博覧会は、主催会社が実施している事業に関する資料や、取り扱っている製品を並べて事業内容を展示するイベント企画です。何をしている企業なのかを多くの人に見てもらい、知名度を高める目的で行われます。

取引先を新たに開拓することを目的に、複数の企業が集まる場合が多いです。企画の際には、参加者の興味を引くために、展示方法や理念・コンセプトの伝え方を工夫することが重要です。

商品や事業に関する内容を展示して見てもらうだけでなく、体験イベントなどの催しを行うのが「展示会」です。博覧会と同じように多くの方に人気のイベント企画です。

近年は、参加型の展示会が増えており、直接商品やサービスを体験できるため、収益性を高めたいときに活用しましょう。

複数の企業が集まり、規模も大きいイベントが「フェスティバル」です。

ドームなどを貸し切って開催されることが多く、ジャンルも豊富な傾向にあります。たとえば、さまざまなアーティストが出演する音楽フェスや、各地のグルメが集まる食品フェスティバルなどがあります。

フェスティバルの魅力は、企業の特徴やスタイルに応じて柔軟にイベントをカスタマイズできる点です。また、関心のある顧客を効果的に集めることができ、ニーズにピッタリ合った集客が期待できます。

会議系とは、参加型のセミナーや勉強会などを開催するタイプのイベントです。自社を知ってもらうために実施されることが多く、近年ではオンライン開催も行われています。

とくにセミナーを行っているベンチャー企業やIT企業などが、会議イベントを導入することが多いです。ゲストスピーカーを招いて、企業経営のノウハウなどを閲覧者に伝授することもあります。

オンラインで開催すれば会場を借りる必要がないため、コストの削減も期待できます。

自社製品を使った演奏会やワークショップなどを行うのは、文化イベントに分類されます。取扱製品の性能を実際に体感してもらい、必要な方に購入してもらうためのイベント企画です。

文化イベントは、自社に適しているかどうかをしっかりチェックした上で行う必要があります。また、参加者のニーズに合った内容や形式を考慮することで、より効果的なプロモーションにつながります。

マラソン大会やフットサル大会などを実施するのがスポーツイベントです。一般の方でも参加しやすいため、会社の認知度をアップさせるためには、非常に効果的な方法とされています。

スポーツ関連企業のほか、食品業、旅行業、公共交通機関など関われる企業の幅が広いのも特徴です。スポーツとは関係ない会社の場合も、イベントを通して認知度を拡大し利益につなげることもできるため、PR戦略としては非常に有効なものになります。

認知度拡大のために、自社の製品やサービスを体験してもらうのが販促イベントです。展示会とは違い、販促イベントでは基本的に体験がメインとなります。ゲームやサービスの体験会や試食イベントなどを実施し、製品・サービスの知名度を高めましょう。

販促イベントは自分の会社だけでなく、ほかの会社と共同で実施するのもおすすめです。同系統の会社で集まってイベントを開催できれば、スタートアップ企業でも知名度を獲得できます。

コンベンションイベントとは、会社のサービスや製品の紹介や展示、会社に関するさまざまな新しい情報の発表など、さまざまなやり方でPRを行うことができるイベントです。規模が大きいため、多くの人を引き寄せる効果や、予期しないビジネスの機会、さらには新たな人脈を築ける可能性があります。

しかし、その大規模さゆえに、コンベンションの運営は専門企業に委託されることが一般的です。

まずはどのような企画にするか立案します。アピールしたい自社ポイントや獲得したいつながりに合わせ、どのタイプを選ぶか決めましょう。「6つのWと2H」を盛り込み、企画を具体的にすることで、イベントの目的やターゲットを明確にできます。

この後の準備において、決めた内容が重要になってくるため、慎重に決めましょう。

企画が決まったら、会場の確保をしましょう。小規模な会議場やフリースペース、ドーム系の施設など規模はさまざまです。オンラインイベントの場合、会場は収録場所のみで問題ない可能性もあります。

会場によって金額が異なるため、必要な備品なども考慮したうえで予算と検討しましょう。また、人気の場所は早く埋まりやすいため、できるだけ初期の段階で手配をしておきましょう。

定期的に開催するイベントの場合は、イベント終了時に予約しておくこともおすすめです。

会場が確保できたら、必要な外部サービスを決定・依頼をします。飲食の用意や司会などの代理サービスを実施する場合には、早めに依頼をしておきましょう。社内上層部に出演をしてもらう必要がある場合は、忘れずに依頼しましょう。

大型のプログラムを企画している場合には、それぞれ担当責任者を決めておき、準備を並行させるのもよいでしょう。必要な機材やツールなども事前に準備しておいてください。

イベントで集客を行うためには、告知は何より重要です。社内向けと社外向けでは、告知の方法は大きく異なります。社内向けイベントの場合は、メールやカレンダーなどでお知らせをするだけでも充分です。

社会向けイベントの場合には、新規顧客獲得や顧客の育成など、目的に応じて告知方法を変える必要があります。おもに以下のような告知方法を、社外向けイベントではとることが多いです。

・既存顧客へのメール送信
・イベント登壇者への告知依頼
・イベント告知サイトへの告知掲載
・イベント専用のLP作成
・SNSでの告知
・インフルエンサーへの告知依頼

必要な予算や準備は異なるため、イベントの規模や内容に合った告知を行いましょう。

告知が終わったら、当日に向けてイベント製作のマニュアルを作成し、必要な準備をしてください。当日のスケジュールはもちろん、イベントの概要や会場までのアクセス手段、運営スタッフのマニュアルを用意しましょう。

使う機材や備品、会場のレイアウトなども一目で分かるようマニュアルを作成しましょう。予期せぬトラブルに対応するために、緊急時マニュアルや緊急連絡先を記載した一覧を作るのも効果的です。

イベント当日は、事前にマニュアルを確認する時間や事前リハーサルをする時間を設けましょう。スムーズにイベントを進められるよう、さまざまなシチュエーションを想像して対応可能な体制を作っておけば安心です。

また、スタッフ間で役割分担を明確にし、緊急時にも迅速に対応できるよう連携を強化することが重要です。