たとえ国際会議自体が一定の実りあるものになったとしても、成果に対して出費が大きすぎたのでは成功とは言いがたいです。会議の開催にあたっては、会場費用や施設費用、備品費用、印刷費用、来客の旅行費用や宿泊費用など、さまざまな支出が必要になります。
各支出項目すべてに対して十分に費用をかけられれば理想ですが、現実的には難しいでしょう。不要な部分にまでお金をかけて全体の支出が膨大になりすぎないよう注意が必要です。どの項目にどの程度の予算が必要か、必要な支出と不要な支出を見極め、無駄を省く視点での予算計画を行いましょう。

国際会議を開催する地域の選定は、誘致の働きかけを始める最初の段階で行っておきたいところです。その際、政府観光局や各地域のコンベンション＆ビジターズビューローなどに連絡を取り、地域の会議場にどのような施設があるのかと、利用可能なホテルの客室数などを確認しておきましょう。
これらの情報は、誘致活動や広報PR活動をスムーズに行うために重要になります。また、早い段階で地域との連携を行うことで、地域からの会議開催支援も受けやすくなるはずです。

国際会議の成功には、適切な広報PR活動も必要不可欠です。参加者に向けた広報活動はもちろんのこと、開催地の行政やスポンサー企業、市民に向けた広報活動もしっかりと行うことで会議成功の後押しとなります。
会議開催を周知すべきなのはどのような人たちなのか、広報PRの対象となる層を明確にし、それぞれの層にアピールできる内容や媒体、手法を用いて広報PR活動を行うことが重要です。

海外からの参加者が多く見込まれる国際会議では、クレジットカード決済や国際的な送金システムを利用できるようにするなど、外国人参加者に配慮した決済手段に対応することが必要になります。
また、提供する飲食物やお土産などについては、さまざまな国の人が参加することに配慮し、宗教的・文化的な違いに十分注意して選定してください。

収容人数や設備などが会議の規模に見合った会議場であるとしても、あまりにアクセスしづらい会議場であっては、参加者に不便を強いることになり満足度の低下につながります。最寄駅や宿泊場所となるホテルからの距離や移動手段など会場へのアクセスの良さは、参加者の利便性を考えて重視すべきです。
また、すぐにわかる場所にあるかどうかや外観の印象なども考慮しましょう。道順がわかりづらい場合は、誘導の人員配置などを行うのも有効です。

国際会議を充実した内容とするためには、必要な機材やネットワーク環境が揃っていることも大切です。機材の準備不足や不備などによる会議進行の停滞などが起これば、参加者の会議自体に対する満足度や評価が低下します。設備の充実度も会議場選びの重要ポイントであると言えるでしょう。

国際会議の意義と、国際会議を成功させるためのポイントについてご説明しました。国がMICE誘致を促進する中、これから国内での国際会議の開催は多くなっていくはずです。今後、国際会議を開催する予定がある方や検討なさっている方は、ここでご紹介した成功の秘訣をぜひ参考になさってください。