イベントホールといえば、展示会や催し物などに良く利用されます。しかし、そうしたイベントに限らず、収容能力の高いホールは、多くの参加者が見込まれる学会の開催にも適しています。
イベントホールで学会を開催する場合、一般的な会場とは異なるちょっとした工夫が成功のカギ。ホールの利用をよりスムーズに機能させるためのコツをお伝えします。

機能的なメイン会場づくり

イベントホールを学会に使うには、何もない平面スペースに、どのように会場をつくり込むかが決め手です。講演や研究発表など内容によって異なりますが、まずは会場のレイアウトをしっかり組み立てましょう。
できるだけ多くの人数を収容したい場合は、イスだけを並べます。その際には、横一列にぴったり並べるのではなく、通りやすいように3~4席ずつごとに通路をつくります。前の列との間も、人が通れる程度のスペースを取るようにしましょう。
ノートパソコンを使ったり、資料を置いたりする必要があるなら、長机とイスをセットで並べます。イベントホールはレイアウトを自由に設定できるため、内容に合わせて設営の変更が可能です。出席者が快適に過ごせる環境を整え、臨機応変に会場の機能性を高めましょう。

イベントホールならではの設備を活用

ほとんどのイベントホールには、音響や映像、照明などの専門スタッフが待機しています。そうした設備を活用することで、ダイナミックな演出も可能です。特に注目してもらいたい学会のテーマについて、大胆なプレゼンテーションを企画してみてはいかがでしょうか? 専門スタッフに相談することで、素人では思いもよらないようなアイディアが出てくるかもしれません。
運営サイドは、学会当日は何かと忙しいもの。大がかりな企画であっても、設備専門のスタッフに任せることができれば、安心して準備を進めることができます。設備への人員配置が不要になるのも、大きなメリットといえるでしょう。

自由に使いこなしたいホワイエ

イベントホールにあるホワイエは、くつろぎのスペースや、ちょっとした展示スペースとして活用できます。学会の合間に参加者同士が歓談するための場にするなら、ゆったりと椅子を配置し、喫茶コーナーを設けるとよいでしょう。学会に関する資料やポスターを展示して、自由に観覧できるスペースにするなら、自立式のボードがあると便利です。会場によっては展示用のパーテーションをレンタルできます。
用途に応じて自由にホワイエを使いこなせば、学会の合間のひとときが充実します。

懇親会の会場にも早変わり

ケータリングサービスを用いることのできるホールなら、学会終了後に、飲食を含む懇親会を設定することも可能です。長時間に渡って集中する必要のある学会は、終わったあと、体だけでなく頭も疲れ切っているものです。軽いアルコールや歓談でリフレッシュすれば、気分も変わり、心身ともにすっきりして会場を後にできるでしょう。会場の移動がないことから、出席者が気軽に参加でき、主催者にとっても管理の面でスムーズです。
ケータリングサービスのオプションとして、会場づくりまでお願いできる場合もあるので確認してみましょう。

イベントホールでの開催で学会に新風を

広々としたイベントホールは、来場者に解放感を与え、自由な意見発表の場となるでしょう。運営サイドも自由な発想でホールを使いこなすことで、いつもの学会とはひと味変わった新鮮さを得ることができます。
いつもの会場にマンネリズムを感じているなら、イベントホールでの学会開催をおすすめします。

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