日本では、医療・介護の業界で使われることが多い言葉です。医療・介護現場においてconferenceは「会議」の意味で使われ、数人から数十人までの人数で行われることが多く、基本的に関係者のみが参加します。

ほかの業界における、打ち合わせやミーティングの意味で使うこともあります。また、医療業界では治療方針について患者を交えて説明する機会や、患者の退院前に社会復帰を検討する機会を指す場合もあります。

医療業界では幅広い意味を持つため「チームカンファレンス」のようにconferenceの前に行う内容を説明する言葉がついているのが一般的です。

ビジネス業界でconferenceは、数百人またはそれ以上が参加する大きな会議を意味します。

関係者のみが参加する場合が多く、イベント形式で開催され、講演やパネルディスカッション、講演者と参加者の意見交換などを行うのが一般的です。

テーマを掲げて開催されるので、テーマに関心がある人が無料または有料で参加します。主には、イベント会社や業界団体によって開催されますが、ひとつの企業が主催する場合もあるでしょう。

学問分野でconferenceは、学会の意味で使われています。100人以上の同じ分野の専門家が集まり、研究発表と討議、知見の共有を行います。

学問分野では、学会に所属している学会員が参加し、関係者以外の参加はほぼありません。

スポーツ界では、会議という意味では使われません。スポーツ界でconferenceとは連盟を意味し、同じスポーツをしている複数のチームで構成される「リーグ」のことを指します。

アメリカのバスケットボールNBAを例に出すと、イースタン・カンファレンスとウェスタン・カンファレンスの東西2つのカンファレンスがあり、それぞれ15チームずつ所属しています。

日本の野球のセ・リーグとパ・リーグを想像するとわかりやすいでしょう。

「conference」は会議や会合を意味し、100人もしくはそれ以上の人が集まって情報の共有や、話し合い、問題解決のための議論を行います。

meetingとの違いは、会場の大きさや参加人数によって使い分けられ、100人以上集まる場合はconference、数人から数十人程度集まる場合はmeetingと呼ばれることが多いです。

discussionは、討議や討論という意味で、情報の共有よりは問題解決のための議論やテーマについての討論が行われ、conferenceよりも少人数で行われるのが一般的です。

「meeting」はconferenceと同じく会議の意味を持ちますが、conferenceと比べて少人数または小規模な会議をmeetingと呼ぶことが多いです。数人から十数人で行われることが多く、同じ会社やチームのメンバーのみが参加します。

conferenceのように問題解決のための議論も行われますが、打ち合わせの意味が強く、社内やチームの情報を共有したり、プロジェクトの進捗を報告したりします。

「discussion」は討論・討議という意味で、数人から十数人で問題解決のための議論や、テーマについて討論を行うことをいいます。meetingのように情報の共有やプロジェクトの進捗報告はしません。

同じ会社やチーム内だけでなく、違う会社やチームの人同士でテーマについて討論する場合もあります。

conferenceを行うときは、主催者が資料を用意しましょう。資料にはテーマや目的、スケジュール、登壇者の名前と経歴などを記載する必要があります。

conferenceのテーマ・目的に合わせて、大まかな流れと講師やパネリストを決定します。講師やパネリストのスケジュールを押さえる必要があるため、開催日程が決まればすぐに依頼しましょう。

議題について話し合うときは、司会者がconferenceのタイムスケジュールを参加者に伝えたあと、テーマの選定理由をあらかじめ伝えて、参加者が何について話し合うのかを共有しておきます。

登壇者の講義がある場合は講義を先に行い、その後に参加者と登壇者もしくは参加者同士の意見交換があることを伝えておきましょう。

そして、話し合いが進んでいくなかで、混乱しないよう司会者が随時意見をまとめます。意見が議題から逸れてしまった場合は、話し合う内容を議題に戻すなど、司会者がコントロールすることも大切です。

とくに参加者が多いときは、発言時間を設ける、あらかじめ選択肢を用意して意見交換を進めるなどして、参加者が平等に意見を話せるように配慮しましょう。

conferenceの終了時間が近づいてきたら、司会者が出てきた意見をまとめて、内容の振り返りを行い、意見をすり合わせながら結論に導きましょう。

conferenceは開催して終わりではなく、参加者のアフターフォローが重要です。議題を話し合うなかで出てきた変更内容を参加者があとから確認できるように記録を残し、参加者が閲覧できるようにしましょう。

オンラインでの開催や、記録映像を撮影している場合は、参加者や参加できなかった人が見られるようにアーカイブにして配信するなどをして、情報を共有するのもよいでしょう。

conferenceには情報を共有するという目的があります。そのため、情報を明確にしておくことが大切です。

情報を明確にしておけば、情報から問題点を見つけたり、問題点を解決する方法について話し合えたりします。

何のためにconferenceを開催し、何を達成させるのか目的をはっきりさせることも重要です。目的がはっきりしていないと話し合いの方向が決められず、意見をまとめられません。

目的をはっきりさせると目的に沿って進行できるため、参加者が満足できるconferenceになるでしょう。

事前準備にはできるだけ時間をかけるようにしましょう。

開催会場によって、できることや収容人数が異なります。参加者が集まりやすく機材などの設備が整った会場は、人気で希望の日程が埋まってしまっている可能性があります。早く事前準備を開始することで、人気の会場も押さえられるでしょう。

また、開催前には会場でリハーサルを行い、機材が問題なく使えるか、時間配分に問題はないか、どのようなトラブルが想定されるかなど詳しく確認しておきましょう。そして、最中に起こりうるトラブルを洗い出し、起こってしまったときはどう対処するのか事前に決めておくことが大切です。

とくにオンラインで行う場合は、機材トラブルが起こった場合に備えて予備の機材を用意しておきましょう。

conferenceはあくまで情報を共有したり、解決すべき議題を話し合ったりする手段です。そのため、開催を目的にしてはいけません。

開催したことが成功ではなく、開催したことで参加者に情報を共有し、話し合った議題が解決したり、新しい考えが生まれたりすることがconferenceの成功です。

手段と目的を取り違えないように、企画運営するチーム全体で意識を共有しておきましょう。

conferenceを開催するには事前の準備や当日の運営、終了後のアフターケアなどやらなければならないことがたくさんあります。

内容をより深いものにするには、議題の選定や資料作成などに時間をどれだけ時間をかけられるかが重要です。そのためにも、実績のある企業へサポートを依頼することをおすすめします。

また、実績がある企業なら企画の立案の段階からサポートしてもらえるため、初めて開催する場合でも安心です。
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