OJTとは?メリットやデメリット、やり方について解説

「OJT(On-The-Job-Training)」は、新入社員や未経験者に対し、実務を通じて仕事のやり方や知識を身に着けてもらう教育手法です。現場を離れて座学中心に教育をおこなう「OFF-JT」と異なり、現場で実際に働きながら研修を実施するため、実務に必要な“生きた知識”が身につきます。

また、人事や教育担当になる社員・上司にとっては、外部講師を呼ぶためのコスト削減が可能なほか、教育担当者の成長にもつながります。

 

ただ、OJTはやみくもに実施すればよいというものではありません。教育計画や教育担当者のリソースが不十分だと、思ったような教育効果が得られないからです。

教わる側・教える側の双方がメリットを得るためには、OJTのメリット・デメリットを理解するとともに、教育の手順をしっかりと把握しておくことが重要なポイントになります。

ここではOJTとはどのようなものなのかをご説明するとともに、OJTを通じて得られるメリット・デメリット、OJTの手順について解説します。

OJTとはどのようなもの?

 

OJT(On-The-Job-Training)は“実務の中で業務に必要な知識・技術を教える”という教育訓練です。働きながら業務に必要な知識や技術、実際の仕事の進め方などを学べるため、終了後は企業の即戦力として働いてもらえるのが大きなメリットです。現代の多くの企業では、OJTをベースとした教育をおこなっています。

OJTは第一次世界大戦中のアメリカで生まれた4段階職業指導法がベースとなっており、「やってみせる」「説明する」「やらせてみる」「確認・追加指導」の4段階を経て育成を進めていきます。日本では高度経済成長期にOJTの考え方が取り入れられ始めたのち、時代の変化に合わせて進化しながら、企業で活用され続けているのです。

ちなみに、OJTとよく比較される「OFF-JT」は、現場を離れて座学形式で学ぶ教育手法です。OJTは業務の実地的なスキルを身に着けやすいのに対し、OFF-JTは基礎知識やマインド、体系立てたスキルなどを習得するのに役立つ教育方法です。

これら2つをうまく組み合わせることで、業務内容を深掘りし、さらに業務と業務のつながりを理解しやすくなります。企業は両方の方法をうまく活用しながら、教育計画を考えるとよいでしょう。

 

OJTをおこなうメリットについて

OJTを導入すると、教わる側は実体験を通じて業務に必要なスキルを習得することができます。経験を通じて得たスキルは定着しやすく、OJT終了後はそのまま業務に活かせるのが最大の利点です。

それだけではなく、OJTでは他にもさまざまなメリットが得られます。さっそくOJTの具体的なメリットについて、順に見ていきましょう。

個人に合わせた内容・スピードで教育ができる

OJTでは先輩社員や上司が1対1で付き添って教育をおこなうケースが多くみられます。そのため、教わる側の習得度、理解度に合わせて研修の進め方を変えられるのが大きなメリットです。自分のペースに合わせて教えてもらえるため、“よく理解しないまま教育が進んでいく”ということがなくなります。

 

また、1人ひとりのペースに合わせて教えるという方法は、教える側にとってもメリットがあります。画一的な研修では、教わる側の習熟度・理解度を細かく把握するのが思いのほか難しいものです。OJTの場合はつきっきりで教育をおこなえるため、教わる側がどこまで理解しているのか、何でつまずいているのかを把握しやすくなります。

教える側のスキルアップ・コストダウンが叶う

OJTを実施すると、教える側の社員・上司にもメリットがあります。そもそも、右も左もわからない新人に業務を教えるというのはとても労力を要することです。「どのように説明すると相手が理解しやすいのか」「教える際に必要なマニュアルや指針は何か」といったことを考えながら研修をおこなうことで、業務に対する理解度や、指導力が培われていきます。

また、業務を通じて人材育成をおこなうため、外部講師や研修開催に必要なコストを抑えられる効果もあります。業務外の時間で研修をおこなう必要もないため、手当や残業代などの追加コストも抑えられるでしょう。

職場の人間関係が構築でき、定着しやすくなる

OJTのもうひとつの良い点は、「今後働く現場の中で教育ができ、人間関係の構築にも効果がある」という点です。

OJTでは教える側と教わる側が必然的にコミュニケーションをとることになります。教育を通じて信頼関係や協調性が生まれ、研修が終わったあともスムーズに業務を遂行できる人間関係が築き上げられていくのです。

 

この人間関係は、研修が終わってからも重要なものです。研修が終わり業務についてひととおり理解していると思っても、経験が浅い新人にはフォローが必要になる場面も多いでしょう。OJTで新入社員との信頼関係がしっかり構築できていれば、お互いが質問・相談・指導をしやすくなり、より具体的な指導がしやすくなります。

また、社員同士のコミュニケーションを通じて職場への不安が解消されれば、新人が定着しやすくなる効果もあります。

OJTのデメリットは?

OJTにはさまざまなメリットがある一方、企業の教育体制や計画不足などによってはデメリットが大きくなることも少なくありません。ここではOJTで注意したいデメリットをご紹介します。

人手不足などにより、実務と教育との兼ね合いが難しい場合がある

OJTでは、先輩社員や上司などが横について業務を教える必要があります。専任の教育係を設けるということは、いつもの業務に割いているリソース(人員)を教育へ回さねばならないということでもあるのです。そのため、実務が滞ってしまったり、教育担当者の精神や時間に負担が生じてしまったりするケースが多くみられます。

 

また、指導体制が十分に整わないままOJTを開始してしまうと、「何から教えればいいか分からない」ということにもなりかねません。その結果OJTがうまく運用されない、もしくは教わる側が放置されて十分な研修が受けられない……といった可能性があります。

教える側のスキル不足で、教育が不十分になるケースも

外部講師を招いて研修をおこなうOFF-JTと異なり、OJTは先輩社員や上司が教育を担当するため、教育の進度や内容に差が出てしまうことがあります。仮に教える側に指導スキルがないと、OJTが終わったあとに必要なスキルを身につけられていない……といったことにもなりかねないでしょう。

 

OJTで十分なスキルを身に着けてもらうには、教える側の指導スキル育成が必要になります。教育担当者向けの研修や指導マニュアルの作成など、“教育担当者が指導をしやすい環境づくり”が重要ということを心得ておきましょう。

OJTの具体的な手順と注意すべきポイント

OJTを実施する際には、どのような手順で進めていけばよいのでしょうか。以下ではOJTの準備におけるポイントと、「4段階職業指導法」をベースにした具体的な手順をご紹介します。実施時に知っておきたい注意点とあわせて把握しておきましょう。

研修の目的決定、現場状況の把握

OJTを実施する際には研修の目的を設定しましょう。

“育成後にどのような人材に育っていてほしいか”を確認することで、どのようなスキルを習得させればよいかが明らかになります。

 

OJTの目的が決まったら、現場の状況を確認します。OJTには現場社員の協力・指導が必要不可欠です。いざOJTを実施するとなっても、現場の教育担当者が多くの実務を抱えていたり、OJTで教育する側が教育について理解を示していなかったりすると、十分な教育が施せなくなる可能性が高くなります。

OJT自体は現場主導でおこなうものですが、まずは人事がサポートをして“教育者がOJTを問題なく実施できる環境”を整えることが大切です。

育成内容の決定、教育担当者の決定、計画立案

OJTの環境づくりが整ったあとは、教わる側の知識や経験などに応じた育成内容を決めます。そしてその育成内容に合う教育担当者を選出し、OJT計画を立てます。

このときの人材は、「コミュニケーションを円滑にするため、新人と年の近い社員に」「ハイレベルな研修内容は経験豊富なベテラン社員に」というふうに、目的にマッチする人を選出しましょう。

 

そして選ばれた教育担当者や現場の責任者とともにOJT計画を立て、具体的なスケジュール、研修内容などを共有します。ここでしっかりとすり合わせをしておくことで、育成計画にズレが生じにくくなるのです。

手順①:Show(やってみせる)

OJTの第一歩は、実際の業務を「やってみせる」ことです。口頭で説明するよりも、実際の業務を見てもらう方が伝わりやすくなります。

まずは教育担当者がお手本となりやってみせることで、業務の内容や全体像をつかんでもらいましょう。このとき、業務の目的やゴールについてもしっかりと伝えておくのがポイントです。

手順②:Tell(説明する)

やってみせたあとは、業務の内容を細かく解説していきます。ここでは作業の内容や手順などを覚えてもらうのが教育担当の目的です。このとき、業務の目的や目標などをあわせて伝えるとより効果的です。

 

説明をする際は、教わる側が内容を理解しているかを確認しながら進めていきます。分からない点があれば質問してもらえるよう、質問しやすい雰囲気づくりに努めましょう。

 

また、指導側が相手の理解度をはかる際には、「Yes/No」では応えられない質問(オープン・クエスチョン)をぶつけるのも良い方法です。自分の言葉で回答するため、理解度が把握しやすくなります。

手順③:Do(やらせてみる)

説明で業務内容を理解したと判断したら、実際に業務をやってもらいます。新人のうちはすべてに不慣れでおぼつかないことも多いため、教育担当は付きっきりで指導をおこないましょう。

 

もしミスや間違いがあった場合は否定をするのではなく、ていねいにアドバイスをして指導するのがポイントです。強く叱責したり、他の新人と比べたりする叱り方は、教わる側のモチベーションを著しく下げてしまいます。

一方、よくできている部分はきちんと褒めて評価をし、モチベーションを上げるように努めましょう。

手順④:Check(評価・指導をする)

実践してもらった結果をもとに、反省点や改善点、できていたことをフィードバックします。フィードバックはできるだけ具体的に伝えましょう。「Tell」で教えきれなかったことがあれば、ここでしっかりと説明します。実務を経験したあとなので、実感とともに理解が深まりやすくなります。

また、教わる側のモチベーションアップのためには、できていた点をしっかり褒めることが大切です。教わる側は褒められることで「自分をよく見てくれている」と感じるため、職場への帰属意識が高まります。教育担当者と新人の信頼関係を築くためにも重要なポイントですので、欠かさないようにしましょう。

 

教える業務内容が変わるごとに、この①~④のサイクルを繰り返し、段階的に教育を実施します。

一度で習得が難しい業務については、期間を設けて①~④の手順で繰り返しOJTをおこないましょう。

OJT実施時の注意点

実務をたくさん抱えている教育担当者の中には、実践の段階で新人ひとりに業務を任せ、自分の業務を済ませようとする方もいるかもしれません。しかし、新人を放置するのは厳禁です。教育を受けられないことで新人のモチベーションが下がってしまううえ、職場への信頼も失ってしまいます。

 

教育担当者1人だけではうまく回らないようであれば、上司とOJTの進捗や詳細を共有したり、自分の業務を他の社員に分担してもらったりするなどの配慮が必要になります。うまくいかないと感じた場合は、その都度対策を考えていき、指導体制をしっかりと整えることが肝心です。

 

また、初めから難易度の高い業務を教えようとしても、なかなか身につくことはありません。最初のうちは簡単な業務から始め、少しずつ難易度の高い業務にチャレンジしてもらうようにしましょう。

OJTに向いている業務・そうでない業務

実務を通じて業務に必要なスキルを身に着けられるのがOJTの良さですが、業務内容によってはOJTがしにくい、またはあまり効果的でないという場合があります。

例えばルーティンが確立されていて、イレギュラーが発生しにくい業務はOJTに向いています。やるべきことが決まっているので教える側のスキル差が生じにくいので、安定した進度で研修を進められるでしょう。その際は誰でも教えられるようにマニュアルを整備しておくと、教育担当の負担を減らすことができます。

 

一方、プロジェクトごとに進め方が異なる業務や、イレギュラーが多い業務はOJTに不向きです。それぞれの業務で対応方法が変わるので、教える側も教わる側も負担が増大します。また、OJTだけでのスキル習得が難しいというデメリットもあります。

OJTに向いていない業務に関しては、いきなりOJTをおこなうのではなく、OFF-JTで基本的な考え方やスキルなどを習得してもらうことがポイントです。基礎的な力を養ったうえでOJTに臨み、定期で振り返りをしながら体系的にスキルを身に着けていくことで、効果的に育成をおこなうことができます。

OJTを使って上手に進めるコツ5選

OJTを実施している企業の中には「OJTを導入したのに、なかなかうまくいかない」という悩みを抱えているところもあります。OJTをうまく進めるには、どのようなポイントを押さえておけばよいのでしょうか。

新入社員には“基礎”を先に教える

新入社員にいきなりOJTを実施すると、実務に必要なビジネスマナーや考え方(ロジカルシンキング)などが不足している状態からのスタートとなり、スムーズに進まないおそれがあります。そのため、まずはOFF-JTでビジネスに必要なマナーや基礎知識を習得させることが大切です。

 

また、業務に必要な専門知識がある場合も、OFF-JTで体系的に学ぶ方が効率的です。基礎を先に教えてからOJTに移行することで、教える側も教わる側もスムーズに進められます。

教える業務内容を分解して進めていく

教育担当者は業務について理解しているがゆえに、「知っていることをすべて教えてあげたい」という思いに駆られることがあります。そこで一気に説明を済ませたとしても、教わる側は多くの情報を一度で理解することが難しいでしょう。

業務について教える際は複数のステップに分けてOJTを実施するのがポイントです。レクチャー、フィードバック、質問と指摘をして理解が深まるところまで進んだら、はじめて次のステップに移るのです。

一気に教えるより時間はかかりますが、「学習効果」という面で見れば習得スピードが速くなります。結果的に効率よく教育ができるので、OJT終了後に即戦力として活躍してもらいやすくなるでしょう。

手本を示す際に“見るべきポイント”を伝える

業務についてレクチャーする際、「よく見ていてね」と伝えるだけの方がいます。しかしこの言い方では、新人はレクチャー中に何を見ればいいのか分からず、ただ“眺めているだけ”になってしまうことが多いのです。

レクチャーをおこなう際は「見どころ」をしっかりと伝えましょう。

 

例えば会議の司会進行をレクチャーする場合は、「はじめの声量」「第一声のときの表情」「視線の動かし方」というふうに、具体的にチェックをしてほしいところを伝えてからレクチャーに入ります。その後、見どころとして伝えていたポイントを押さえながら実践させるのです。

 

見どころを先に伝えることで漠然とOJTに参加するのを防ぐことができ、新人も重要なポイントを理解しやすくなります。この積み重ねを続けると、効率よくスキルを身に着けられます。

OJTに客観的な“評価基準”を作る

OJTでよく聞く失敗談として、「教育担当者によって評価が全然違う」というものがあります。同じことをやっても人によって褒められる・叱られるというブレがあるのは、教わる側にとっては大きな負担となるため、避けるべきです。

こうした評価のブレを防ぐには、人事がOJTの“客観的な評価基準”を設定しておきましょう。OJTを実施する部署と評価基準を共有することで、「人によって評価が変わる」という事態が起こらなくなります。

教育者に必要なスキル習得を人事がサポートする

OJTを上手く進めるには、人事が教育担当者をサポートし、指導に必要なスキルを身に着けさせることも重要です。指導役に対して育成研修をおこない、ティーチングやコーチング、伝え方や質問の技術などを習得させることで、より効率よくOJTが進められるようになるでしょう。

また、教育には指導マニュアルの整備も不可欠です。人事は現場部署と連携し、誰が教育担当になっても指導ができるような環境を整えておきましょう。

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OJTを成功させるには「目標・計画・継続」がカギとなる!

OJTを実施する際は、OJTの「目的・目標」を明確にするとともに、OJTの業務スケジュールを具体的に設定することが大切です。ただし、新人社員のOJTの理解度・進み具合には個人差があります。計画通りに進まない場合は、何が原因なのかを突き止めたうえで対策をおこないましょう。

 

また、業務内容によっては一度で習得できないものもあるかもしれません。時間や回数をこなさないと習得が難しい業務に関しては、継続的に経験させ、確実にスキルを習得できるようサポートしてあげましょう。

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