5~7以上、メモリ8GB以上のスペック推奨
・インターネット環境:光回線で有線接続を推奨。上り下り共に3Mbps以上が望ましい

PCにカメラ・マイクが内蔵されているものであれば、それだけでも配信は可能です。ただし内蔵カメラ・マイクの画質や音質で満足できない場合は、外部カメラ、マイクなどの機材導入も検討してみましょう。
ここ数年で購入したPCはおおよそ、ウェビナー開催に必要なスペックを備えていることが多いです。オンラインMTGで問題がなければ、ウェビナーの使用にも概ね耐えることができます。

【クオリティアップに必要な機材】
・外部カメラ:なめらかな映像が配信可能に
・外部マイク:集音機能に優れている。高音質で聞き取りやすい配信に
・照明:画面が明るく見やすくなる
・映像、音声などのスイッチャー:画面や音声の切り替えができるようになる

配信ツールは自社のニーズや開催規模、予算に応じたものを選定するとよいでしょう。
ウェビナー配信ツールの中でも有名なのが「Zoomウェビナー」です。
Web会議ツールとして有名なZoomですが、Zoomウェビナーは“ホストから参加者へ向けた発信”に長けた機能が多く実装されています。ホスト・参加者ともに使い勝手が良く、多くの企業が導入しています。
【2021年12月最新】Zoomウェビナーとは? Zoomウェビナーの使い方とミーティング機能との違いを紹介

開催の告知

ウェビナーの機材が準備できたら、開催に向けて既存の顧客へ連絡を行いましょう。
新規顧客の獲得を狙いたい場合は、新規参加者にも積極的にアプローチすることをおすすめします。居住地を問わず参加できるウェビナーの利点を活かしましょう。
新規顧客へのアプローチとして、Webサイトへの掲載やSNSへの発信、Web広告の出稿などが有効です。
また、参加者にウェビナーツールのアカウント登録をしてもらう場合は、あらかじめ通知しておきましょう。

ウェビナーの実施

ウェビナー当日までに使用する進行表、読み上げ原稿や共有資料などは不足なく準備しておきましょう。配信に必要なアカウント登録・設定なども、事前に済ませておくと安心です。
開催当日の流れはツールによっても異なります。Zoomウェビナーを利用した場合の大まかな流れは次のとおりです。

1.Zoomへログインし、スケジュール設定を完了する
2.パネリストと参加者を招待する
3.配信をスタート

ウェビナー開催中には「音声や映像が途切れていないか」「声が聞き取りにくくないか」をチェックしましょう。音質が良くないと参加者が離脱しやすくなります。
開催者側として1人以上ウェビナーに参加してもらえると、トラブルがあった際に、柔軟な対応が可能です。

ウェビナーをより良いものにしていくためには

ウェビナー開催時には、リハーサルや振り返りを行うことが大切です。

リハーサルを必ず行う

ウェビナーの本番前には必ずリハーサルを実施しましょう。リハーサルで実際の進行を確認することで、進行の改善点が見つかりやすくなります。これにより、本番でもスムーズな進行が可能となるでしょう。

またウェビナーでは「配信が止まる」「音が途切れる」などのトラブルも起こり得ます。想定されるトラブルやその対処法を知るうえでも、リハーサルは重要です。

リハーサル中に起きたトラブルは記録し、対処法マニュアルを作成しておきましょう。

振り返りを行いブラッシュアップしていく

ウェビナーをブラッシュアップし、より良いものにしていくには、開催後に「振り返り」を行うことが大切です。録画機能を活用し、ウェビナーで目標達成できたか、改善点はどこかを洗い出しましょう。
また、ウェビナーツールの「アンケート機能」を活用するのも良い方法です。参加者の意見を集めやすく、ウェビナーの内容評価や分析に利用できます。積極的に活用してみましょう。

慣れないうちは配信サポートの力を借りるのもひとつの手段

今回の記事では、ウェビナーのやり方や開催の手順についてご紹介しました。
しかしながら、初めてウェビナーを実施する企業にとっては「どこから手を付けていいかわからない」「最適な機材・ツールはどれ?」など、準備に手間と労力が必要なのも事実です。

オンライン配信に慣れないうちは、「配信サポート」を利用するのもひとつの方法です。
「フクラシア配信サポート」では、ウェビナー配信の準備から運営・設営・撤収までをワンストップでお任せいただけます。お打ち合わせでは、企業様の“やりたい形”を叶えるためのご提案も行い、運営者の皆様の立場に寄り添うサポートを心掛けております。

またフクラシア配信サポートでは、弊社所有の貸し会議室FUKURACIAを配信会場としてもご利用可能なほか、ご指定の会場・会議室への出張配信サポートにも対応しております。
「ウェビナー配信を成功させたい」とお考えの企業様・団体様は、ぜひフクラシア配信サポートまでご相談くださいませ。

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