会議を主催するなら議長や司会といった、会議の進行役をおくだけでなく、タイムマネジメントに責任を持つ人も立ててみては？　テレビやラジオ、映画の世界ではおなじみのいわゆる「タイムキーパー」です。会議の進行における時間配分に責任を持つ担当がいれば、司会者も会議の内容にのみ注力できます。

タイムキーパーは事前のタイムスケジュールを念頭に、時間の面からのみ会議を支配します。例えば、各人の発言のための持ち時間の管理。終了時間の1分前に予告、定刻で終わるように促すのも一案です。最初の議題提出、中盤の意見発表、意見交換、最終的な結論に至るべき時間など、それぞれのタイミングを参加者に伝えることで、会議の進行がスムーズになるでしょう。

タイムスケジュールを参加者全員であらかじめ共有しておくのも、タイムマネジメントの方法のひとつです。だいたいのスケジュールがわかっていれば、参加者の会議時間に対する心構えも変わってきます。漠然と会議に参加するのではなく、決まった時間内で結論に至らせるという共通認識は、会議の能率や集中力アップにつながるでしょう。

タイムスケジュールのシェアは、事前に告知しておくほか、当日の会議の冒頭で説明するという方法もあります。また、会議室の目立つ場所に掲示しておいたり、プリントアウトして配布しておいたりしてもいいですね。時間に対する意識付けを共有することで、会議への参加意識も高まります。

会議に遅れて来る人がいると、その人のために皆の時間が無駄になります。先に始めたとしても、後から流れを説明すれば余計な時間がかかるもの。タイムマネジメントの基本は定刻スタートです。会議への遅刻は厳禁という雰囲気を社内で作っておくことも、効率的な会議運営に欠かせないポイントのひとつです。

遅刻厳禁で始まりの時間をキープするかたわら、終わりの時間を意識付けすることも大切です。結論の出た時が会議の終了時間ではありません。結論を出す終わりの時間をあらかじめ決めておくことで、メリハリのきいた会議運営ができます。会議をダラダラと続けないためにも、残り時間の共有でスピードアップを図りましょう。

タイムマネジメントとは、時間を大切にすること。時間に対する考え方をもっとシビアに捉えるようコントロールして、会議を効率的に進めましょう。会議の参加者同士、時間に対する認識が同じなら、会議はもっとスムーズに運営できます。時間を大切にすることで、会議を今まで以上に活性化させましょう！