企業の全社ミーティングは、いつもの会議より多くの人数を収容できる施設が必要です。自社に広いスペースがないときは、貸し会議室を使うという手段があります。

では、貸し会議室とはどんなものでしょう? 貸し会議室のあれこれとともに、そのメリットを紹介します。

便利な立地でみんながうれしい

貸し会議室の最大のメリットは、便利な立地にあるといっても過言ではないでしょう。全社ミーティングは、さまざまな場所のオフィスで働く社員が集まる機会です。駅から近く、分かりやすい場所に位置することの多い貸し会議室なら、初めての場所でも迷うことなく会場に到着できます。

また、遠方からの参加者が多い場合は、ターミナル駅の近くにあるところを選ぶとよいでしょう。1日がかりの会議でも、例えば新幹線の始発と最終を利用すれば、日帰りでの参加が可能です。宿泊の経費もかからず、会場費が多少かかったとしても、それだけの価値があるといえるでしょう。

会議に必要なものはすべてある

全社ミーティングに必要なのは、広いスペースだけではありません。趣味の集まりにも使えるようなレンタルスペースや、公共施設のフリースペースには、ホワイトボードや電話会議用のシステムなど、会社の会議に必要なものが設置されていない場合があります。細かな備品を準備し、会場まで運ぶとなると、担当者の負担も大きくなってしまいます。

貸し会議室は、主に会議をするための場所として設定されているので、必要な機材や小物類などはすべてそろっています。ウェブサイトで、利用が可能な設備や機材を公開しているところがほとんどなので、会場まで出向く必要はありません。事前に、どんな設備があるのか、会議で使用するものはそろっているのか、確認してみましょう。

大人数から少人数まで対応可能

貸し会議室の中には、さまざまな人数に対応した部屋が準備されています。10人以下から100人単位まで、必要な大きさの会議室を利用できるため、無駄なスペース代を支払うこともなく、効率的です。

また、会場によっては、大きなスペースをパーティションで区切ることもできるため、例えば、午前中は分科会、午後は全員参加の会など、ランチ休憩の合間に配置転換をするだけで手軽に準備ができます。同じ場所で行えるため移動の必要もなく、主催・参加者どちらにとっても便利な設備といえます。

コンシェルジュサービスで準備もラクラク

貸し会議室には、コンシェルジュを利用できるところもあります。コンシェルジュとは、必要な情報を提供したり、必要な備品を手配したりする人材のことで、もともとはホテルのフロントに配されていることの多いサービスです。しかし最近では、貸し会議室でもこうした人材を取り入れているところが増えてきています。

会議に必要な情報や備品を事前に用意し、当日の会議運営がスムーズにいくようサポートするのが、会議専門コンシェルジュの役割です。何でも気軽に相談できるため、上手に活用すれば、スマートで効率的に会議の準備を整えることができます。

会議の後もおまかせ!

全社ミーティングで社員がそろったら、会議だけでなく、もっと交流の機会を設けたいと考える企業もあるでしょう。そんな場合も、貸し会議室なら状況にあった対応が可能です。例えば、ケータリングや仕出し弁当の手配を請け負うところもあります。

会場を変える必要なく、社員のコミュニケーションを図ることができるので、時間だけでなく経費の節約にもつながります。初めての土地に来た社員にとっては、無駄な移動は面倒なもの。さらに会議運営の担当者も、会場ごとに全員がそろったかどうかを確認するような、余計な気を使うこともありません。

こんな時も、コンシェルジェに人数と予算を伝えれば、あとは当日を迎えるだけです。

賢く使ってスマートな会議運営を

貸し会議室には、さまざまなメリットがあります。便利な立地条件、必要機材の充実のほか、コンシェルジュサービスの活用で、会議の準備も安心です。全社ミーティングのようないつもと違う大きな会議なら、安心の貸し会議室を利用してみては? 賢くスマートに会議を開催できれば、担当者の株も上がること間違いありません。

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