交流会は、飲食を伴うことが多いため、セミナーとは異なる会場を利用することも多いようです。しかし、時間のロスや移動の負担を考えると、同じ会場で続けて行うとスムーズに進みます。
セミナーで盛り上がった空気を、そのまま一気に交流会につなげることができるため、より活発なやり取りが期待できます。
ただし、会場によっては、テーブル配置の変更といった準備の時間が必要です。主催者側の負担を減らすなら、貸し会議室を利用した会場設定もおすすめです。
複数の部屋を押さえておけば、それぞれの会場で余裕をもって準備を行うことができます。ビル内での短い移動なら参加者にも負担をかけません。参加しやすい会場を選んで、交流会を盛り上げましょう。

セミナー後は、すぐに交流会を行うのではなく、15分ほど休憩をとってから始めましょう。手洗いや喫煙タイムなどを考慮することで、リフレッシュして交流会が楽しめます。
反対に、交流会のスタートまでに、長く時間が空いてしまうと、参加者の気持ちが冷め、トーンダウンの原因に。セミナーでの発見や疑問などが参加者の頭に残っているうちにサッと開催するのがスマートです。
また、長すぎる交流会も避けた方が良いでしょう。参加者同士が名刺交換と歓談を行うことが主目的であり、だらだらと時間をつぶすようでは、セミナーの印象も悪くなってしまいます。
参加者が疲れない範囲で、1時間程度を目安に予定を立てましょう。

参加者の気持ちをほぐすために、交流会では軽食を用意してもよいでしょう。ケータリングサービスを利用すれば、準備も簡単です。適度なアルコールは、初対面の緊張をほぐし、なめらかなコミュニケーションをうながしてくれるでしょう。ただし、車での来場者やアルコールを受けつけない人への配慮も忘れずに。小1時間の交流会なら、一人につきグラス2杯程度を目安にした準備を。
交流会の主役は、あくまでも「会話」です。会話の邪魔にならないフィンガーフードを選びましょう。
手を汚さずに食べられるメニューで、食べるのに多くの時間を要しないものがおすすめです。

参加者が会話しやすい距離を保てるように、人数に応じて、広すぎない部屋を選びましょう。
飲み物や料理を提供するテーブルの配置も、会場内での移動がスムーズになるような配慮が必要です。
こうしたセッティングに悩んだ時も、貸し会議室なら、気軽に相談できます。会場レイアウトについても、専門のスタッフによるアドバイスが受けられます。

学んだ知識や情報を確認しながら、人脈の構築にも役立つ交流会。参加者にとってセミナーを受けるだけでは得られない満足感をもたらしてくれます。
セミナー後の交流会をスムーズに運営するために、メリットの多い貸し会議室の利用も検討してみましょう。交流会の同時開催で、より充実したセミナーを実現します。