レクチャー形式で講義を行うセミナーは、参加者にとって受け身のもの。聴講によって多くの知識や情報を得られる反面、自分の意見を発言したり、参加者同士で交流したりする機会はほとんどありません。そうしたデメリットを補完するのが交流会の役割です。名刺交換だけでなく、お互いに意見を交わすことができるため、参加者が自ら積極的に動く時間となります。交流会では、セミナーだけでは得ることができない人脈や情報に期待ができるため、機会さえあれば参加したいと考える人も多いようです。
参加者の満足度アップにもつながるセミナー後の交流会。手間をかけずスマートに開催する方法をお伝えします。

上手な会場の選び方

交流会は、飲食を伴うことが多いため、セミナーとは異なる会場を利用することも多いようです。しかし、時間のロスや移動の負担を考えると、同じ会場で続けて行うとスムーズに進みます。セミナーで盛り上がった空気を、そのまま一気に交流会につなげることができるため、より活発なやり取りが期待できます。
ただし、会場によっては、テーブル配置の変更といった準備の時間が必要です。主催者側の負担を減らすなら、貸し会議室を利用した会場設定もおすすめです。複数の部屋を押さえておけば、それぞれの会場で余裕をもって準備を行うことができます。ビル内での短い移動なら参加者にも負担をかけません。参加しやすい会場を選んで、交流会を盛り上げましょう。

上手な時間配分で参加者に飽きさせない工夫を

セミナー後は、すぐに交流会を行うのではなく、15分ほど休憩をとってから始めましょう。手洗いや喫煙タイムなどを考慮することで、リフレッシュして交流会が楽しめます。反対に、交流会のスタートまでに、長く時間が空いてしまうと、参加者の気持ちが冷め、トーンダウンの原因に。セミナーでの発見や疑問などが参加者の頭に残っているうちにサッと開催するのがスマートです。
また、長すぎる交流会も避けた方が良いでしょう。参加者同士が名刺交換と歓談を行うことが主目的であり、だらだらと時間をつぶすようでは、セミナーの印象も悪くなってしまいます。参加者が疲れない範囲で、1時間程度を目安に予定を立てましょう。

効率良く進行するには?

短い時間内で交流会を効率良く進めるなら、主催者側で参加者の動きをリードすると交流しやすくなります。たとえば、「最初の10分で10人と名刺交換しましょう!」といった目標設定をうながすのも一案です。歓談タイムでのフリートークのきっかけづくりにもなります。

軽食で交流会を盛り上げる

参加者の気持ちをほぐすために、交流会では軽食を用意してもよいでしょう。ケータリングサービスを利用すれば、準備も簡単です。適度なアルコールは、初対面の緊張をほぐし、なめらかなコミュニケーションをうながしてくれるでしょう。ただし、車での来場者やアルコールを受けつけない人への配慮も忘れずに。小1時間の交流会なら、一人につきグラス2杯程度を目安にした準備を。
交流会の主役は、あくまでも「会話」です。会話の邪魔にならないフィンガーフードを選びましょう。手を汚さずに食べられるメニューで、食べるのに多くの時間を要しないものがおすすめです。

参加者同士の距離感を重視したセッティングを

参加者が会話しやすい距離を保てるように、人数に応じて、広すぎない部屋を選びましょう。飲み物や料理を提供するテーブルの配置も、会場内での移動がスムーズになるような配慮が必要です。こうしたセッティングに悩んだ時も、貸し会議室なら、気軽に相談できます。会場レイアウトについても、専門のスタッフによるアドバイスが受けられます。

交流会の実施で充実したセミナーに

学んだ知識や情報を確認しながら、人脈の構築にも役立つ交流会。参加者にとってセミナーを受けるだけでは得られない満足感をもたらしてくれます。セミナー後の交流会をスムーズに運営するために、メリットの多い貸し会議室の利用も検討してみましょう。交流会の同時開催で、より充実したセミナーを実現します。

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