キックオフイベントの実施目的は、全社員に目指すべき方向性や企業のビジョンなどを伝え、意識統一を図るためです。開催にあたって、目的を明確化することが重要です。また、イベントに特別感を持たせることも必要でしょう。
本記事では、キックオフの意味や開催するメリット、おすすめの企画、そして注意すべき点について紹介します。キックオフイベントの実施を検討中の方は、参考にしてください。
キックオフイベントの意味とは?
キックオフという言葉は、もともとスポーツ用語として使われており、試合開始や試合再開のときに使用されます。とくにフットボールやサッカーなどのスポーツにおいて、試合の開始を告げる重要な瞬間を表しています。
このため、フットボールやサッカーの試合開始を思い浮かべる方も多いでしょう。
しかし、ビジネスでは、年度初めの全社員総会や、新規プロジェクトの立ち上げを意味します。また、新入社員が入社した際に、交流の場としてキックオフイベントが開催されることもあります。
さらに、新規プロジェクトの開始時や新メンバーが入るタイミングで行うことで、一体感を高める効果も期待できます。
イベントは、全社員または部署ごとに大きな会場を貸し切って、大々的に行う企業が多くなってきました。開催の目的は、会社の経営方針やビジョン、そしてプロジェクトの目標やゴールの意識統一を図ることです。
さらには、社員やプロジェクトメンバー同士の関係構築も必要であるため、交流の場として活用する企業が増えています。ただし、単にキックオフイベントを開催するだけでは、何の効果も得られない可能性があります。
コストをかけて開催するからには、価値のある効果が得られるように事前の準備が重要です。メンバー同士が交流できるプログラムを組み込むことで、チームワークの構築にも効果的です。
なかには、海外など遠方の人とプロジェクトを結成するケースもあります。そのため、オンラインのみや対面とオンラインのハイブリッド方式で行うこともあるでしょう。どちらの場合でも、リアル開催と同じような効果を得るためには、しっかりと企画を立てることが必要です。
キックオフイベントを開催するメリット
企業では、全社員にビジョンや企業戦略を伝え、同じ目的に向かって意識を統一させることが重要です。また、プロジェクトチームでも、同じゴールを目指すためにはチームワークの構築が必要不可欠でしょう。
キックオフイベントを開催するときは、コストだけではなく、多くの労力や時間を要します。そのため、目標を達成することはもちろん、さまざまなメリットが得られるようにしなければなりません。
開催目的をはっきりと示し、しっかりとした企画を立てましょう。
顔合わせの場になる
全社員やプロジェクトメンバー同士の顔合わせの場にもなるのが、キックオフイベントです。少人数の場合は、一人ひとりが自己紹介するとよいでしょう。逆に人数が多い場合は、経営陣や上層部、もしくは責任者であるチームリーダーのみの場合もあります。
イベントにおいて、コミュニケーションが取れるような時間配分をおすすめします。とくに初対面同士や、異なる部署のメンバーで構成される場合に、メンバー間で親近感が生まれるための十分な時間があるとよいでしょう。
これにより、プロジェクトの開始段階から円滑なコミュニケーションが図れ、チームワークの向上が期待されます。また、互いの強みや専門分野を理解することで、今後の業務における協力体制が整いやすくなります。
さらに、初回の顔合わせで良好な関係を築くことは、プロジェクト全体の成功にも大きく寄与する要素となります。
現状の課題や必要な情報が共有できる
キックオフイベントを開催するメリットのひとつとして、メンバーに共通認識を持たせられます。そのためには、プロジェクトの内容やゴールを目指すにあたって、現在抱えている問題点などを共有することが大切です。
さらには、全体的なスケジュールや予算のほか、役割分担など全体像について確認できるメリットもあります。必要な情報を共有することで、思わぬトラブルが発生してもチームワークで乗り切れる可能性が高くなるでしょう。
プロジェクトチームでは、共通認識を持つことにより、一体感を持って業務をスムーズに行うことが重要になります。そのためには、メンバー同士で情報共有をすることはもちろん、コミュニケーションが取りやすい雰囲気であることも大切です。
思いを共有できる
プロジェクトのメンバー内で、目指すべきゴールをしっかりと共有することで、それぞれが担う役割も明確になります。さらには、よりよい意見交換ができるようになれば、透明性も高まりよい結果をもたらすでしょう。
疑問点や不明点を解消する場としても、キックオフイベントの実施は効果的です。質疑応答の時間を設け、その場で解答することで透明性が保たれます。仮に解消できなかった内容があったとしても、後日しっかりと情報共有することが大切です。
チームワークを深められる
キックオフイベントは、全社員または、プロジェクトメンバーがチームワークを深められるメリットがあります。経営陣や現場責任者、そして全社員が同じ目標に向けて、一体感を持って進められるための、体制づくりに役立つでしょう。
立場の異なる参加者が、相互の役割を理解するためにも、コミュニケーションは必要です。イベントを開催することにより、親睦を深めてその後のプロジェクト進行によい影響をもたらすメリットがあります。
チームワークが構築されていれば、問題が発生した場合でも、お互いに協力し合って解決策を導き出せる可能性も高くなるでしょう。社員同士が活発に意見交換できるようになれば、
業務の質も向上し、目的を達成しやすくなります。
キックオフイベントのおすすめ企画
キックオフイベントを開催する目的は、全社員やプロジェクトメンバーに、ビジョンや目指すべきゴールを共有することです。また、社員同士の親睦を深めることで、組織力の向上や一人ひとりの意識改革にも有効的といえます。
参加者のモチベーションを上げるためには、どのような目的で何をするのか、しっかりと計画を立てましょう。全員が楽しく参加できるよう、効果的なプログラムや特別感を出すことも重要なポイントです。
プレゼンテーション
全社員に向けて、経営陣によるプレゼンテーションは欠かせないプログラムのひとつでしょう。会社が目指している方向性を理解し、事業計画やどのような課題があるのか、共通認識を持つことは重要です。
また、経営陣がどのような考えを持っているのかを、社員全員に伝えるよい機会といえます。
社員にとっては、進む方向や目標が明確化されることによって、自分がやるべきことを考えるきっかけになります。さらには、会社への理解度が深まり、帰属意識も高まることにつながるでしょう。
重要なポイントは、社員のモチベーションアップにつながるように、内容や話し方を工夫することです。経営陣の考えや方針に共感し、仕事の質を上げて目標を達成するため、共通認識を持たせることが必要です。
著名人を招く
著名人をイベントに招いて、講演会を行うケースもあります。関連する専門家に話を聞くことで、社員の意識改革につながることもあるでしょう。
また、精神面が向上するような話や、さまざまなテーマに触れることで、イベントの特別感も出ます。経営側とは異なる現場目線での内容であれば、社員の悩みを解決する糸口になるかもしれません。
社外の人からのノウハウや、社内とは異なった考え方に刺激を受けることで、社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。また、アイデアを創出するきっかけになるなどの、メリットが期待できます。
表彰式
全社員の前で、成果を上げた社員の表彰式を行うことで、社員のモチベーションを上げる効果があります。また、目に見えた業績以外でも、日々の努力を讃えた表彰も大切です。
個人だけではなく、プロジェクトやチーム単位での表彰も有効的でしょう。ほかの社員の表彰を目の当たりにすることで、成果を上げるための努力をするようになり、業績アップにもつながります。
表彰だけではなく、どのような工夫をしたのか、成功した事例もあわせて共有することが重要です。逆に失敗例はポジティブに紹介することで、同じような問題が発生することを事前に防ぐメリットがあります。
ゲーム・アクティビティ
イベントは、社員同士または役員と社員が交流できる場としても活用されています。そのため、楽しく参加できるレクリエーションを企画するとよいでしょう。
たとえば、定番であるゲームやクイズ大会、そしてビンゴ大会などがあります。また、アクティビティ系であれば、バーベキューなど飲食を伴うイベントでもよいでしょう。
全員が楽しく参加できるように、また、カジュアルな雰囲気のイベントにすることがポイントです。社員同士の交流やコミュニケーションが増えることで、新たなアイデアが創出されるかもしれません。その結果、結束力が固まり業績にも良い影響を与えるなど、企業にとってのメリットは多数あります。
キックオフイベントの注意点
キックオフイベントは、全社員やプロジェクトメンバーが、同じ意識を持って業務にあたるために重要な役割を果たします。また、社員同士や役員と社員との距離を縮め、コミュニケーションを円滑に行うためにも有効な手段です。
しかし、開催にあたっては、注意すべき点や事前にしっかりとした準備を行うことが必要です。
開催目的を明確にする
キックオフイベントを開催するにあたり、全社員にしっかりと目的を伝えることが重要です。プロジェクトの立ち上げにあたっても、ただ資料を読み上げるだけでは、実施する意図が伝わりづらいでしょう。
同じゴールに向かって進むためには、一人ひとりに当事者意識を持たせることが必要です。話し方や進め方を工夫し、社員のモチベーションアップにつながるように、目的を明確にするようにしましょう。
役割分担を行う
キックオフイベントを効果的に行うためには、役割分担を決めなければなりません。もし、イベントを実施する部署がない場合は、新たに運営するチームの発足が必要です。
可能であれば、さまざまな部署から幅広く人選するとよいでしょう。準備にはコストはもちろん、多くの時間や労力を費やすことになります。イベントの開催目的を達成するためにも、役割分担を行うことは大切です。
コミュニケーションが生まれる企画にする
全社員が一同に集まる場でもあるキックオフイベントでは、社員同士の親睦を深める目的もあります。そのため、コミュニケーションが活発化するような企画を立てることが、重要なポイントです。
円滑なコミュニケーションが行われることで風通しがよくなり、その結果、業績アップにもつながるでしょう。飲食を伴う企画やグループワークなど、歓談の時間を多めにとることは効果的です。
意思統一が出来ていないことを前提に考える
キックオフイベントを開催する時点では、社員やメンバー間において、意識統一されている可能性は低いといえます。また、初対面同士の場合も多く、お互いをあまり知らない状態で参加していることを意識しておく必要があります。
そのため、参加者同士で交流できるような時間配分と、効果的なイベント内容にしましょう。また、質疑応答の時間を設けるなど、一方通行にならないような工夫も大切です。
不安・疑問を取り除ける企画を意識する
イベントを成功させるためには、参加者の不安を減らせるように意識しましょう。そのためには、参加者がリラックスできて、コミュニケーションが活発になるような企画が必要です。
また、参加する目的が分からず、不満を持つ従業員もいるでしょう。一人ひとりが主体性を持てるように、特別感を演出することも重要なポイントです。
プロに企画や運営を相談する
会社にとって、キックオフイベントを開催する意義は大きいものの、企画や運営には多くの労力や時間が必要です。また、経験がない社員に任せることで、負荷がかかりほかの業務に支障が出てしまう可能性もあります。
目的を達成するためにも、イベントのノウハウを持つプロに相談するのもよいでしょう。さらには、外注することにより、参加する社員の満足度を高める効果も期待できます。
まとめ
キックオフイベントは、企業やプロジェクトのビジョンや目指すべきゴールを共有するために重要ですが、企画から開催まで多くの労力や時間が必要です。
「FUKURACIA」では、企画から運営までトータルサービスを提供しています。業務を一括委託するだけでなく、一部のみの委託も可能です。これまでに累計10万件以上の質の高いコミュニケーションを創出するイベントの実績があります。
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