ファシリテーターとは、会議をスムーズに進行させるための「かじ取り」を行う人のことです。会議の段取りを決めて計画通りに話を進めるタイムキーパーの役割を果たすだけでなく、参加者の発言や結論の導出にも関わります。

全員がきちんと意見を出し合ったうえで、きちんとそれに基づいた結論が出せるように会議全体の流れを決定し、道筋を示していくのがファシリテーターなのです。

リーダーというのは、あるチームの中のトップで、責任のある立場にある人を指す言葉です。チーム内で行われる会議において、リーダーは個々の発言や流れに問題がないかについて考える必要があります。

実務に合わない意見や、会社の規定に反する意見などについてはリーダーが責任を持って正す必要がありますし、決定された事柄についても、本当にチームのためになることなのか考慮したうえで、その決定に責任を持たなければいけません。

一方、ファシリテーターは、会議の結果に責任を持つことはありません。結論は会議の参加者が出すものであり、ファシリテーターはあくまでも中立的な立場から、参加者の意見を引き出してまとめていく役割のみを担います。

会議において、ファシリテーターはスタートから終了までの進行を管理し、参加者の多くが納得できる結果をスムーズに導き出せるよう働きかけます。ファシリテーターの会議における役割を確認しましょう。

①会議の目的や意味を最初にはっきりさせておく
会議をなぜ行うのかを明確にすることで、参加者の的確な意見が出やすくなります。

②どのように進行するのか説明して情報共有をする
参加者と会議のタイムスケジュールを共有し、だらだらと会議が延長されるのを防ぎます。

③全員が自分の意見を存分に発言できるよう気を配る
黙っている参加者がいるようであれば発言を促すといったことして、全員の考えを引き出します。また、特定の考えが優勢になって反対意見を述べづらいような雰囲気になったときは、別の考えを持った人はいないか確認する必要もあります。

④全員の発言をまとめて、参加者が結論を出す手助けをする
どのような意見が出ていたのかまとめることで、結論を導き出しやすくなります。会議の時間内に結論が出るように意見をまとめていきます。

⑤会議の結果に不満の残る人がいないようフォローしていく
結論に対して、反対意見を持つ人の意見を聞き取り、それに対してどのようなフォローをしていけば良いのか考えるきっかけづくりを行います。極力、参加者全員が不満を残さない会議を目指します。

リーダーに求められるのは、業務に関する専門的な知識や、部下をまとめて引っ張っていくリーダーシップですが、ファシリテーターに求められるのは、中立性や、他者の意見を引き出してまとめる技術、他人の気持ちをくみ取る目配りなどです。このように、リーダーとファシリテーターの役割は必ずしも一致しません。

そのため、ファシリテーターは社内の人間ではなく、外部から専門家を招くこともあります。社内の人間をファシリテーターとする場合であれば、適性を見極め、場合によってはファシリテートに必要なスキルを学ぶ場を作ることも大切です。