小物や洋服など小さなものから、車や工作機械などの大きなものまで、会社の業務内容によって展示物の大小や重量は異なります。
そのため、何をどれくらい展示するのかを考慮して、会場を選ぶ必要があります。なかには大きなものを運び込めない貸し会議室もあるので、搬入ルートの確認は必須です。
また、室温が一定に保たれる必要があるなら、夜間の空調についても確認が必要です。
匂いの出るもの、大きな音の出るものなど、周囲に影響を与える展示物についても、展示方法の配慮があったほうが望ましいでしょう。
事前に、「どんなものを、どんなふうに展示するか」をしっかりイメージしておくことは、会場選びで最も大切なことといえます。

人気の会場なら、1年以上も前から受付を始めるところもあります。せっかく適した場所があっても、先約が入っていては使えません。
競争率の高い人気エリアならなおのこと、どのエリアで開催するのかは早めに決めてしまいましょう。
ターミナル駅周辺のような交通アクセスのよいエリアは、特に人気があります。また、駅から行きやすい立地にある会議室も、すぐに埋まってしまいます。
なるべく早めにエリアを決めて、貸し会議室探しに取りかかってください。

企業の展示会には、展示だけでなくその場で商談をするのか、ワークショップを開催するのかなど、併催イベントによっても適した会場が違ってきます。
その場で商談をするのであれば、展示スペースの脇にテーブルセットがいくつか置ける空間があると良いでしょう。ワークショップなら、展示会場とは別会場を設けておくと便利です。
併催イベントの参加者数や必要な設備についても、事前に確認しておけば、会議室選びに役立ちます。
同じフロアに複数の会議室があるような会場は、併催イベントのある展示会にぴったりです。

どんな来場者を想定しているのかによっても会場選びが変わります。
招待状を持っている来場者のみなら、分かりやすい場所にあることで参加しやすい環境を作れます。
広く一般からの来場を求めているのなら、会場の外にも告知看板を出すことができる場所で、ある程度の人通りのある立地の会議室が良いでしょう。
通りがかる人も呼び込めるような場所なら、集客率アップにつながります。入口から展示会場までの導線がスムーズで、気軽に入りやすい貸し会議室がベストです。

実施する展示会の規模や内容によって、会議室と展示場のどちらが適しているかは異なりますが、展示場は規模が大きい分、それだけ予算もかかります。
また、大きな展示場を借りてしまうと、小規模な展示の場合、無駄なスペースが出てくるでしょう。
入口から会場までの誘導や会場内の案内など、不要な人員が発生するだけでなく、来場者にとっても無駄な移動が多く不便ではないでしょうか。
貸し会議室はコンパクトに整っているうえ、さまざまなサービスが利用できます。コンシェルジュや受付代行など、貸し会議室ならではの独自サービスを利用すれば、展示場で開催するよりスムーズに運営できるでしょう。
得意客向けの展示会で茶菓接待が必要な場合なら、ケータリングサービスを利用できる貸し会議室が便利です。

重量のあるものや、会議室に入らない大きなサイズのものを展示するのでなければ、展示会専門の会場にこだわる必要はありません。
貸し会議室で十分に対応できるので、活用して開催するのも、スマートな選択肢のひとつです。展示会に、貸し会議室をもっと活用してみませんか？