学会には、日本全国、場合によっては世界各地から参加者が集います。
日本語以外の言語で対応する場合もあるでしょう。受付では、資料や情報の提供、セキュリティー用のIDパス配布、会場内の案内などの役割があり、学会の印象を左右する重要なポイントとなります。
参加人数に対して受付に十分な人員が配置されているか、必要なスペースが確保されているか、会場までの導線はスムーズかなど、しっかりチェックし当日に備えましょう。
また、会場によっては、専門の受付スタッフを利用できるサービスもあるので、任せてしまうのも一案です。

世界中から集まる学者同士が十分に議論を深め、心置きなく討議をするためには、通訳の助けが不可欠です。
会議をスムーズに進行させるためには、タイムラグなく翻訳し、各出席者の希望する言語で伝える必要があります。
同時通訳は、一般的なビジネス通訳とは異なり、会議専門の通訳者もいるほど集中力を要する難しいものです。
そうした同時通訳者の仕事場になるのが、同時通訳ブースですから、専用ブースのある会場を選びましょう。
各言語の通訳者が発言者の音声を聞きながら同時に翻訳、専用のマイクを通して各出席者のイヤホンへ音声を流すシステムが設置されており、会場を一望できる場所に位置するのが一般的です。

視聴覚資料の発表に必要なのが、大型プロジェクターです。
利用する場合、各自が持ち込むメディアに対応できるだけの設備が必要です。最近では、ノートパソコンを持ち込む場合も多いので、PC接続環境の整っている会場を選ぶと良いでしょう。
また、無線LANが使いやすく、パソコン用の電源を確保するためのコンセント完備など、出席者のPC環境を確保することも忘れずに。

各種分科会を実施する学会の場合は、各分科会ごとに個室対応のできる会議室を備えた会場が便利です。
規模に応じて、部屋数や各部屋の収容人数を考慮して選ぶのはもちろん、内容に応じた室内環境も考慮します。
また、分科会の場合はテーブル配置をあらかじめ決めておきましょう。スクール型、口の字型、コの字型など、配置によって収容人数も変わります。
当日になって収容できない人が出てくるような事態を避けるためにも、事前に決めておくことをおすすめします。

貸し会議室やホールで開催する学会にも、ホテルライクなサービスを用意しておくことで、スムーズな運営につながります。
何日も続く学会や、遠方からの参加者が多い場合、宿泊の手配まで受け付ける場合もあります。
また、荷物やコート類を預けるために、クロークのようなサービスもあると便利です。参加者の希望を主催者に代わって済ませてくれる、コンシェルジュのような人材を手配しておくと、より良い印象を与えます。

できるだけ静かな会場を選ぶのは当然のこと、学会には、それ相応の周辺環境も必要です。世界から参加者が集まるならなおのこと、周辺の雰囲気が日本の印象を与えかねません。
雑多で猥雑な町のなかに立地するような会場は、学会の開催場所としてふさわしくないでしょう。また、自由時間に観光をしたり、パートナー同伴で訪れたりする参加者のためにも、利便性を兼ね備えた場所が良いでしょう。
周辺に静かな環境があれば、効率的に気分転換もでき、学会も充実します。

多忙な研究者や学者が集う学会は、一般的な会議以上に気を配る必要があります。有意義な会にするためにも主催者は事前に十分検討し、必要なものやサービスを用意しておきましょう。
センス良く上手に会場を選ぶことが、学会成功への近道です