【国際化がますます重要に】観光庁がMICE誘致促進!国際会議を成功させる秘訣とは

訪日外国人客の増加に合わせて、国が誘致に力を入れているのが「MICE(マイス)」と呼ばれる国際会議や展示会などの分野です。こうした誘致促進の動きの中、大規模な国際会議はもちろんのこと、企業が開催する中小規模の国際会議や国際的な展示会および商談会イベントの開催も今後は増加していくことが見込まれます。これらを成功させるには、どのようなことが必要なのでしょうか? 国際会議の意義と、成功の秘訣について考えていきましょう。

MICEの誘致・開催を国が促進している

観光庁が要求した2020年度の予算概算要求では、「MICE誘致の促進」に前年度予算比99%増の3億1100万円を要求し、MICEの誘致により注力していく方針となっています。

MICEとは「Meeting」「Incentive Travel」「Convention」「Exhibition/Event」の頭文字をつなげた言葉で、多大な集客効果を見込めるビジネスイベントを総称するものです。

Meeting(ミーティング)

主に企業がグループ企業やパートナー企業などを集めて行う企業会議、大会、研修会などの会合のこと

 

Incentive Travel(インセンティブトラベル)

企業が従業員やその代理店などの表彰や研修などの目的で実施する旅行(報奨旅行・研修旅行)のこと

Convention(コンベンション)

学会や産業団体、政府などが開催する大規模な会議、いわゆる国際会議のこと

 

Exhibition/Event(エキシビション/イベント)

国際見本市、展示会、博覧会などのエキシビションや、スポーツ・文化イベントなどのこと

 

MICEの開催により海外から多くの人が日本を訪れることで、企業・産業活動や研究・学会活動の進展につながるばかりでなく、大きな経済波及効果が期待できます。観光庁が2017年度(平成29年度)に初めて算出した国際MICE全体による経済波及効果は、約1兆590億円に上りました。

MICE誘致促進で増える国際会議を成功させる秘訣とは

国や各都市・地域がMICE誘致に注力する中、日本での国際会議や国際的な見本市(展示会)、国際的な商談会イベント開催が今後ますます増えていくことが見込まれます。国際会議を成功に導くには、どのようなことを意識すればよいのでしょうか。ポイントを確認していきましょう。

予算計画は無駄を省く視点を持つ

たとえ国際会議自体が一定の実りあるものになったとしても、成果に対して出費が大きすぎたのでは成功とは言いがたいです。会議の開催にあたっては、会場費用や施設費用、備品費用、印刷費用、来客の旅行費用や宿泊費用など、さまざまな支出が必要になります。各支出項目すべてに対して十分に費用をかけられれば理想ですが、現実的には難しいでしょう。不要な部分にまでお金をかけて全体の支出が膨大になりすぎないよう注意が必要です。どの項目にどの程度の予算が必要か、必要な支出と不要な支出を見極め、無駄を省く視点での予算計画を行いましょう。

開催地の選定は早期に行う

国際会議を開催する地域の選定は、誘致の働きかけを始める最初の段階で行っておきたいところです。その際、政府観光局や各地域のコンベンション&ビジターズビューローなどに連絡を取り、地域の会議場にどのような施設があるのかと、利用可能なホテルの客室数などを確認しておきましょう。これらの情報は、誘致活動や広報PR活動をスムーズに行うために重要になります。また、早い段階で地域との連携を行うことで、地域からの会議開催支援も受けやすくなるはずです。

対象に合わせて広報PR活動を行う

国際会議の成功には、適切な広報PR活動も必要不可欠です。参加者に向けた広報活動はもちろんのこと、開催地の行政やスポンサー企業、市民に向けた広報活動もしっかりと行うことで会議成功の後押しとなります。会議開催を周知すべきなのはどのような人たちなのか、広報PRの対象となる層を明確にし、それぞれの層にアピールできる内容や媒体、手法を用いて広報PR活動を行うことが重要です。

国際的な配慮の視点を大切にする

海外からの参加者が多く見込まれる国際会議では、クレジットカード決済や国際的な送金システムを利用できるようにするなど、外国人参加者に配慮した決済手段に対応することが必要になります。また、提供する飲食物やお土産などについては、さまざまな国の人が参加することに配慮し、宗教的・文化的な違いに十分注意して選定してください。

国際会議の成功には会議室選びも重要!

先述のとおり、開催地選定の際には、会議場やホテルなど必要となる施設が確保できるかどうかが重要となります。さらに、ただ必要な規模やグレードの会議場やホテルがあれば良いというわけではなく、それら施設の質も、参加者の満足度ひいては会議の成功に関わってきます。会議場選びの際は以下のような点に注目しましょう。

会議場へのアクセスの良さ

収容人数や設備などが会議の規模に見合った会議場であるとしても、あまりにアクセスしづらい会議場であっては、参加者に不便を強いることになり満足度の低下につながります。最寄駅や宿泊場所となるホテルからの距離や移動手段など会場へのアクセスの良さは、参加者の利便性を考えて重視すべきです。また、すぐにわかる場所にあるかどうかや外観の印象なども考慮しましょう。道順がわかりづらい場合は、誘導の人員配置などを行うのも有効です。

施設の有する設備の充実度

国際会議を充実した内容とするためには、必要な機材やネットワーク環境が揃っていることも大切です。機材の準備不足や不備などによる会議進行の停滞などが起これば、参加者の会議自体に対する満足度や評価が低下します。設備の充実度も会議場選びの重要ポイントであると言えるでしょう。

国際会議の意義と、国際会議を成功させるためのポイントについてご説明しました。国がMICE誘致を促進する中、これから国内での国際会議の開催は多くなっていくはずです。今後、国際会議を開催する予定がある方や検討なさっている方は、ここでご紹介した成功の秘訣をぜひ参考になさってください。

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