どのような会議であっても、議題があり、それに対して参加者が意見を出し合って最終的な結論を出すという流れは変わりません。会議では、それぞれの意見を出し合う「発散」と、その意見をまとめる「収束」が大切なのです。
しかし、ただ漠然と議題に関する発言を求めても、なかなか言葉にまとめられない場合もあります。また、発言しているうちに論旨があやふやになってしまうこともあるでしょう。

意見の収束に関しても同様で、その場で出た意見について、すべてを効率よくまとめていくのは至難の業です。ましてや、既に収束の時間に入っているのに、新しい意見が出てきてしまうと、会議がまとまらないまま長引いてしまいます。

付箋を使った発散とは、会議の参加者それぞれが、付箋に自分の意見を書き込んでいく方法です。口頭で発表する必要がないため、ちょっとした思い付きやアイデアをどんどん気軽に発散していくことが可能です。

筋道を立てて説明をする際や、質疑応答に応えながら発表をしていると、だんだんと本来の自分の意見からずれた議論に発展してしまうこともあります。しかし、付箋を使った発散であれば、そういったリスクも回避することができます。
また、文字に書くという行為によって、頭の中を整理するという効果も期待できます。

付箋に書き込まれた意見には、口頭で述べられた発表よりも端的でわかりやすいという特徴があります。また、付箋に書いて文字として意見を共有することで、「誰の意見か」という情報に左右されにくくなり、参加者全員の意見をフラットな立場で見られるようになります。

さらに付箋の意見について不明点がある場合は、口頭で補足説明をしても良いでしょう。こういう場合でも、はっきりと着地点が文字で記されているため、話しているうちに意見が曖昧になってしまうということがありません。

全員が付箋に意見を書き記したら、まず、その内容によってグループ分けをしていきます。付箋は、貼ったり剥がしたりすることが容易であるため、意見をグループ分けして検討するのに便利なのです。どのようなグループを作るかは、議題によって異なりますが、例えば残業を減らしたいということであれば、「業務の効率化」「チーム内での協力体制」「新規の人材確保」などに分けることができるでしょう。

ホワイトボードや模造紙にそれぞれの項目を書き出して、該当する付箋を貼っていきます。すると、似た意見がグループごとにまとまるため、どういった意見を持っている人が多いのかといったことがひと目でわかるのです。また、反対にどのような事柄に対して改善策が出づらいのかについても知ることができます。

グループ分けが終わったら、それぞれの付箋を再度見直してみましょう。同じ意見がいくつも出ている場合は、付箋を重ねてひとつの意見としてまとめます。また、特に重要だと思う意見に対してシールを貼ったり、チェックを入れたりという方法もあります。こうして意見をまとめていくことで、それぞれのグループの中で行うべき課題が見えてきます。

このように付箋は、何度でも貼ったり剥がしたりできるうえに、直接書き足すこともできるため、会議をまとめて結論を出すのに役立ちます。意見やアイデアが出にくい場合などに活用してみましょう。