「徹底したヒアリングにより、お客様の真の目的達成のサポートがしたい。」配信コーディネーターが大切にしていること

会議室・宿泊施設の備わった「研修特化型ホテル」や、貸し会議室の運営を手掛けてきたフクラシア。当社では昨今のニーズ変化に応えるべく「ライブ配信サポート・オンラインイベント運営代行」のサービスをご提供中です。ホテルならではのホスピタリティ、サポート力を生かしながら、お客様に満足いただけるオンラインイベントのご提案を行っております。

現在では少人数の社内イベントから社外向けの大型イベントに至るまで、多種多様なイベントを手掛けるまでに成長いたしました。

 

オンラインイベント成功のためにはお客様のご要望を細かくヒアリングし、“真の目的”が達成できる提案をする人物が必要です。本記事では、これまで数多くのオンラインイベントの企画・提案を手掛けてきた「コーディネーター」にフォーカスを当て、インタビューを行いました。

コーディネーターとして大切にしていることや仕事への向き合い方、これまでの体験談について話を聞いていきます。

コーディネーターとは?

コーディネーターの仕事について教えてください。

コーディネーターはお客様のご要望をヒアリングし、イベント・会の土台から細かい部分まで作り上げていくのが主な仕事です。ご案件決定後も打ち合わせを重ね、形になるまで伴走します。またお客様との打ち合わせだけでなく、お客様を迎える側(社内・外部問わず会場・調理・協力会社等)各所のハブとなり、調整も行います。

ご実施終了後はそのまま終わり、ではありません。フォローを行ったり、お客様の要望やご意見、ニーズをまとめて新プラン・サービスを作成していったりする場合も多いですね。

案件の打ち合わせだけでなく、さまざまな仕事を担当しているんですね。その中でも特に大切にしていることはありますか?

  「なぜその会を行うのか」「会の目的や主旨、参加者の特徴が何なのか」を一歩踏み込んでお伺いすることです。

会を開催する場合には、さまざまな目的が込められています。ヒアリングにおいて表面的なご希望だけではなく、実施に至る背景をも理解することで、ご期待以上のイベントが完成すると考えています。

お客様が心から希望するイベントに近づけつつ、会を期待以上へさらに「膨らます」お手伝いをする。これこそがコーディネーターの使命だと考えております。

表面的な希望だけでなく、開催までの背景をしっかりくみ取ることが大事ということですね。

そうですね。開催成功のためには、当日のオペレーターへお客様の想い、内容を余すことなく引き継ぐことも重要ですね。自分の提案がお客様の「本当にやりたいこと」に沿っているかも重視しております。

コーディネーターとしてプラスアルファのご提案をさせていただくことも多々ありますが、「自身の自己満足になっていないか?」「先入観でご提案をしていないか?」と自問自答することは非常に重要です。

もし先入観に沿ってご提案をした場合、結果としてお客様が望む本来の目的、やりたいことから逸れてしまいます。視野狭窄にならぬよう、常に俯瞰しながら案件を見ることで、細かな問題点などにも気付きやすくなると思います。

他には「案件が企業においてどのような役割を果たしているのか」を考えることにもこだわっています。具体的には案件の目的と背景をくみ取りつつ、その会社のイベント・催事全般におけるパートナーとして携わることを意識していますね。こうすればより良い案件を、よい形でご提案できるという「連鎖反応」が生まれるからです。

これまでの仕事で特にやりがいを感じたのはどのような時ですか?

これまでで特に印象深いのは、ケータリング事業のコーディネーター時代、企業の周年パーティーを担当したときのエピソードです。

世界各国向けのサービスを手掛ける企業ということで、お問合せいただいた当初は「世界各国料理を出したい」という漠然としたご依頼でした。
しかし、実施にあたりオフィス移転で事業所ごとにフロアが分かれ、コミュニケーションが希薄化していること、周年パーティーで帰属意識を高めたいこと。また、「従業員の支えとなるご家族にも会社の魅力を伝え、前向きに働けるようにしたい」などの想いをお伺いするようになりました。

そこでイベント当日は、その企業にまつわる料理メニューをお出しすることにしました。また他にも会場装飾やコンテンツを一緒に考え、皆様にご満足いただけるイベントを成功させることができたのです。

目的達成に沿っているかを意識して軌道修正しつつ奔走した結果、当日はお褒めの言葉を頂戴しただけでなく、事務局様の記念写真にも入らせていただきました。さらには、後日ご依頼企業様の社内報にて、協力会社としてお礼の言葉つきでご紹介いただきました。

 
             ケータリングでご提供したお料理

この案件は入社5ヶ月目の私にとって初めて経験した大きな周年パーティーでした。法人パーティーに関わる介在価値を体現・体験できたこともあり、今でも忘れられない案件ですね。

お客様の大きな満足が得られると、大きな自信につながりますね。コーディネーターとしてこれから挑戦してみたいことなどはありますか?

社会的需要が刻一刻と変化する中で、どんなご相談でも成功・満足を得られるような、コーディネーターのスペシャリストを目指したいと思います。

お客様にとって「とりあえず相談しておけばなんとかなる」と信頼していただけるようなお付き合いを、今まで以上に増やしていきたいです。

また、満足していただくためには当日サービスを提供する当日オペレーター、サービス部門の力も不可欠です。そのため、現場との連携もより強固にしていくことが重要です。チームとしてお客様に関わることで「1+1=2」以上の価値を提供できるような、強い事業組織を作っていきたいですね。

ライブ配信サポートについて

ライブ配信サポートや配信運営代行の仕事ではどんなことを担当していますか?

「お客様のやりたいイメージを形にする」という点では他の事業と変わりないですが、ライブ配信サポートの特徴として「やり方がわからない・イメージがわかない」というお客様が非常に多いです。

そのため、お客様のやりたいことを紐解き、丁寧なヒアリングをし、綿密なイメージのすり合わせと調整を行うことで、ご希望を実現まで導きます。

ライブ配信サポートについて、これまでの仕事との違いはありますか?

目に見えない「通信」を使った商品で、スタートしたら終了するまで進み続けるしかなく、やり直しがききません。そのためどの仕事よりもプレッシャーは大きいです(笑)。

また、社会的に急にオンライン化が進んだためか「右も左もわからない」というお客様も多く見られます。“当たり前が当たり前でない”ことが前提の上、一場面ごとの動作や見せ方をどうするか、といった細かい打ち合わせが必要となります。

オンラインだからこその気遣いが必要になるというわけですね。

そうですね。商品特性的にも機材を多用する案件のため、予期せぬトラブルも起こり得ます。ただ、その可能性をゼロに近づけるために、今まで以上に細部へ注意を払い、リスクを事前に全てつぶすことを徹底しています。

オンライン配信サポートでは会の中身や運営・進行に携わる機会も多いです。「イメージをカタチにする」だけにとどまらず、企画のご提案、ディレクター業務といった直接イベントの中身に関わる業務が増えました。

もともとお客様の開催目的や背景を理解した上でのご提案を心掛けていたこともあり、配信サポートでも「視聴者への見せ方」や「演出」などを自然と提案できていました。言われたことを確実に実行するのも大切ですが、経験を活かして「これをやるとこんな効果が生まれる!」という提案をすることで、より満足度の高い会が作れていると自負しています。

これまでの経験が役立ったということですね。ライブ配信サポートならではの思い出はありますか?

数多くありますが、中でもある企業様のキックオフ案件が特に印象に残っています。

これまでは会場にて年に一度開催していた“意思統一・コミュニケーションの場”を、オンラインに切り替えたいというご相談でした。お話を伺う中で、「どうやったら社員1人ひとりに想いが強く伝わるか」といったお悩みや、「テレワークで希薄になったコミュニケーションを強化したい」といった目的があり、今後の会社の命運を分ける重要な会だと感じました。

 

そこで、これまでの会場開催と同じく式次第を作成していただき、そのうえで最適な配信方法を提案。また、お客様のイメージ・実現可能なことのすり合わせを行いつつ、コミュニケーション促進のためのゲームやコンテンツの再提案・調整も続けました。

当日は開始カウントダウンをしながら、お客さまと緊張を共有しながらスタート。スピーチのため配信会場に来てくださった役員様十数名を含め、スタッフ全員がスタンディングオベーションで終了。「目の前にいない」というハンデがあるにもかかわらず、表彰、エンディング場面では涙を流す方もいらっしゃったほど、盛り上がる会となりました。

終了後、事務局様からはお褒め・お礼の言葉だけではなく、「また来年もこの会をお願いします」とお声がけ頂き、他の別案件のご紹介なども頂きました。

目的を叶えるための想いを強く持っているからこそ、大成功という結果に終わったわけですね。これもフクラシア配信サポートならではの強みと言えそうです。

そうですね。「ただ配信する」だけでなく、案件をやる目的まで叶えるという意味も含めて、案件の成功にこだわっています。

それは営業やコーディネーターはもちろんのこと、当日現場に入りお客様をお迎えするオペレーション・店舗スタッフも同じ想いです。各セクションにて、より高いご満足を追求しています。

フクラシア配信サポートをご検討いただくお客さまへ

最後に、これから配信サポートの利用を考えている方に伝えたいことはありますか?

世の中が急にオンラインに代わり、催事もオンライン化したことにより良い点も大変な点も、肌で感じていただいていると思います。フクラシア配信サポートはそんなお客様に寄り添い、どのようなご案件でもお客様が開催する目的を叶えられるよう、ご実施成功に向けて伴走させていただきます。

ささいなことでも、ぜひ気兼ねなくご相談くださいませ。

 

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オンラインのやりたいを叶える~フクラシア配信サポート

 

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