最初に必要なのは決算書と事業報告書です。決算後、2週間程度で同書類を完成させましょう。完成した書類は、まず監査役へ提出を行うのが一般的です。その後、4週間以内に、監査役によって監査報告書が取締役に提出され、取締会で最終の承認決議が行われます。書類の承認を受け、取締役会において総会の招集通知が行われます。

召集は総会の2週間前までです。非公開会社は原則として1週間前までですが、書面投票制度や電子投票制度による議決権行使を定めている場合には2週間前の招集が必要です。また、株主全員の同意があれば招集手続きを省略することが可能です。このように、株主総会開催には法的な手順が必要になります。書類準備・提出に1カ月半程度かかるのが一般的であり、準備期間となる3カ月のうち半分費やすことになります。
更に招集通知は株主総会の2週間前までに通知しなければならず、遅れることのないように書類作成を進める必要があります。

実際の総会開催にあたり、議長・司会などの選出からプログラム・資料作成など、当日までの準備は多岐にわたります。
株主総会において一番大切なのは、会社が発表する内容を株主に納得してもらうこと。スムーズな運営準備を求めがちですが、株主への対応を優先すべきでしょう。
資料や報告書は、できる限り相手の目線で作成し分かりやすい内容にします。理解しやすい発表の場合、疑問点も明確になるので質問も多くなることが予測されます。質疑応答は株主の信頼を得る絶好のチャンスとして、的確に応えられるよう内部資料をまとめておきましょう。

自社外の会場で株主総会を行う場合、日程が決まり次第、早めに会場をおさえておきましょう。
設営準備やリハーサルを行う日程も予約しておくことが大切です。会場は、収容人数・立地・設備などを考慮して検討します。
特に、設備の有無は、当日までの準備に大きく影響します。必要な備品がそろっているかも、しっかり確認してください。会場設営について、以下のチェック項目を設けておきましょう。
備品
ひな壇・椅子・マイク・時計などの確認。
会場
照明・空調・音響・録音設備のほか、控え室や待機場所の有無。
警備
警備員の配置場所・連携の確認。
人員
受付・誘導係の配置と導線。各人員がトイレや喫煙所・休憩時間などの質問に答えることができるか。
レイアウト確認
ひな壇・司会・株主席の配置は適切か。ひな壇は名札が良く見えるかどうかや、テーブルクロスの見栄えもチェック。

また、株主が議長席へ詰め寄った場合に備えた配置になっているかも確認。会場内だけでなく、会場までの交通手段や駐車場の有無など、周辺情報も把握しておきましょう。