これからイベントの主流に? 「ハイブリッド開催」がおすすめな理由&運営のポイント

イベントをハイブリッド開催するメリットとは?

コロナの感染拡大が著しい2020年以降、多くの企業でウェビナーや企業の説明会、商品発表会、株主総会や学会などのイベントの「オンライン化」が進みました。
そして現在では、完全オンラインではなく、会場(リアル)とオンラインの両方でイベントを共有する「ハイブリッド開催」が注目されています。ハイブリッド開催には、以下のようなメリットがあります。

より広い層の人々が参加可能になる

ハイブリッド開催は参加者の幅が広がるのが大きなメリットです。ネット環境やITリテラシーの問題でオンライン配信へ参加できなかった人も、ハイブリッド開催なら参加しやすくなります。また、遠方で会場に足を運べない人も、ハイブリッド開催であれば自宅等から参加可能です。

どのような人でも取りこぼすことなく参加してもらえるとなれば、集客の可能性も広がるうえ、より幅広い範囲へ情報をリーチしやすくなります。

参加可能な人数が増える

会場のみでのイベント開催は、会場のキャパシティに応じて上限人数が決まってしまいます。特に感染予防対策が必要な昨今では、想定よりも収容人数がかなり少なくなってしまう……といった事態も避けられないでしょう。
しかしオンラインから参加可能なハイブリッド開催であれば、会場のキャパシティに関係なく多くの人に参加してもらうことができます。プラットフォームによっては人数の制限なく参加してもらうことも可能なのです。

双方向でコミュニケーションができる

イベントのハイブリッド開催では、会場の参加者とオンライン参加者をつないで双方向でコミュニケーションをすることもできます。マイクを使った会話はもちろん、チャットから意見を拾って話し合う、挙手機能やQ&A機能などを使うなど、工夫次第でさまざまなコミュニケーションが可能です。

アーカイブを残して後から見返せる、拡散しやすい

ハイブリッド開催の利点には、イベントそのものを録画データとして残しておける点です。アーカイブを残すことで後から見返しやすいうえ、当日に参加できなかった人でも視聴が可能となります。また、アーカイブをSNSで拡散したり、サイトに掲載したりすることで、広報活動・採用活動などへの利用もできるでしょう。

意見やリアクションを集約・可視化しやすい

配信プラットフォームにはほとんどの場合アンケートやQ&A機能、チャット機能、コメント機能などが備わっています。こうした機能を活用すれば、参加者の意見・リアクションを効率的に集約・可視化できます。デジタルデータで残ることで、集計・報告の際の負担が軽減される可能性も高くなるでしょう。

このようにハイブリッド開催は、会場開催とオンラインの“いいとこ取り”ともいえる特徴を持っているのです。

ハイブリッド開催にはデメリットもある?

良い面が多いハイブリッド開催ですが、いくつかの課題やデメリットもあります。

たとえば、実際にハイブリッド開催を経験した方からよく聞くのが「一体感が生まれにくい」という意見です。同じ会場にいる人々は空気感を共有しやすいですが、オンライン参加者はバラバラの場所・環境からの参加となります。そのため、人によっては疎外感を感じてしまう場合もあるのです。また、会場・オンライン双方での雑談の場が生まれにくい点もハイブリッド開催の課題かもしれません。

その他にはオンライン参加者の音声が会場からは聞き取りにくい、機材のトラブルで配信が中断・遅延したなどのトラブルも起こりやすいといえます。
こうしたデメリットや課題を解消するには、綿密な準備と運営の工夫が必要です。

スムーズな開催のためには? 運営のポイント

スムーズなハイブリッド開催のためには、「会場型の準備とは異なる点がある」ということを理解しておく必要があります。そのうえで次の4点を意識するとよいでしょう。

イベントでは全員が一体感、臨場感を覚えられる工夫を

全員が同じ空間にいないハイブリッドイベントでは、一体感の醸成が難しかったり、臨場感に欠けたりするケースがあります。特にオンライン参加者は、会場と別の空間にいるがゆえに“置いてきぼり”になりがちです。
オンライン参加者をケアするには、質疑応答で参加してもらったり、チャット機能で意見を吸い上げて積極的に答えたりするなどの工夫が必要です。全員が満足できるイベントにするにはどうすればよいのか、今一度考えてみましょう。

音声のミキシング、カメラワークなどの工夫

ハイブリッド開催では「オンライン登壇者の音声を流した際に音量のバランスが悪く、会場参加者が聞き取りづらい」といった事例もあります。この問題を解決するには、オンライン登壇者の映像を事前収録して流したり、オンライン登壇者の映像をサブPCから配信用PCへ共有し、配信をおこなったりする方法があります。

リアルタイムで会場とオンライン登壇者が会話をする場合は、オンライン登壇者の音量をミキサーで調整する方法もあるでしょう。ただしこちらは専門知識が必要なため、専任スタッフの手配が必須です。

配信に必要な機材を揃え、トラブル対応スタッフを置く

オンライン配信をおこなう際には、機材のコンディション、ネット状況による中断・遅延などのトラブルがつきものです。スムーズなハイブリッド開催・配信を望む場合は、万が一のトラブルに対応できるスタッフを置くことが大切です。

余裕を持った運営・準備スケジュールの設定

ハイブリッド配信では、会場とオンラインの2つをケアしなければなりません。つまり運営の手間も2倍になると考え、余裕を持ったスケジュールで準備をしていかねばなりません。
もし開催担当者の負担が大きい場合は、会場の準備や配信のサポートを外注するのも賢い方法です。外注することで準備にかかる手間や時間を省略できれば、担当者はイベント内容の充実等のほかの業務に注力できるようになります。

イベントのハイブリッド開催なら、フクラシアへご相談ください

フクラシアでは自社運営の貸し会議室を会場とした「ハイブリッド討論会プラン」をご用意しております。このサービスは、オンライン登壇者と開錠登壇者の会話をオンライン配信できるというものです。開催方法のご提案から準備、当日の運営に至るまで専門スタッフがサポートしておりますので、ハイブリッド開催が初めての企業様でも安心してご利用いただけます。
討論会などのイベントのハイブリッド開催をご検討している企業様は、ぜひフクラシアまでご相談ください。

 

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