スムーズな学会の開催には2年という準備期間があったほうが良いとされています。来賓のスケジュールを押さえたり、参加者が発表の準備をしたりなど、一般的な会議とは異なる要件があるためです。
時間はかかっても、入念な準備が成功への近道。当日までのタイムスケジュールを、半年ごとにポイントを押さえながら見ていきましょう。

開催2年前からはじめよう

学会にはテーマ以外にも、規模、参加人数、開催日数、時期など、早めに決めておいた方が良い事項があります。それらが決まればすぐにでも取り掛かりたいのが、会場探しです。
いくつかの候補を挙げ、内部の設備や規模、ホテル・交通機関など周辺の確認をします。開催したい学会の規模に合う会場をピックアップしたら、見積もり依頼をしてください。会場を比較して、さまざまな面から、より条件に適したところを最終的に会場として選びます。

1年半前

会場と日時を確定させます。この2つが決まれば、予定が立てやすくなり、さまざまな要件の確認ができます。

・ホテルの仮予約

参加募集をする前ではありますが、学会の規模から予測を立てて、周辺ホテルの部屋の仮予約を行います。ホテルは、リーズナブルなビジネスタイプからラグジュアリーなスイートルームがあるところまで、条件の異なった部屋を確保しておきましょう。来場者の都合に合わせて好みのホテル、希望のランクを選べるようにしておくとスマートです。

・来賓へのコンタクト

学会に欠かすことのできない来賓。基調講演、パネルディスカッションなど、テーマ探求に関わりのある研究や調査を行っている人に参加してもらうのが学会開催の前提条件です。会場と日程が決まれば、早くから明確な依頼状を出すことができ、来賓のスケジュールもおさえやすくなります。

・学会タイトルの決定

学会のタイトル・サブタイトルを決定します。たいていの場合、学会を開催する段階で、テーマが決まっていることが多いでしょう。そこで、テーマにそった告知用のキャッチフレーズを決めることをおすすめします。
正式に決まれば、広く一般へ告知するにあたり、統一感が出せます。ぶれることなく周囲に告知することは、認知率のアップにつながり、結果的に参加率も高まります。

1年前

いよいよ開催1年前です。告知と参加者の募集に取り掛かりましょう。

・招待状の発送と告知

参加してほしい人に事前に情報が届かず、本人が広告を見て初めて学会の開催を知ってしまう……、そんな不手際は避けたいものです。招待状を送るべき人のリストを作り、モレがないか、なるべく多くの人に確認してもらいましょう。
その後、業界紙・誌、会報、ウェブサイトなどへの告知に入ります。月刊誌は発行より2カ月ほど前から制作が始まるところがほとんどですから、早めにコンタクトを取りましょう。日刊紙やウェブは、比較的短時間での掲載が可能です。

・事務局の開設

招待状を発送し、告知が始まったら参加受付もスタートさせます。この時点で、本格的な事務局を開設しましょう。事務局では今後、学会の開催にまつわるさまざまな対応を行います。プレスや参加者からの問い合わせを受け付ける、的確な案内をするなど、学会の窓口として機能させることがスムーズな運営に重要です。

半年前から当日

学会の準備も最終段階です。ここまで来たら、参加人数もほぼ見えてきます。

・参加人数による最終調整

仮予約しておいたホテルの部屋数を見直し、多すぎればキャンセルし、足りないようなら追加で確保しておきましょう。会場内の設備使用に関する最終的な確認も、この時期に行います。
また、受付や警備など、当日に必要な人員についても細かく決定していきます。参加人数に応じた調整と準備をしてください。あとは、学会当日まで、気を引き締めて準備を行いましょう。

早すぎることはない学会の準備

学会の運営は一般的な会議とは違い、さまざまな準備が必要です。早めの準備が、最終的には当日のスムーズな運営につながります。初めての開催なら2年前から準備に入りましょう。大事な来賓や参加者が気持ちよく学会に臨めるのは、準備次第です!

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