忘年会は親睦を深め、チームワークを強化することに重点を置いた年末の宴会です。納会はスピーチや表彰などがあり、忘年会よりもフォーマルな側面があります。

忘年会は居酒屋などで実施される、比較的ラフな社内行事です。多くの場合飲み会スタイルで開催され、終業後に数時間かけて開催されます。一方の納会は忘年会と異なり、社内施設やホテルの宴会会場などで開催されるケースが多いです。

社内で開催する場合は、勤務時間内に短時間で行われ、プログラムを進行する形で行事が進みます。

会社では「決起会」というイベントもあります。こちらの記事では、決起会について解説しています。開催する目的や開催時のポイントも取り上げているため、ぜひあわせてご覧ください。

納会は、日取りや行う時間によって内容・趣旨などが変わるものです。勤務時間内に済ませる場合には社内で実施され、多くの場合時間も短く済みます。しかし、仕事が終わった後や休日などを使って納会をする場合には、盛大に会場を使って時間も長く取るケースがあります。

幹事をする際には、事前に納会の日時や趣旨などをしっかり確認しておく必要があるといえます。まず、先輩や上司に相談をして、納会の日取りやどのようなスケジュールで実施するのかをチェックしましょう。

納会の開始時間や、各プログラム別の実施時間目安もチェックしておいてください。余興や懇親会をどの程度の長さで行うのかも、チェックすべきポイントです。閉会が夜遅くなりそうな場合には、帰宅スケジュールなども立てておき、終電に間に合うよう調整しておきましょう。

納会をどのように行うかが決まったら、必要な条件を満たす会場を確保しましょう。人数の規模や経費とのバランス、レンタルする時間などを加味したうえで、合致する会場を選んでください。

社内で会場を決める際には、社内ルールに基づいた決定の仕方をすることが重要です。システム予約や管理台帳での記入など、予約方法は会社規定によって異なります。一方、一般の飲食店やホテルなどを使用する場合には、予約に電話やインターネットを使いましょう。

会場の予約にかかる経費を確認するのも大切です。経費が社内すべてで賄えるときには会場に見積書を依頼し、社内稟議を通しましょう。会場予約をする際には、事前に複数社から見積もりを出し、会場を決めることもあります。

上司に相談して会場を決定すれば、会社の経費節約に貢献できるでしょう。

プログラム進行がしっかりできるよう、企画をするのも幹事の大切な役割です。納会のプログラムは以下の項目に分かれます。

・代表のメッセージ
・会社の各部門からの成果報告
・優秀な社員への表彰式
・懇親会や余興

どのプログラムにどの程度の時間を割くかを考えて割り振りしておき、司会進行がスムーズに進むようにしておいてください。

また、納会を盛り上げるためのプログラムである余興には、チーム制ゲームやビンゴ大会などのプログラムを盛り込むと喜ばれます。納会を盛り上げるために、特別なゲストのスピーチなどを準備するのもよいでしょう。

納会に外部ゲストなどを招く場合には、事前に案内書を送る必要があります。社内のみで行う場合にも、事前に案内チラシや文書などを用意しておけば安心でしょう。

・開催時間
・場所
・会場へのアクセス（外部会場の場合）

上記の詳細内容を記載した文書を、開催の2〜3週間前に送付できるように作成してください。

納会の出欠管理は、事前アンケートなどで取るのが一般的です。参加者の顔ぶれがチェックできるよう、アプリや社内システムを活用して出欠案内を作成してください。

大まかな出席人数が把握できたら、席数と会場内の椅子の配置などを決めましょう。通路となる場所で人がぶつからないよう、余裕を持った配置決めをするのが理想です。

参加メンバーが決まったら、食事や料理の用意をしましょう。各参加者の食物アレルギーなどを考慮し、複数のメニュー候補を作成しておくのが理想です。アルコールの手配をするかどうかも事前チェックするべきポイントです。

予約段階で人数を伝えておき、その後に料理手配の数やアレルギーを考慮したメニューへの変更ができるかを聞いておきましょう。また、会場が社内になる場合には、ケータリングを使うのもおすすめです。

忘年会と異なり、納会は基本的に会社の行事であり、フォーマルな場です。フォーマルすぎずカジュアルすぎない、スマートカジュアルな装いで参加しましょう。

フォーマルすぎる服装も緊張感を生むため、ジャケットやブラウスに、スラックスやスカートを合わせるような服装にするのがおすすめです。また、幹事は常に会場全体に気を配って動き回る必要がありますので、動きやすいものがよいでしょう。

司会者として納会を安全進行するためにも、不測の事態に対する対策は事前にしっかり立てておきましょう。納会で想定されるトラブルには以下のようなものがあります。

・設備トラブル
・スケジュール遅延
・参加者の体調不良
・参加者の予期せぬ質問や発言

各ケースに対してどのような対応をするかは、必ず事前に考えておきましょう。問題が発生しても慌てず、冷静に対応することが大切です。必要に応じて、ほかのスタッフや参加者の協力を仰ぐのも大切です。

会場を選ぶときにも、参加人数に合わせ広すぎず狭すぎないところを選んでください。会場内のレイアウトが、使用用途に合っているかもチェックしましょう。

同じ人数でも立食会がある場合とない場合では、必要な会場の規模が違います。プロジェクターなどの設備を使用する場合には、映像を映すためのスクリーンが置ける広さかどうかのチェックも必要です。

参加者が快適に過ごせるスペースがありつつ、必要な設備も置ける広さの余裕は必ず確保しましょう。

社内パーティーの企画・準備には、一般的に3〜4か月程度かかります。とくに、人気のある会場は早めに予約しないと確保できないことがあります。そのため、スケジュール作成や予算の設定、会場の予約などは少なくとも半年前から始めましょう。

早めに準備を進めることで、会場を予定通りに押さえられ、スケジュールも順調に進められるため、当日を安心して迎えられるでしょう。

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