企業によるイベントの目的は、自社の名前・製品・サービスを認知してもらい、購買行動につなげること。セミナー開催が決まったら、まずは、参加者となるターゲット層をしっかり見極めましょう。自社製品やサービスをすでに利用している顧客はもちろんのこと、関心を持っている潜在顧客が求めるニーズも考慮することも大切です。
例えば、主婦層をターゲットとする場合、家事を妨げない平日の日中に設定し、子どもの帰宅前に終了できる時間帯にするといった参加しやすい環境を整えましょう。
公共の交通手段で移動しやすい場所を設定したり、子ども連れを考慮する会場作りを検討したりと、対象にマッチする条件を絞り込むことで、企業に対する好感度も上がります。 細やかなターゲット像を描くことは、セミナー準備の基礎となります。

イベントを開催するには、会場選びも大切なポイント。経費の面で、自社の会議室を会場に選んでしまいがちですが、わかりづらい場所では集客も難しくなります。
参加者が利用しやすい立地や広さなどを考慮して、適切な会場を選びましょう。定員を自由に設定でき、アクセスも良い会場として、貸し会議室があります。
どんなターゲットであっても利用しやすいのが、駅に近い会場です。ターミナル駅隣接の会場なら地方からの参加率アップも見込めるはず。
人気のエリアにある貸し会議室を利用するなら、早めの予約を心がけましょう。

どんなに内容の良いセミナーでも、集客が伴わなければ意味がありません。集客活動においても、ターゲットを意識することで効率の良い集客が可能です。近年では、Facebook のようなSNS を利用した告知を行う企業も増えています。
対象を絞り込みやすく、同時に低コストで宣伝効果が高いという大きなメリットがあります。積極的に使いこなして、潜在顧客へアプローチを行いましょう。
一方で、既存顧客には直接呼びかけを行う方が良いでしょう。VIP顧客には担当をつけて対応します。

事務局スタッフは少人数でも準備は進みます。しかし、イベント当日には余裕を持った人材配置が必要です。 受付や会場内外での誘導、会場設営スタッフなど、セミナーの規模に応じて十分な人数を配置しなければいけません。当日、慌てることがないように人材は事前に確保しておきましょう。
自社でスタッフがそろわない場合は人材サービスを利用してもよいでしょう。貸し会議室を会場とする場合、専門のスタッフによるイベントサポートが受けられます。
プロによる対応で、万が一のハプニングが起きても安心です。適した人材をうまく使うことがスムーズなイベント運営のコツ。上手に使って、効率を高めましょう。

イベント責任者にとって、参加者へのアフターフォローまでが大切な仕事。次回に備えて好印象を与える最後のアプローチを行いましょう。

当日の参加者：メールや手紙でお礼を。予定があれば次回の案内も。

キャンセルや、やむを得ず欠席した不参加者：当日の様子がわかるレポートを発信し、次回への期待をあおる。

また、SNSなどで関心を表した見込み層や、直接案内したものの不参加となった既存客に向けて、さらなる声かけも忘れずに。当日の様子をおさめた画像や映像を使い、関心を強める工夫をしましょう。

準備からセミナー終了までターゲットとなる客層が心地よく過ごせる環境を意識することが、セミナー成功のひけつ。内容だけでなく、環境への配慮を怠らず、好印象を与えるイベントを企画しましょう。