ハイブリッド開催は参加者の幅が広がるのが大きなメリットです。ネット環境やITリテラシーの問題でオンライン配信へ参加できなかった人も、ハイブリッド開催なら参加しやすくなります。また、遠方で会場に足を運べない人も、ハイブリッド開催であれば自宅等から参加可能です。

どのような人でも取りこぼすことなく参加してもらえるとなれば、集客の可能性も広がるうえ、より幅広い範囲へ情報をリーチしやすくなります。

会場のみでのイベント開催は、会場のキャパシティに応じて上限人数が決まってしまいます。特に感染予防対策が必要な昨今では、想定よりも収容人数がかなり少なくなってしまう……といった事態も避けられないでしょう。
しかしオンラインから参加可能なハイブリッド開催であれば、会場のキャパシティに関係なく多くの人に参加してもらうことができます。プラットフォームによっては人数の制限なく参加してもらうことも可能なのです。

イベントのハイブリッド開催では、会場の参加者とオンライン参加者をつないで双方向でコミュニケーションをすることもできます。マイクを使った会話はもちろん、チャットから意見を拾って話し合う、挙手機能やQ&A機能などを使うなど、工夫次第でさまざまなコミュニケーションが可能です。

ハイブリッド開催の利点には、イベントそのものを録画データとして残しておける点です。アーカイブを残すことで後から見返しやすいうえ、当日に参加できなかった人でも視聴が可能となります。また、アーカイブをSNSで拡散したり、サイトに掲載したりすることで、広報活動・採用活動などへの利用もできるでしょう。

配信プラットフォームにはほとんどの場合アンケートやQ＆A機能、チャット機能、コメント機能などが備わっています。こうした機能を活用すれば、参加者の意見・リアクションを効率的に集約・可視化できます。デジタルデータで残ることで、集計・報告の際の負担が軽減される可能性も高くなるでしょう。

このようにハイブリッド開催は、会場開催とオンラインの“いいとこ取り”ともいえる特徴を持っているのです。

全員が同じ空間にいないハイブリッドイベントでは、一体感の醸成が難しかったり、臨場感に欠けたりするケースがあります。特にオンライン参加者は、会場と別の空間にいるがゆえに“置いてきぼり”になりがちです。
オンライン参加者をケアするには、質疑応答で参加してもらったり、チャット機能で意見を吸い上げて積極的に答えたりするなどの工夫が必要です。全員が満足できるイベントにするにはどうすればよいのか、今一度考えてみましょう。

ハイブリッド開催では「オンライン登壇者の音声を流した際に音量のバランスが悪く、会場参加者が聞き取りづらい」といった事例もあります。この問題を解決するには、オンライン登壇者の映像を事前収録して流したり、オンライン登壇者の映像をサブPCから配信用PCへ共有し、配信をおこなったりする方法があります。

リアルタイムで会場とオンライン登壇者が会話をする場合は、オンライン登壇者の音量をミキサーで調整する方法もあるでしょう。ただしこちらは専門知識が必要なため、専任スタッフの手配が必須です。

オンライン配信をおこなう際には、機材のコンディション、ネット状況による中断・遅延などのトラブルがつきものです。スムーズなハイブリッド開催・配信を望む場合は、万が一のトラブルに対応できるスタッフを置くことが大切です。

ハイブリッド配信では、会場とオンラインの2つをケアしなければなりません。つまり運営の手間も2倍になると考え、余裕を持ったスケジュールで準備をしていかねばなりません。
もし開催担当者の負担が大きい場合は、会場の準備や配信のサポートを外注するのも賢い方法です。外注することで準備にかかる手間や時間を省略できれば、担当者はイベント内容の充実等のほかの業務に注力できるようになります。

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