職場に必要なものと不要なものを判断し、不要なものは処分したり、あるべき場所に片付けたりします。必要なものだけが常にある職場なら、5Sのほかの要素である整頓や清掃もしやすくなるはずです。

職場にあるものの所定位置を決め、すべてのものが常に所定位置に置かれるように徹底します。ものを配置する位置は、業務の流れや使用頻度などに応じて、使いやすい場所を選ぶことが大切です。整頓された職場では、必要なものを探すために手間取ったり時間を無駄にしたりすることがなくなります。

職場を常に清掃してきれいにします。清掃を行うには前段階として整理整頓がされている必要があるため、清掃が習慣化された職場は整理整頓も習慣化されることになります。清掃を行う際、合わせて職場設備の不具合や異常などがないかの点検も行うようにしましょう。

5S活動における「清潔」とは、職場の整理・整頓・清掃が正しく行われ、常にきれいな状態が保たれていることを言います。整理・整頓・清掃の取り組みに対するチェックおよび見直しの取り組みが、清潔のための取り組みにあたります。

職場環境の整備は、その職場で働くすべての人が意識するようにならなければ難しいです。しつけとは、職場を常にきれいに使うよう、働く人に習慣づけるための教育や指導、仕組み作りのことを言います。

5S活動のうち、特に基本となる「整理・整頓・清掃」の3つを取り上げて「3S」と呼ばれる場合もあり、中小企業などでは3S活動として取り組むケースも多いです。

不要なものが多く、整頓のルールが徹底されていないような職場では、業務のために必要なものが見つからず、業務のスムーズな進行が妨げられてしまうことが多くなります。業務で使用するものが、わかりやすく使いやすい所定の位置に常に配備された状態なら、ものを探すために業務が中断するといったことが起こりません。結果として業務効率が向上するのです。

職場がきちんと整備されていない状態は、単に業務効率が低下するばかりではなく、思わぬ事故などが起こる危険があります。製造業や建設業で5S活動に注力する企業が多いのは、職場の安全性を確保し、労働災害を防ぐ目的も大きいと言えるでしょう。

整理整頓され清掃が行き届いた職場は、その職場で日々働く人にとってストレスが少なく快適な環境です。仕事に集中できて快適な環境では、働く人のモチベーションも高まりやすく、離職率の低下なども期待できます。

先述のとおり、5S活動は職場の整理整頓や清掃をすること自体が目的化しやすく、単に職場をきれいにするためのスローガンのように受け止められがちです。
まずは、5S活動を行うことによってどのような効果を期待するのか、自社で5S活動に取り組む目的を明確にしましょう。全員が5S活動の目的を共通認識として持っていれば、5S活動の本質を見失うことなく取り組めるはずです。

職場の整理整頓のためには、職場にある必要なものと不要なものの見きわめや、業務の流れに沿ったものの配置などが必要になります。
正しく判断するために、まずは現状の業務プロセスやフローの可視化を行いましょう。細かい業務の流れを把握することで、職場環境の理想的なあり方が見えてくるものです。

ステップ2で可視化された業務プロセスと照らし合わせながら、5S要素それぞれについて、現状どのように行っているのかと改善点などを検討します。5Sの要素は整理→整頓→清掃→清潔→しつけの順序で検討すると自然な流れに沿って確認できるはずです。
現状の見直しを行ったうえで、強化すべき点や改善すべき点などを盛り込んだ新たなルールを作成しましょう。新たに作ったルールについては、取り入れてみたうえでさらなる問題点や課題などを定期的に検討することをおすすめします。