プロジェクターでパソコンの画面を写しながら、議論の内容をその場で打ち込み、全員で共有するのが、リアルタイム議事録です。パソコンとプロジェクターをつなぎ、全員が見える位置にスクリーンを張って、そこへパソコンの画面を直接映写します。会議中に次々と更新される内容を出席者全員がその場でリアルタイムに共有することで、いつもの会議に変化が生まれます。

リアルタイム議事録のメリットはさまざまですが、そのひとつは、会議後の議事録作成の手間が省けること。会議中に作成してしまえば、その場で議事録ファイルを参加者全員にメール添付で送るか、社内会議なら社内の共有フォルダに入れるかすればOKです。映し出される画面を見ることで会議への集中力も高まります。漠然と会議に参加し発言を聞くだけでなく、その流れを目で見て確認できるので、会議の内容を理解しやすくなるためです。

決まったことや議論の構造をリアルタイム議事録で「見える化」することで、会議は劇的に変わります。

口から出た言葉は、目に見えません。当たり前のことですが、発言した言葉は次々と消えていき、それぞれの記憶に残るだけです。そも……。しかし、会議を「見える化」すれば、目に見える文書をその場で共有できるので、そうした不確実な要素を会議から排除することができるようになるでしょう。

さらに、リアルタイム議事録に記録された自分の発言のニュアンスが違うようであれば、その場で訂正することもできます。発表したことの間違いに気づけば、その場で撤回することも可能です。後々まで残る議事録をより正確なものにするためにも、リアルタイム議事録は機能します。

言葉で聞くだけでなく、視覚からも議論の内容を確認できるので、頭の中が明確になります。と同時に、会議の議論の構造がはっきりとしてきます。議論の内容をニュアンスではなく構造的にとらえられるようになると、会議の内容が深まり、より意義のある時間にすることができるでしょう。

また、会議の構造が見えてくれば、会議の目指す方向や、最終的な結論、次回の会議までにクリアしておきたいタスクなど、その内容は、まさに一目瞭然。会議にありがちな、同じ議論を蒸し返して話すようなタイプの参加者にとって、この「見える化」は効果てきめんです。参加者は発言する前に議事録を見るので、会議の内容にそぐわない発言をすることもなくなります。議長はこのリアルタイム議事録を使いながら、効率よく会議を進めることができるでしょう。

会議の時間を、「もったいない」「別の作業時間に回したい」など、意味のない時間のようにとらえている人もいます。リアルタイム議事録は、会議への積極的な参加を促したり、会議の時間の短縮化につなげたりできるので、そうした社員にとっても有効です。リアルタイム議事録で内容の充実した効率の良い会議を開いて、会社の業績アップを目指しましょう！